Libros Contables

LIBROS CONTABLES

CONCEPTOS DE LIBROS DE CONTABLES

Desde el punto de vista tradicional es el documento, encuadernado, foliado y sellado, en donde, en forma clara y precisa se registra las operaciones que realiza la empresa en orden cronológico (de fechas).

Desde el punto de vista virtual, es el formato electrónico que permite registrar las transacciones de un agente económico en línea (online), para facilitar la evaluación de los agentes de supervisión y control contable, tributario y financiero.

También por libros de contables se entienden los documentos donde se registran las transacciones y situaciones con valor monetario sucedidas en los entes económicos y que serán el fundamento de los estados financieros, como quiera que sus saldos y las operaciones registradas sean la fuente para su elaboración.

El artículo 56 del Código de Comercio al referirse a los libros de contables indica que estos podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservase archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del gobierno.

Los libros de contables deben conformarse y diligenciarse en tal forma que se garantice la autenticidad e integridad de cada libro y de acuerdo con el uso a que se destinen deben llevar una numeración sucesiva y continúa. (Art. 125 D.2649/93).

FINALIDAD DE LOS LIBROS DE CONTABLES

Los libros de contables se utilizan para los siguientes fines:

Cumplir con las leyes: Cumplir con las disposiciones legales dispuestas por el Código de Comercio, el Código Tributario, las normas societarias y demás normas, porque ellas le dan legalidad, para que puedan ejercitar sus derechos, cumplir obligaciones tributarias, laborales y con terceros.

Reflejar su real situación: En los aspectos financieros y económicos de la empresa dando una seguridad a los acreedores y deudores de la empresa.

Registrar y controlar activos: Contabilizando las entradas y salidas de los valores de la empresa, lo que permite resguardar el patrimonio.

Registrar como base de datos: Dejar el antecedente escrito de las operaciones realizadas, manteniendo el orden cronológico de la realización de los hechos, constituyendo siempre como una fuente informativa.

CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABLES

Se clasifican desde dos puntos de vista: Desde el punto de vista legal; y, Desde el punto de vista técnico

CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABLES DESDE EL PUNTO DE VISTA LEGAL:

Es la clasificación establecida de acuerdo a ley y que puede ser de dos clases: Libros Obligatorios; y, Libros Voluntarios

LIBROS OBLIGATORIOS:

Son aquellos libros que deben ser llevados por las empresas de acuerdo a ley y que, según el código de comercio en su artículo 33•, son los siguientes:

• Libro de Inventarios y Balances

• Libro Diario

• Libro Mayor

• Libro Caja y bancos

• Libro de Registro de Ventas

• Registro de Compras

• Libro de Planilla electrónica.

• Libro registro de activos.

• Libro de Actas (para las sociedades)

• Libros de Registro de Acciones (para las sociedades)

LIBROS VOLUNTARIOS:

Como su nombre lo indica, son de uso potestativo facultativo, que pueden ser llevados por las empresas de acuerdo a la magnitud de sus operaciones y según las necesidades de la misma. El código de comercio en su artículo 34• determina que son Libros Voluntarios, entre otros, los siguientes:

• Libro de Registro de Mercaderías de Kárdex

• Libro de Registro de Clientes o Deudores

• Libro de Registro de Proveedores

• Libro de Registro de Letras por Cobrar

• Libros de Registro de Letras por Pagar

• Libro de Bancos

• Libros de Caja Chica

• Libro Mayor Auxiliar por divisionaria, etc.

CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD DESDE EL PUNTO DE VISTA TECNICO:

Pueden ser de dos clases: Libros Principales; y, Libros Auxiliares

LIBROS PRINCIPALES:

Son aquellos que tienen carácter de indispensables para llevar la contabilidad de un negocio y son:

• Libro de Inventarios y Balance

• Libro Diario.

• Libro Mayor

LIBROS AUXILIARES:

Son aquellos que sirven de complemento a los libros principales y que después de cumplir su cometido, se centralizan las operaciones anotadas en ellos, en el Libro Diario. Son Libros Auxiliares todos los mencionados en la clasificación legal, a excepción de los indicados como los libros Principales.

REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR LOS LIBROS DE CONTABLES

La Contabilidad, por ser una fuente valiosa de información, con validez legal, el registro de los libros contables, debe cumplir ciertos requisitos exigidos por Ley, como son:

Legalización de Libros.

• Debe hacerse ante Notario Público, antes de ser utilizado.

• La legalización consiste en registrar, la denominación social, el título del libro, número de folios, fecha, sello y firma del Notario.

• Llevan sello notarial en todas sus páginas.

Prohibiciones de acuerdo al Código de Comercio, Código Tributario y Código Penal

• Dejar reglones en blanco.

• Hacer enmendaduras, raspaduras etc.

• Mutilar alguna parte del libro.

• Alterar encuadernación.

• Registrar en moneda o idioma extranjero, con excepción de previa autorización.

LIBROS CONTABLES OBILGATORIOS

Los libros obligatorios debidamente registrados, y deben estar conformados y diligenciados en forma tal que garantice su autenticidad e integridad.

Las entidades vigiladas podrán llevar los libros de contabilidad que consideren necesarios para establecer los activos, pasivos, el patrimonio, los ingresos, los gastos y los costos, las cuentas contingentes y las cuentas de orden que se deriven de las actividades propias de cada entidad solidaria.

Esta Superintendencia considera que los siguientes son los libros oficiales obligatorios que deben estar debidamente custodiados y diligenciados por cada entidad según la normatividad vigente:

• Libro diario

• Libros mayores y balances

• Libro de inventarios y balances

• Libro de actas de asambleas

• Libros

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