TRABAJO PRACTICO SISTEMAS DE INFORMACION HOTEL “EL REMANSO”

TRABAJO PRACTICO SISTEMAS DE INFORMACION

HOTEL “EL REMANSO”

Se describen a continuación las características de la unidad organizacional El Remanso (en adelante el Hotel).

I – DESCRIPCION DEL FUNCIONAMIENTO DE LA ENTIDAD

A - Descripción de la entidad y de los servicios

Esta unidad es un Hotel cuya ocupación es alta durante todo el año dado que opera con pasajeros nacionales e internacionales, contando para ello con 32 habitaciones con la siguiente distribución: 12 habitaciones dobles, 8 habitaciones triples, 6 habitaciones cuádruples, 4 departamentos de dos habientes con capacidad para 5 pasajeros y 2 departamentos con capacidad para 7 pasajeros (tres ambientes). Los servicios que presta el mismo es de hospedaje con desayuno y pensión (completa o media según sea la necesidad) y el pasajero puede disfrutar de otros servicios como pileta climatizada, gimnasio, canchas de tenis, cancha de golf, bar y alquiler de indumentaria para la practica de los deportes.

Adicionalmente el pasajero puede contratar excursiones a distintos lugares que son efectuadas a través de un proveedor externo con el cual se mantiene un contrato de provisión de servicios.

Las habitaciones cuentan con las siguientes comodidades:

Todas las habitaciones cuentan con un frigobar de acuerdo a la capacidad de las mismas. Las habitaciones cuádruples y los departamentos de 2 ambientes y de tres ambientes cuentan con cocina completa.

Cada dos días se renuevan los elementos de cama y todos los días se asean las piezas y se cambian los elementos de baño en la medida que estos sean usados. La reposición del frigobar es diaria.

Los servicios que brinda el Hotel pueden ser contratados en un paquete que el propio pasajero puede formar (eligiendo los disponibles) o a través de la aceptación de paquetes armados que el mismo hotel ofrece a los pasajeros, ya sea en forma directa o a través de lo terceros.

El pasajero puede solicitar elementos adicionales a los provistos por el Hotel los cuales no forman parte de lo que se pacta dentro de la estadía.

La cantidad de personal total que trabaja en el Hotel es de 25 personas. Se adjunta una estructura del Hotel como Anexo I con la distribución por área y cargo.

B – Funcionamiento comercial con los terceros

Con las agencias de turismo

Dadas las características distintivas de sus servicios la administración del Hotel dispuso que todas las solicitudes de hospedaje de los pasajeros deben provenir de: a) solicitudes de alojamiento efectuados a través de convenios con agencias de turismo (cuatro en total) fijando para ello una capacidad del 50 % de la disponibilidad para dichas operaciones; b) el 50 % restante corresponde a contrataciones directas de los pasajeros.

Cada agencia de turismo cuenta con un cupo determinado de plazas que negocia cada año calendario (hasta completar el cupo definido del 50 %) y que el hotel administra en la medida que aquellas hacen su uso.

Por llevar acabo la tarea de promoción y de reservas, las agencias cobran una comisión del 15 % el cual será calculado en base a las reservas cobradas por la agencia y rendidas por mes calendario.

Para ello se suscriben contratos bianuales cuya administración se hace por parte del Hotel en forma manual así como el control de la ocupación por agencia y la cuenta corriente monetaria por la prestación de los servicios.

Las agencias tienen un tarifario único acordado con el Hotel de acuerdo a la prestación de los servicios (precio que es el que se le trasmite a los clientes que captan) que ellos mismos se encargan de cobrar y que luego rinden de acuerdo al plazo estipulado en el contrato. Los plazos de las reservas que se canalicen por intermedio de las agencias son de un mínimo de 7 días corridos.

Cada agencia tiene fijado un crédito y un plazo para la rendición de la cobranza. La fijación de estas variables son negocias por cada vez que se renuevan los contratos de reservas con las agencias de acuerdo al comportamiento comercial y económico de la agencia.

Las agencias manejan su cupo de forma independiente por lo cual deben de consultar periódicamente se existen disponibilidades dentro del Hotel lo que ha causado que en determinadas circunstancias a habido superposición de reservas dado que el Hotel ha incurrido en errores en el manejo de las disponibilidades.

Las agencias una vez que logran efectuar una reserva informan al Hotel los datos de la composición del pasajero y su grupo familiar (cuando corresponda) y los servicios que son contratados por aquel. La agencia entrega al pasajero un voucher con todos los servicios adquiridos junto con la factura, el que luego el pasajero deberá presentar en la recepción del Hotel.

En más de una oportunidad se ha detectado diferencias entre lo que se comunico al Hotel al momento de la reserva y el detalle del voucher que el pasajero entrega.

Con los terceros comerciales no agencias de turismo

En los casos que el pasajero quiera contratar una excursión, la misma será efectuada por intermedio de un tercero no agencia de turismo el cual cuenta con una oficina dentro del mismo Hotel.

Los cargos de estos servicios son cobrados por el Hotel en factura separada a los servicios del mismo y luego cancelados al prestador según el precio convenido del servicio en forma mensual de acuerdo a las operaciones que se hayan concretado para cada periodo.

Para concretar la transacción comercial el tercero no agencia de turismo entrega al Hotel una copia del voucher que se le da al pasajero y su grupo familiar para que aquel facture el costo de la misma dentro de la factura de estadía.

Posteriormente el tercero no agencia de turismo factura los servicios prestados al Hotel y éste lo cancelara de acuerdo al plazo de pago convenido en el contrato de servicios.

En revisiones de auditoria posteriores se ha comprobado que en determinados casos se han pagado en algunos casos facturas que tienen diferencias con los servicios prestados dado que las mismas no tienen detalle suficiente como para poder controlar la rendición y en otros casos no se encontró la documentación de respaldo ya sea porque se extravió o porque no pudo relacionarse los voucher emitidos por el tercero no agencia de turismo con los datos de la factura.

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