ADMINISTRACION EN EL SISTEMA DE LA ORGANIZACION

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INTRODUCCIÓN

En la actualidad, al enfocarse en la estructura de una organización, resulta inevitable el percatarse de todos los sistemas y subsistemas que en ella funcionan de manera tan relacionadas una con otra, que es casi imposible asegurar la subsistencia de la organización si uno de estos sistemas es retirado,  por eso es tan importante el perfecto entendimiento y la implementación de cada uno de ellos. 

Y citando a (George braziller.) quien define a los sistemas como un todo organizado por dos o más partes, componentes o subsistemas y delineado por los limites identificables de su ambiente o supra sistema. 

La organización es un subsistema del sistema administrativo, la función de la organización es coordinar los esfuerzos de los individuos que componen la empresa de manera que se entienda y comprenda para cumplir eficaz y eficientemente con los objetivos.

Según Rodríguez J. “ La organización es una red de líneas de autoridad y responsabilidad, deberes funcionales y comunicacionales entre personas asignados a cada uno ellos los recursos e instrumentos para mantener su posición realizar su cometido.”

El sistema administrativo está relacionado fundamentalmente con la toma de decisiones para planear y controlar el esfuerzo de la organización. Los administradores realizan un trabajo mental en el marco de fuerzas internas y externas que afectan su comportamiento.

El manejo de sistemas de información es tan importante para los planes de la empresa, que en ocasiones, se contratan gerentes con la única responsabilidad de administrar estos sistemas.

Comprar la tecnología adecuada es la parte fácil, el reto es adecuar la tecnología a las necesidades de la organización. Alcanzar un alto grado de adecuación es una aspecto principal para la bienaventuranza de la compañía. Cualquier decisión para invertir en algo de la empresa significa más que un compromiso de tiempo, esfuerzo y recursos financieros. La decisión también define el futuro de la empresa dado que al concentrar los esfuerzos en una aplicación se limita la atención que pueda darse a otros proyectos.

El sistema de información tiene un orden normativo que le regula. El sistema de información tiene sistemas de comunicación y sistemas de coordinación de membrecías; en el primer caso son útiles para comunicar a miembros tanto internos como externos y en el segundo caso hace referencia a la pertenencia al sistema de información.

 El ambiente continuo en el que se encuentran los miembros del sistema de información, es la información y la meta que buscan alcanzar es la de recuperar la información pertinente y relevante en un momento determinado. Los resultados del sistema de información es que sus miembros provean información a la organización a la que pertenece y a la sociedad.

El sistema de información como organización, de alguna manera ha sido respondido cuando se presentaron las razones por las que es una organización. Entonces, en esta parte se abordaran cuestiones concretas para explicar por qué el sistema de información es una organización.

El sistema de información es una organización porque está altamente formalizado, tiene metas específicas y usa determinadas tecnologías. Dichas características se encuentran presentes en el sistema de información, de la siguiente manera: La formalización se visualiza en las estructuras físicas y sociales del sistema de información. Ahora bien, la mayoría de las veces, las estructuras, en especial la social, del sistema de información obedece a las tareas que se han llevado a cabo de manera tradicional.

Esto provoca dificultades para implementar innovaciones organizacionales y tecnológicas en el sistema de información. Aunque, ocurre que las innovaciones son implementadas pero las denominaciones no se transforman, entonces los nombres de los departamentos o secciones del organigrama continúan siendo los mismos, pero las tareas son diferentes.

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¿Qué es un sistema?

Para dar inicio al desarrollo de este trabajo, se debe tomar en cuenta que un sistema es un conjunto de elementos que tiene una relación entre sí. Los elementos que componen un sistema pueden ser de diversas formas. Tales como una serie de principios o reglas estructurados sobre una materia o una teoría.

En el enfoque de esta materia de análisis de sistemas de información, se puede definir que un sistema es el conjunto de elementos los cuales están orientados al tratamiento y administración de datos de información, organizados y listos para su uso, con la finalidad de satisfacer una necesidad o un objetivo de una empresa.  

Existen diversos elementos que componen un sistema de información, como lo son las personas, los datos, las actividades o técnicas de trabajo y los recursos materiales en general.

Todos los elementos anteriormente mencionados tienen la finalidad de interactuar para procesar los datos, teniendo como finalidad el brindar una información más elaborada y detallada. Dando pie a la distribución de la misma dentro de una organización y dependiendo de los objetivos y metas que ella tenga.

Se dice que los sistemas de información, según Peña (2006), tienen 5 elementos importantes, los cuales se mencionan a continuación:

• Financieros
• Administrativos
• Humanos
• Materiales
• Tecnológicos

Sin embargo otro autor, que contradice lo planteado por Peña, se refiere a que un sistema de información consiste en 3 elementos: humano, tecnología y organización.

En teoría de sistemas, un sistema de información es un sistema automatizado o manual que involucra personas, máquinas y/o métodos organizados de recolección, procesos, transmisión, clasificación y divulgación de datos.

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Los elementos del sistema de información son:

(1) Base de Datos: Es donde se almacena toda la información que se requiere para la toma de decisiones. La información se organiza en registros específicos e identificables.

(2) Transacciones: Corresponde a todos los elementos de interfaz que permiten al usuario: consultar, agregar, modificar o eliminar un registro específico de Información.

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