ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL.

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

APRENDIZ: JHON ALEXANDER LOAIZA ALZATE

Desarrollo actividad Unidad 1

Tutor ROBERT PINEDA FÚQUENE

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

ARMENIA

2016

Contenido

1. DESARROLLO ACTIVIDAD        

1. Selección de la empresa        

2. Aplicación de funciones        

3. Clasificación de archivos        

3.1 Según el uso        

3.2 Según el ciclo vital        

3.4 Según su naturaleza        

4 Diagrama de flujo        

Infografía        

1. DESARROLLO ACTIVIDAD

1. Selección de la empresa

La selección de la empresa que tiene bien definido la unidad u oficina de archivo, es mi propia unidad de trabajo, Colegio Nuestra Señora de Fátima Armenia, la cual, de acuerdo a las áreas del colegio, estructura orgánica y deber funcional, tiene una persona y una oficina responsable del archivo de la empresa.

2. Aplicación de funciones

Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primer contenido de estudio, en la oficina seleccionada se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente, de la siguiente manera:

• Se tiene designada una persona con formación en archivística o gestión documental, para que desempeñe el cargo “responsable de archivo del Colegio”.
• Se tiene dispuesta una oficina con estantería, con suficiente ventilación e iluminación, para la conservación del acervo documental.
• Se tiene un dispositivo (termómetro), para medir y controlar el grado de humedad del sitio.
•  Se tiene implementado un sistema de gestión de la calidad, el cual cumple con el requisito “Control de documentos”.
• Se tiene establecido el procedimiento “Gestión Documental”, el cual planea y ejecuta y controla la gestión documental de manera unificada y ordenada, de acuerdo a la ley 594 y a la SIO 9001:2008.
• Se tiene implementado una aplicación en línea que radica y escanea cada documento.
• Se tiene implementada unas tablas de retención documental para cada área.

3. Clasificación de archivos

Teniendo en cuenta elementos archivísticos mencionados en el segundo contenido de estudio, la clasificación de los archivos se hace de la siguiente manera:

3.1 Según el uso

De acuerdo a los requerimientos de la empresa, cada oficina o área del colegio, gestiona su propia documentación durante el año actual. Es decir, que de acuerdo al uso, los archivos son activos durante la vigencia de cada año.

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