Libros Contables

Libros contables

Artículo 33. Los comerciantes llevarán necesariamente:

1ro. Un libro de Inventarios y Balances.

2do. Un libro Diario.

3ro. Un libro Mayor.

4to. Un Copiador o Copiadores de cartas y telegramas.

5to. Los demás libros que ordenen las leyes especiales.

Las Sociedades y Compañías llevarán también un libro o libros de actas en las que constarán todos los acuerdos que se refieran a la marcha y operaciones sociales tomados por las juntas generales y los Consejos de Administración

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Libro Auxiliar: Es un libro complementario a los principales libros de contabilidad. Su función es registrar todas las operaciones que le son propias y centralizarlas en el Libro Diario mediante un solo asiento contable. Existen, entre otros, los siguientes Libros Auxiliares: Caja, Remuneraciones, Retenciones, Clientes, Compra y Ventas, etc.

Libro Auxiliar de Remuneraciones: Es un libro obligatorio para todo empleador con cinco o más trabajadores, en el que se deberá llevar un registro de las remuneraciones y ser timbrado por el SII. Las remuneraciones que se encuentren en este libro serán las únicas que podrán considerarse como gastos por remuneraciones en la contabilidad de la Empresa.

Libro de Compras y Ventas: Es un libro obligatorio para los contribuyentes afectos al Impuesto al Valor Agregado (IVA), en el que se deberá llevar un registro cronológico de las compras y ventas y ser timbrado por el SII.

Los Asientos por su fondo, son aquellos registros que se exponen en comprobantes de diario con la finalidad de reflejar el contenido de una transacción,

• Asiento de apertura: son registros que recogen al inicio de un ejercicio la situación económico-financiera de la empresa en dicho momento. Son el inverso de los asientos de cierre del ejercicio anterior.

• Asientos operativos del ejercicio: Recogen, en el orden cronológico reflejan las operaciones con trascendencia contable que tienen lugar en la empresa a lo largo de un ejercicio.

• Asientos de ajuste: son registros que permiten incorporar operaciones pendientes o desviaciones y distorsiones que, al final del ejercicio, hayan sido detectadas, para alcanzar la imagen fiel de la situación económico-financiera y patrimonial en esa fecha. Registran las calificadas como operaciones de cierre de ejercicio, ajustes del valor de las existencias, periodificaciones e imputaciones temporales, amortizaciones y pérdidas por deterioro del valor de los elementos patrimoniales y provisiones.

• Asientos de regularización. Son registros formales de carácter técnico que saldan y cierran las cuentas de gastos e ingresos, trasladando sus saldos a la cuenta Resultado del ejercicio.

• Asiento de cierre. Es un registro formal técnico, cuya única finalidad es cerrar todas las cuentas al finalizar cada ejercicio que mantengan saldo. Mediante esta técnica se cargan todas las cuentas que mantengan saldo acreedor, por el importe de su saldo y se abonan todas las que lo mantengan deudor. Este asiento es el inverso del asiento de apertura del siguiente ejercicio.

El diario:

Es un documento numerado, que le permite registrar en forma cronológica todas las transacciones realizadas por la empresa. El libro diario es elregistro contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones.

El primer registro de una operación se hace en el diario.

Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la cooperativa, en el orden que se vaya realizando durante el período (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). Éste libro consta de dos columnas: la del Debe y la del Haber. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado.

A esta operación se le llama asentar en el diario. El diario es un libro de registro original o de primera anotación.

El asiento de cada transacción indica qué cuentas deben cargarse y cuáles deben acreditarse posteriormente en el mayor.

En el libro diario se registran todos los hechos y operaciones contables (que vimos en el capítulo anterior). Este registro se realiza mediante los asientos contables, los cuales se ordenan por fecha de creación. Por ejemplo, supongamos que el cliente Juan nos paga 5.000 Bs. que nos debía, las cuales cobramos por caja. El asiento sería el siguiente:

Al conjunto de asientos que quedan registrados durante un período de tiempo se le llama Libro Diario. El libro diario simplemente nos informa delmovimiento en sí, o sea, qué cuentas han intervenido, la fecha, las cantidades y el concepto.

En orden cronológico, mediante asientos, se registrarán en el Diario todas las operaciones que se realicen.

Importancia y finalidad

Es un libro que debe ser llevado obligatoriamente por todo comerciante, según lo señala el Código de Comercio en el Art. 32, además de ser sellado y presentado en el Registro Mercantil antes de ser utilizado (Art. 33 C.C.); deberá ser un libro empastado, foliado y deberá quedar completamente sellado en todas sus páginas.

El Libro Diario es conocido como libro de Entrada Original, porque en él se registran por primera vez las operaciones de la empresa. En el quedarán registradas todas las transacciones que se dan lugar en una empresa y en orden cronológico; se registrará indicando el nombre de las cuentas que han de cargarse y abonarse, así como los importes de los débitos y créditos.

El libro Diario puede ser:

El Diario de Dos Columnas. (Este libro es el más utilizado) al momento de llevarlo al Registro Mercantil para registrarlo y sellarlo, en su primera página irá la Nota del Tribunal.

El Diario Multicolumnar.

El Libro Mayor

Libro Mayor es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y patrimonio de la cooperativa.

Es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las diferentes cuentas que moviliza la cooperativa de sus activos, pasivos y patrimonio. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado.

Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, con el propósito de conocer

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