ANÁLISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMAS

Melany Valenzuela 100350654

GUIA DE ESTUDIO DE LA UNIDAD 5

ANÁLISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMAS

Parte I: Formas

 (Cap. 16 Kendall & Kendall, 10 de Catácora, 14 de Robert

Murdick)

1. ¿Qué son las formas o formularios? Son un documento, en el cual el usuario o tenedor introducirá una serie de datos, que tenga a bien almacenar y organizar acorde a una serie de categorías deseadas. Son los que dirigen el curso del trabajo de los usuarios.

2. ¿Cómo se clasifican las formas?

1. Según su presentación:

•  Simples: contienen una sola página.
•  Compuestas: contienen más de una copia. Estos son de forma continua, talonarios y por bloques.

1. Según su uso:

• Para originar una acción: ejemplo una factura.
• Para registrar una acción: ejemplo la entrada de diario.

• Para informar resultados: ejemplos el auxiliar de cuentas por cobrar y los estados financieros.

1.  Según su elaboración:

• Mecanizados.
• Semi-mecanizados
• Manuales

3. Usos de las formas.

• Sirven de medio para el registro de transacciones o eventos que ocurran en un determinado periodo.

• Facilitan el flujo, procesamiento y análisis de información en la organización.

4. Ventajas y desventajas del uso de las formas.

La ventaja del uso de las formas es que los registros realizados se mantienen históricos y

por lo tanto la posible pérdida de los datos se reduce.

 En caso de que los registros no sean realizados de maneja constante, estos podrían acumularse y luego generar atrasos que representarían para las organizaciones las necesidades de desembolsar más recursos para el procesamiento oportuno de estos.

5. Elementos que debemos de considerar para confeccionar una forma y su definición e importancia.

Extremo superior o cabeza:

Se utiliza para los datos iniciales del formulario, como identificación del organismo, título o denominación de la forma y otros. Representa la introducción respecto a la acción que se va a desarrollar en el cuerpo del formulario.

Cuerpo del formulario:

Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que generan la acción implícita los cuales se determinan, de acuerdo con la información que se desea obtener, mediante la utilización de la forma. Se analizan las decisiones acerca de los datos y la distribución siguiendo una secuencia lógica de colocación.

Extremo inferior o pie:

Contiene los datos de cierre o conclusión del formulario, firmas y sellos para aprobar o conformar la información registrada en el cuerpo del mismo, y también se asienta el código de registro.

6. Consideraciones o lineamientos de formato en el proceso de elaboración de la forma.

• Función de las formas.
• Forma y momento de uso de la forma.
• Uso de copias y su distribución.
• Usuarios que intervienen en el proceso.
• Requerimientos para suplir las necesidades de las formas.
• Se debe tener un diseño fácil para su llenado y con precisión.
• Velar porque el diseño de los formularios esté en consonancia con los objetivos.  funciones para los que fueron creados.
• Hacer las formas atractivas.

7. Consideraciones o lineamientos de formato en el proceso de elaboración de la pantalla.

1.  Uso de colores:

• Negro sobre amarillo.
• Verde sobre blanco.
• Azul sobre blanco.
• Blanco sobre azul.
• Amarillo sobre negro.

1. Uso de iconos y bordes
2. Incluir botones de aceptar, cancelar y ayuda.
3.  Listas desplegables.
4. Definir áreas de texto.
5. Mantener la pantalla simple.

8. Consideraciones de implementación y uso de las formas.

La persona que se asigna para llevar a cabo la implementación, mantenimiento y control de las formas pertenece al nivel de control medio dentro de la estructura organizacional y puede ser designado con varios nombres, dentro de los que se encuentran:

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