Un enfoque moderno: el enfoque de sistemas en Administración de las Organizaciones

UNIVERSIDAD DEL VALLE - MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN  

Curso: Teoría de la Administración y la Gestión

Profesora: Miriam Escobar Valencia

Protocolo No. 8

Por: Vivian Andrea Bolaños  Código: 201504456

Lectura. “Un enfoque moderno: el enfoque de sistemas en Administración de las Organizaciones”

Autor: Kast, F.E - Rosenzweig J.E

EL ENFOQUE INTEGRADOR Y LA COMPLEJIDAD DE SU ADMINISTRACION

Freemon E. Kast, en coautoría con James E. Rosenweig, desarrollaron un modelo sistémico formado por cinco subsistemas el cual presentan en su libro “Administración en las organizaciones. Enfoque de Sistemas y de Contingencias”. En esta obra los autores realizan un análisis de las organizaciones y de la administración en función de las mismas. De igual forma, facilitan el entendimiento de la teoría general de sistemas al mostrar su difusión, sus interrelaciones con la teoría organizacional y su utilidad.

Los autores hacen referencia a que las teorías tradicionales de la administración presentan enfoques divergentes sobre la labor de administrar. Es así como encontramos el enfoque clásico que hace énfasis en las tareas, la estructura y el proceso administrativo, y el enfoque en el comportamiento humano que da relevancia a las personas y sus motivaciones en razón de su desempeño. Esta multiplicidad de teorías encontraron su punto de integración a partir de la inserción del enfoque de sistemas adaptado de los estudios del biólogo alemán Ludwig Von Bertalanffy¹. Este desarrollo dio origen a un enfoque integrador donde convergen los conocimientos de las diferentes disciplinas que han contribuido a la formación de las teorías administrativas. Bertalanffy crítica la visión dividida que tiene el mundo en diferentes áreas; divisiones arbitrarias y con fronteras sólidamente definidas. En consecuencia creó la Teoría General de Sistemas como una teoría interdisciplinaria capaz de trascender los problemas exclusivos de cada ciencia y de proporcionar principios y modelos generales para todas las ciencias involucradas, de forma tal que los descubrimientos efectuados por cada ciencia pudieran ser utilizados por los demás. La TGS afirma que los sistemas se deben estudiar globalmente, incluyendo todas las interdependencias de sus partes.

Es importante mencionar también que el enfoque de sistemas ha sido aplicado a diferentes áreas como la física, química, biología, psicología y la sociología, entendiendo que todo cuanto existe hace parte de algún sistema.

Aportaciones de la Teoría General de Sistemas a la Administración

En lo que respecta a los sistemas Bertanlanffy distingue dos tipos, los abiertos y los cerrados, la diferencia radica en que los sistemas abiertos interactúan con su medio externo. Los autores presentan el enfoque tradicional de la administración, como un sistema cerrado que concebía a las organizaciones como estructuras formales, compuestas por recursos que el gerente debía administrar recurriendo a diferentes métodos para obtener la mayor eficiencia posible. En este enfoque no se consideran campos que estuvieran fuera de los límites físicos de la organización. Por su parte el enfoque de sistemas, reconoce a la organización como una unidad compuesta por cierto número de subsistemas, flexible y que depende del entorno. Como consecuencia, el horizonte del administrador se amplia para entrar en un campo que no está del todo bajo el control de la organización, y es precisamente el ambiente donde esta se desempeña y del cual recibe influencia. En la figura 1 se presenta este planteamiento.

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Se observa entonces como a partir de la introducción de la teoría general de sistemas se define a la organización como un sistema sociotécnico abierto, esto es, una unidad compuesta por subsistemas que toma insumos del medio representados en información, dinero, materiales y personas para procesarlos mediante sus actividades internas y devolverlos al medio transformados en bienes o servicios. Al revisar de manera independiente cada teoría que antecede la teoría de sistemas se encuentra que cada una de ellas tiene un enfoque particular que luego viene a integrar el enfoque de sistemas, identificándolas como subsistemas que hacen parte del sistema principal que es la organización. Entre los subsistemas internos más importantes se identifican los siguientes:

• Subsistema de metas y valores: corresponde al sub sistema conformado por las creencias, valores, ideales y metas de los miembros de la organización y que constituyen la cultura de la misma. La mayoría de estos valores se generan de la influencia del medio sociocultural.
• Subsistema técnico: está conformado por los conocimientos, métodos, herramientas, equipos y recursos que requiere la organización para desarrollar sus actividades. Este subsistema difiere entre una organización y otra en razón a la naturaleza de las mismas.
• Subsistema psicosocial: está compuesto por individuos y grupos en interacción, por lo que son las conductas de las personas, sus motivaciones, sus relaciones, el comportamiento de los grupos los que conforman este subsistema. Al igual que el anterior, este subsistema es diferente para cada organización debido a que el medio externo, las tareas, la tecnología y la estructura interna ejercen influencia sobre él.
• Subsistema estructural: comprende la división y organización interna de las tareas. Está representado en los organigramas, las descripciones de cargo, los procedimientos y reglamentos. Este subsistema establece las bases para las ejecuciones de los subsistemas técnico y psicosocial.
• Subsistema administrativo: a través de este subsistema se relaciona la información del medio externo para el establecimiento de objetivos, planes y estrategias de operación.

Otras propiedades que se reconocen de la organización a partir de su definición como un sistema abierto son: a) son sistemas artificiales – son sistemas inventados que no siguen patrones cíclicos de vida, b) tienen límites que los separan del medio – fronteras que definen lo que está dentro y lo que esta fuera del sistema o subsistema, c) tienen jerarquía - los subsistemas están organizados de manera jerárquica, personas en grupos, grupos en departamentos, departamentos en divisiones, divisiones en compañías, y las compañías forman parte de una industria y una economía, d) entropía negativa  - pueden autodestruirse,  e) alcanzan un estado estable o equilibrio dinámico – es el estado que alcanza el sistema cuando a pesar de los cambios en el entorno o en la organización, logra mantener sus resultados y avanza con menos esfuerzos y más eficiencia en condiciones de variabilidad, f) tienen mecanismos de retroalimentación – esta caracteriza es fundamental para que el sistema alcance un equilibrio dinámico pues constituye las herramientas de las cuales hace uso la organización para recibir información de su medio externo y ajustarse, g) tienen mecanismos de adaptación y mantenimiento – son mecanismos que le permiten a la organización responder a los cambios internos y externos, h) tiene crecimiento de adaptación y mantenimiento – tendencia de la organización a crecer, crear la diferenciación y niveles más altos de organización, i) equifinalidad – la organización puede usar un grupo variable de insumos para transformarlo de diferentes maneras y lograr una producción satisfactoria, en este sentido no hay soluciones optimas rígidas, sino que se debe disponer de una variedad de alternativas satisfactorias.

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