Libros Contables

Libros de contabilidad

CONCEPTO:

Desde el punto de vista tradicional es el documento, encuadernado, foliado y sellado, en donde, en forma clara y precisa se registra las operaciones que realiza la empresa en orden cronológico (de fechas).

Desde el punto de vista virtual, es el formato electrónico que permite registrar las transacciones de un agente económico en línea (on line), para facilitar la evaluación de los agentes de supervisión y control contable, tributario y financiero.

CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD: Se clasifican desde dos puntos de vista: Desde el punto de vista legal; y, Desde el punto de vista técnico

• 1) CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD DESDE EL PUNTO DE VISTA LEGAL:

Es la clasificación establecida de acuerdo a ley y que puede ser de dos clases: Libros Obligatorios; y, Libros Voluntarios

LIBROS OBLIGATORIOS:

Son aquellos libros que deben ser llevados por las empresas de acuerdo a ley y que, según el código de comercio en su artículo 33•, son los siguientes:

• Libro de Inventarios y Balances

• Libro Diario

• Libro Mayor

• Libro Caja y bancos

• Libro de Registro de Ventas

• Registro de Compras

• Libro de Planilla electrónica.

• Libro registro de activos.

• Libro de Actas (para las sociedades)

• Libros de Registro de Acciones (para las sociedades)

LIBROS VOLUNTARIOS:

Como su nombre lo indica, son de uso potestativo facultativo, que pueden ser llevados por las empresas de acuerdo a la magnitud de sus operaciones y según las necesidades de la misma. El código de comercio en su artículo 34• determina que son Libros Voluntarios, entre otros, los siguientes:

• Libro de Registro de Mercaderías de Kárdex

• Libro de Registro de Clientes o Deudores

• Libro de Registro de Proveedores

• Libro de Registro de Letras por Cobrar

• Libros de Registro de Letras por Pagar

• Libro de Bancos

• Libros de Caja Chica

• Libro Mayor Auxiliar por divisionaria, etc.

• 2) CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD DESDE EL PUNTO DE VISTA TECNICO:

Pueden ser de dos clases: Libros Principales; y, Libros Auxiliares

• LIBROS PRINCIPALES:

Son aquellos que tienen carácter de indispensables para llevar la contabilidad de un negocio y son:

• Libro de Inventarios y Balance

• Libro Diario.

• Libro Mayor

• LIBROS AUXILIARES:

Son aquellos que sirven de complemento a los libros principales y que después de cumplir su cometido, se centralizan las operaciones anotadas en ellos, en el Libro Diario. Son Libros Auxiliares todos los mencionados en la clasificación legal, a excepción de los indicados como los libros Principales.

PLAZO PARA LEGALIZAR LOS LIBROS DE CONTABILIDAD:

• a) En la apertura del negocio: sesenta días

• b) Para el canje de libros:

• 15 días para el registro de ventas y el registro de compras

• 30 días para los demás libros.

Legalización

Los notarios o jueces, según corresponda, colocarán una constancia en la primera hoja de los mismos y procederán a sellar todas las hojas del libro o registro, las mismas que deberán estar debidamente foliadas por cada libro o registro, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o continuas.

Tanto los notarios como los jueces llevarán un registro cronológico de las legalizaciones que otorguen.

Contenido de la constancia

La constancia a ser colocada en la primera hoja de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios contaran con la siguiente información:

a. Número de legalización asignado por el notario o juez, según sea el caso;

b. Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social del deudor tributario, según sea el caso;

c. Número de RUC;

d. Denominación del libro o registro;

e. Fecha de la incautación del libro o registro anterior de la misma denominación y la autoridad que ordeno la diligencia de ser el caso;

f. Número de folios de que consta;

g. Fecha y lugar en que se otorga; y,

h. Sello y firma del notario o juez, según sea el caso.

En ningún caso el número de legalización, folios o de registros podrá contener adicionalmente caracteres distintos, tales como letras.

Oportunidad de la legalización

Los libros y registros deberán ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas.

Para la legalización del segundo y siguientes libros y registros, de una misma denominación, se deberá tener en cuenta:

a. Tratándose de libros o registros llevados en forma manual, se deberá acreditar que se ha concluido con el anterior. Dicha

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