Libros Contables

1-. Que son libros auxiliares:

Los libros descritos anteriormente son libros principales y obligatorios pero tienen el inconveniente de que su información es sintética o resumida pues se afectan las cuentas mayores y se omiten las cuentas auxiliares y se requiere conocer en forma detallada el movimiento de estas cuentas. Para cumplir con esta necesidad de información a nivel analítico se utilizan los libros auxiliares. Estos libros registran detalladamente la información registrada en los libros Diario Multicolumnar y Mayor y Balance. Además de presentar la información en forma detallada, estos libros tienen una función de control de los libros principales, pues debe existir una perfecta correspondencia entre unos y otros, ya que los registros provienen de una misma fuente: el comprobante de contabilidad.

El registro en los auxiliares proviene de la columna parciales del comprobante de contabilidad.

ESQUEMA DEL LIBRO AUXILIAR:

Las partes que integran el libro auxiliar son:

r Fecha de la transacción: en esta columna se anota la fecha en que ocurre la transacción.

r Detalle: en esta columna se anota una descripción breve del hecho económico, la cual es la misma del comprobante de contabilidad.

r CD: en esta columna se anota el número de comprobante de contabilidad o comprobante de diario de donde se toman los datos.

r Imputaciones débito o crédito: en estas columnas se registran los valores débito o crédito según el caso tomados de la columna de parciales del comprobante de contabilidad o de diario.

r Saldo: esta columna muestra el resultado de sumar o restar del saldo anterior según sea el caso, el valor débito o crédito imputado en las columnas anteriores.

Importancia de los libros auxiliares

Es indiscutible la importancia que tienen los libros de contabilidad en la vida económica del país. En el terreno legal permiten ajustarse a las disposiciones o reglas establecidas. En lo económico, permiten analizar los resultados de la gestión, hacer proyecciones y adoptar decisiones sobre el comportamiento futuro de la empresa o negocio. En lo funcional, constituyen una fuente ordenada de datos que facilita una adecuada administración.

Los libros auxiliares son una obligación por parte de los entes económicos cuya actividad sea el comercio llevar registros auxiliares de inventarios de mercancías (12), con el fin de llevar el control de las que se destinen para la venta. Dicho libro debe contener la información por unidades o grupos homogéneos, reuniendo por lo menos los siguientes datos: identificación por clase y denominación de los artículos, fecha de la operación que se registre, número de comprobante que respalda la operación asentada, número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas; existencia en valores y unidad de medida, costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado y el registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con unidades registradas en las tarjetas de control.

Clasificación de los libros auxiliares

Estos libros auxiliares se dividen en dos tipos:

LIBROS DIARIOS AUXILIARES: Estos dependen del tipo y volumen de transacciones respectivas que se realicen en la empresa, en términos generales los libros diarios auxiliares más comúnmente utilizados son:

Diario auxiliar de ventas y compras a créditos.

Diarios auxiliares de ingresos y egresos.

Diario auxiliares de compra IVA (obligatorio)

Diario auxiliares de venta IVA ( obligatorio)

LIBROS MAYORES AUXILIARES: Los mayores auxiliares son los registros en donde se realiza el análisis o detalle de las cuentas colectivas. El análisis que se realiza de las cuentas colectivas es para conocer en formadetallada los movimientos que integran una cuenta de mayor

EL DIARIO AUXILIAR DE ENTRADAS EN CAJA

(Libro auxiliar de salida en efectivo)

Diario en el cual se asientan cronológicamente las entradas en efectivo. Algunas formas de libros están preparadas para hacer una sola entrada por díapara las ventas en efectivo y para otros tipos de entradas de las cuales se llevanotros controles por separado. Es el resumen de operaciones que el cajero envíadiariamente con el departamento de contabilidad para su registro en el diariogeneral.

Diario Auxiliar de Ingresos (Entradas de Caja o Banco)

Registra las transacciones que involucran el ingreso de efectivo a la empresa,especialmente el originado por cobranzas, ventas de contado, etc. Tiene comoobjetivo el registro diario de ingresos de efectivo, cheques, comprobantes detarjetas de crédito y/o débito, etc. El rayado de este libro depende, como es obvio,del volumen de este tipo de transacciones y de las cuentas que con másfrecuencia intervengan.

FECHA

EXPLICACIÓN

REF CAJA BANCOEFECTOSPORCOBRARCUENTASPORCOBRARVENTAS CUENTAS VARIASDEBE DEBEHABER HABERHABER DEBE HABER

EL DIARIO AUXILIAR DE SALIDAS EN CAJA

Diario en el cual se asiéntanlos desembolsos individuales o agrupados en lamedida en que ocurren. Existen de estos numerosas formas: unos tiene una solacolumna para valores, haciéndose los asientos a mano; otros tiene columnas dedistribución y se operan a maquina .En una sola empresa puede haber variosdiarios de caja por ejemplo: un diario de entradas de caja en cada lugar donde serecibe efectivo; uno para cajero pagador o para cada cajero recibidor, etc. Laconveniencia, la rapidez para hacer el registro ,la competencia y la protecciónmediante fianza de los empleados encargados de las entradas y salidas de caja; lanaturaleza de las revisiones cruzadas de protección, las maquinas de contabilidaddisponibles y los métodos de control interno incluyendo el alcance y la frecuenciade las auditorías internas, se encuentran entre factores que determinan el tamañoel rayado requerido, los detalles preceden al asiento y la disposición de losregistros de la caja .constituyen requisitos básicos en este caso la exactitud, lavigilancia adecuada y las referencias de auditoría interna y externa ,eficientes

Diario Auxiliar de Egresos (Salidas de Caja o Banco)

Registra diariamente los egresos de efectivo de la empresa, como consecuenciade las compras al contado, pago a proveedores, cancelación de gastos, depósitosefectuados a las cuentas bancarias de la empresa, etc.

FECHA

EXPLICACIÓN

REF CAJA BANCOEFECTOSPORPAGARCUENTASPORPAGARCOMPRAS CUENTAS VARIASHABER

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