1.1 FUNCIONES, ACTIVIDADES, Y RESPONSABILIDADES DE UN ALMACÉN

1.1 FUNCIONES Y ACTIVIDADES DEL ALMACEN

Almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios factores tales como el tamaño y el plano de organización de la empresa, el grado de descentralización deseado, a variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la programación de la producción.

Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

• Recepción de Materiales

• Registro de entradas y salidas del Almacén

• Almacenamiento de materiales

• Mantenimiento de materiales y de almacén

• Despacho de materiales

• Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad

Función de los Almacenes:

• Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.

• Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.

• Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia prima.

• Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas)

• Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).

Función de las Existencias:

Garantizar el abastecimiento e inválida los efectos de:

• Retraso en el abastecimiento de materiales.

• abastecimiento parcial

• Compra o producción en totales económicos.

• Rapidez y eficacia en atención a las necesidades.

La principal función de un almacén que recibe y surte bienes es:

Transformar pocos embarques grandes y homogéneos en la entrada en muchos embarques pequeños y heterogéneos en la salida.

• Entrada: economías de escala en transporte

• Salida: órdenes diversas y respuesta rápida

Funciones

El Departamento de Almacenes e Inventarios se encarga de garantizar el abasto suficiente de los artículos y productos recurrentes, así como el adecuado manejo y custodia de las existencias de substancias químicas, materiales de laboratorio, refacciones, muebles y enceres, verificando la exactitud del registro de los bienes, y la integración de los datos que forman el catálogo de productos que manejan los diferentes almacenes, así como la información que conforma el detalle de sus inventarios.

1. Coadyuvar con la información necesaria para la conformación del Programa Anual de Adquisiciones.

2. Programar, dirigir y controlar las actividades de recepción, despacho, registro y control de los bienes destinados al uso y/o consumo de las áreas del Centro.

3. Verificar que los bienes que se reciben en los almacenes establecidos, cumplan con la cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad establecidas en los pedidos, requisiciones o contratos, otorgando en su caso, la conformidad correspondiente al proveedor.

4. Controlar los vales de abastecimientos e informar al Departamento de Contabilidad con la periodicidad que se establezca, sobre los bienes entregados a las áreas solicitantes.

5. Mantener el registro y control de máximos y mínimos de existencias de bienes, turnando al Departamento de Adquisiciones las requisiciones de compra para la reposición del nivel mínimo de inventario en el almacén.

6. Levantar anualmente el inventario físico de activo fijo y de existencias en los almacenes establecidos, conciliando con el Departamento de Contabilidad los resultados obtenidos y, aclarando en su caso, las diferencias encontradas.

7. Mantener actualizado el control de asignación y resguardo del activo fijo propiedad del Cinvestav, identificando en las hojas de resguardo correspondientes el número de inventario, ubicación, costo y condición física del bien, recabando la firma del responsable de su custodia.

8. Llevar a cabo las acciones que permitan la concentración de equipo obsoleto, en mal estado o en desuso, para promover su baja, de conformidad con la normatividad establecida en la materia, informando al Departamento de Contabilidad para que se efectúe el registro correspondiente.

9. Efectuar conciliaciones mensuales de movimientos con el Departamento de Contabilidad,

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