ANA MARIA

SECOP

1. ¿DEBO PUBLICAR LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL DE MI ENTIDAD PÚBLICA? La actividad contractual de las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública debe estar publicada en el SECOP, siendo esta publicación, un requisito de eficacia de la actividad contractual de la entidad estatal; sin embargo, no toda la contratación del Estado se encuentra regida por dicho Estatuto. En este sentido, existen algunos contratos y/o entidades públicas cuya actividad contractual se encuentra regida por otras disposiciones legales o reglamentarias y no por el Estatuto mencionado, para estos casos en el SECOP se encuentra habilitado un aplicativo para la publicidad de este tipo de actividad contractual regida por normas especiales, en donde se podrán publicar entre otros: convenios de asociación y participación; contratos de ciencia y tecnología; contratos celebrados con entidades sin ánimo de lucro de reconocida idoneidad de que trata el artículo 355 de la Constitución Política; así como la actividad contractual de Empresas de Servicios Públicos; Universidades Públicas; Empresas Sociales del Estado; Empresas Industriales y Comerciales del Estado no sometidas al Estatuto; el Banco de la República; entre otros.

2. ¿CÓMO ES LA PUBLICIDAD DE LOS CONTRATOS DESPUÉS DE LA ELIMINACIÓN DEL DIARIO ÚNICO DE CONTRATACIÓN? El deber de publicidad de los contratos estatales continúa, solo que ahora el encargado de realizarla es la entidad contratante por medios electrónicos en el SECOP sin costo alguno al contratista. Respecto de los contratos que ya habían sido publicados en el Diario Único de Contratación que sufren modificaciones, las mismas deben ser publicadas en el SECOP junto con el contrato original.

3. ¿SE PUEDEN UTILIZAR MEDIOS DIFERENTES AL SECOP, PARA LA PUBLICIDAD DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL DE LAS ENTIDADES ESTATALES? Las entidades públicas deben garantizar la publicidad de los documentos, procedimientos y actos asociados a sus procesos contractuales en el SECOP, salvo aquellos documentos que tengan carácter reservado según lo previsto en la Ley. Las publicaciones que se realicen haciendo uso de medios diferentes al SECOP, se pueden realizar siempre y cuando sean utilizadas como medidas complementarias y adicionales a la utilización del SECOP.

4. ¿DEBO PUBLICAR LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL QUE NO PUBLIQUÉ ANTERIORMENTE EN EL SECOP? Sí. El SECOP, además de ser el mecanismo previsto para la publicidad de la actividad contractual de la Administración Pública, debe contar con la información oficial de la contratación con recursos públicos. No se debe olvidar que la publicación de esta información en el SECOP, además de estar relacionada con la eficacia de la actividad de la entidad pública, es indispensable para tomar decisiones en materia de política pública. En este sentido, a pesar de haberse vencido el término previsto en la normativa para la publicación en el SECOP de la actividad contractual de la entidad, la misma debe estar allí, independientemente del estado en el que se encuentren los procesos contractuales (liquidados o en ejecución), sus vigencias fiscales, e incluso si corresponden a administraciones anteriores.

5. EN LOS CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS ¿QUIÉN ES EL ENCARGADO DE REALIZAR LA PUBLICIDAD DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL? Cuando una entidad pública identifique la necesidad de realizar un contrato interadministrativo, debe identificar y señalar también la entidad pública encargada de realizar la respectiva publicidad del mismo en el SECOP.

6. ¿CÓMO CIERRO EN EL SECOP EL EXPEDIENTE DE UN PROCESO QUE NO REQUIERE LIQUIDACIÓN? El cierre de los procesos en el SECOP puede realizarse de dos formas diferentes, dependiendo de la necesidad de liquidar, o no, el contrato de que se trate. Respecto de los contratos que no requieran liquidación, su último estado en el sistema será “Terminado sin liquidar”, indicando en el tipo de terminación la opción “Normal”. Para estos casos, al momento de realizar y publicar el respectivo “Acto de archivo”, en éste deberá indicarse además que el contrato no requiere ser liquidado.

7. ¿EN QUÉ HORARIO PUEDO PUBLICAR EN EL SECOP? El SECOP se encuentra habilitado las 24 horas del día, los 365 días al año, sin embargo cada entidad pública en atención a sus funciones y necesidades fija una jornada laboral, dentro de la cual se debe realizar la publicación de los documentos en el SECOP. En los casos en que la publicación deba realizarse en un día determinado, la misma debe hacerse dentro de la jornada laboral, de lo contrario la publicación se entiende realizada en la primera hora del día hábil siguiente. Sin embargo, para efectos de la expedición y publicación de adendas en licitación pública, el Decreto 734 de 2012 establece como días y horarios laborales el horario comprendido entre las 7:00 a.m. y las 7:00 p.m. de lunes a viernes no feriados.

8. ¿QUÉ DOCUMENTOS DEBEN REPOSAR EN MI ARCHIVO? ¿CUÁNDO DEBO PUBLICARLOS? En el SECOP se encuentra la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, en este sentido, la documentación que allí se publica debe ser la misma que se encuentra en el archivo físico de la entidad. Por último, se recuerda que la publicación de los documentos debe hacerse a más tardar dentro de los tres días hábiles siguientes al momento de su expedición, siendo este día, aquel en el cual el mismo cuente con el cumplimiento de todos los requisitos según el tipo de documento (como por ejemplo, estar debidamente firmados y fechados, entre otros).

9. ¿DEBO INDICAR LA FECHA DE INICIO DE EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS AL MOMENTO DE PUBLICARLOS? La fecha de inicio de ejecución de los contratos puede ser indeterminada

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