Soportes Contables

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos. Donde se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa exijan.

Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de orígenes internos o externos, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológicos y consecutivos y de tal manera que sea posible su verificación.

Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros o de detalle.

OBJETIVOS

El presente trabajo tiene como objetivo darnos a conocer y manejar los diferentes soportes contables, al igual que:

• Identificar los principales soportes de contabilidad que se emplean en una empresa.

• Diligenciamiento de los soportes de contabilidad de acuerdo con las caracterizas de cada formato.

• registrar las transacciones según los soportes de contabilidad

• valorar la importancia de los soportes contables para legalizar los registros de contabilidad

GENERALIDADES

Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características.

SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS

1.1. RECIBO DE CAJA O COMPROBANTES DE INGRESO

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

1.2. RECIBO DE CONSIGNACION

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.

Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.

1.3. COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE AHORROS

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.

1.4 FACTURA DE VENTA

1.4.1. Concepto

La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.

Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.

1.4.2. Requisitos de la Factura:

La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:

• Estar denominada expresamente como factura de venta. (preimpreso).

• Numeración en orden consecutivo. (preimpreso).

• Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (preimpreso).

• Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios.

• Fecha de expedición.

• Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. • Valor total de la operación

• El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (preimpreso).

• Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

1.4.3. Documentos equivalentes a la factura: son documentos equivalentes a la factura:

• Los tiquetes de maquinas registradoras

• Las boletas de ingreso a espectáculos públicos

• Los tiquetes de transporte.

• Los recibos de pago de matriculas y pensiones expedidos por los establecimientos de educación reconocidos por el gobierno

• Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago

• Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores. Fondos de pensiones y de cesantías.

• Facturas electrónicas: entiéndase por factura electrónica el documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado EDIFACT de un computador a otro

1.4.3.1. Quienes no están obligados a facturar: no se encuentran obligados a expedir factura en sus operaciones:

• Las Cooperativas de ahorro y crédito, los fondos de empleados en relación con las operaciones financieras que realicen

• Los responsables inscritos en el régimen simplificado.

• Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo, en lo referente a estos productos.

• Quienes presten servicios de baños públicos en relación con esta actividad

• Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el valor de la operación no sobrepase la cuantía señalada para cada año por el gobierno nacional

• Las personas naturales vinculadas

...