Soportes Contables

SOPORTES CONTABLES

Son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos.

Deben registrar todas las operaciones comerciales que realiza el ente económico, con el fin de documentar para tener como soporte toda actividad que ejerza la empresa. Los soportes contables pueden ser internos o externos.

SOPORTES EXTERNOS

Son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.

Existen varias clases de soportes internos:

1) RECIBO DE CAJA: Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa, generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

2) RECIBO DE CONSIGNACIÓN: Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

3) COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE AHORROS: Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Estos pueden representar tanto depósitos como retiros, ya sea en efectivo o en cheque.

4) CHEQUE: Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".

5) COMPROBANTE DE PAGO O EGRESO: Es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario.

6) LETRA DE CAMBIO: Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito.

7) PAGARÉ: Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.

8) NOTA DÉBITO: Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

9) NOTA CRÉDITO: Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito.

10) RECIBO DE CAJA MENOR: El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.

11) FACTURA: Es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.

Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra.

REQUISITOS DE LA FACTURA

 Estar denominada expresamente como factura de venta.

 Numeración en orden consecutivo.

 Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor

 Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios.

 Fecha de expedición.

 Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

 Valor total de la operación

 El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura.

 Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA

 Los tiquetes de maquinas registradoras

 Las boletas de ingreso a espectáculos públicos

 Los tiquetes de transporte

 Los recibos de pago de matriculas y pensiones expedidos por los establecimientos de educación reconocidos por el gobierno.

 Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago.

 Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores.

 Fondos de pensiones y de cesantías

 Facturas electrónicas

¿QUIÉNES NO ESTAN OBLIGADOS A FACTURAR?

 Las Cooperativas de ahorro y crédito, los fondos de empleados en relación con las operaciones financieras que realicen

 Los responsables inscritos en el régimen simplificado

 Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo, en lo referente a estos productos

 Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el valor de la operación no sobrepase la cuantía señalada para cada año por el gobierno nacional

 Las personas naturales vinculadas por una relación laboral en relación con esta actividad

 Las empresas que prestan el servicio de transporte publico urbano o metropolitano de pasajeros

 Quienes presten servicios de baños públicos en relación con esta actividad

SOPORTES INTERNOS

Son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.

1) NOTA DE CONTABILIDAD: Se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.

2) COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD: Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.

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