ARCHIVO VERTICAL

Definición de Archivo Vertical

El archivo vertical es un archivo que se mantiene para guardar recortes de periódico y otra información impresa. El archivo vertical se puede definir como una selección de material informativo sobre temas relevantes, de actualidad, difíciles de conseguir o de interés transitorio.

Concepto antiguo. El archivo era considerado simple depósito de papeles cubiertos de polvo, almacenados sin los cuidados necesarios para su conservación y divulgación.

Conceptos modernos. El archivo es una memoria viva de la empresa. Tienen participación constante en su vida. Es un centro activo de informaciones. Es un instrumento de control funcional. Auxilia al administrador en la toma de decisiones.

Finalidad del archivo

1_conservar ordenadamente los documentos

2_facilitar la localización de los documentos

3_proteger los documentos del deterioro y perdida

4_servir de fuentes de información o elementos probatorio eso es todo espero que te ayude

Pasos para Archivar

Se tomar en cuenta lo siguiente:

1) Revisión, selección, Clasificación e identificación de la información: Los artículos seleccionados se agrupan bajo la materia, anotar

2) Análisis del artículo y asignación del tema

• No confiar únicamente en el título del artículo. Muchas veces no refleja fielmente el contenido.

• Revisar el contenido para verificar su validez.

• Representar el contenido del artículo mediante una palabra o frase clave que indique su tema específico

3) Encabezamientos: Pueden ser simples o compuestos.

- El encabezamiento simple expresa el tema en una sola palabra, generalmente un sustantivo.

- Encabezamiento compuesto expresa el tema en dos ó más palabras.

4) Uso de las referencias: ofrece las siguientes ventajas:

Acceso rápido

Relación entre materias afines

Mayor aprovechamiento de la información

Acceso a otros materiales

Utilización de encabezamientos adecuados a las necesidades del usuario

Remisión al usuario de un encabezamiento general a uno especifico.

5) Pegado y doblado del artículo: usar poco pegamento, mantener márgenes, no usar grapas, si es extenso doblar lo menos posible

Ordenamiento de los artículos en las carpetas

• Numeración de páginas, en orden ascendente (de abajo hacia arriba)

• Elaborar la tabla de contenido con los títulos de los artículos

• La tabla de contenido se elabora preferiblemente en una hoja blanca, la cual se pega sobre de la carpeta. Esta hoja se puede sustituir al haber modificaciones en el contenido de la carpeta: descarte o inclusión de artículos.

• Al llegar a 26 artículos es necesario abrir una segunda carpeta con el mismo tema y se indica “Continúa en la carpeta No. 2” . esta nota se escribirá en la primera carpeta

Materiales que componen un archivo

Materiales y equipos de oficina

• Archivadores de cuatro gavetas

• Carpetas colgantes

• Carpetas de fibra o, , carpetas manila tamaño oficio

• Ganchos para carpetas

• Hoja blancas

• Pegamento, tijeras, etiquetas, indicadores, bolígrafos

Materiales bibliográficos y no bibliográficos

• Prensa nacional y regional

• Hojas sueltas (folletos, trípticos, desplegables, etc.)

• Partes o capítulos de libros dañados

• Fotocopias de documentos

• Fotos, láminas, etc.

• Cualquier otro tipo de documento, que no ocupe mucho espacio en el archivo y que sea de interés para el usuario.

Sistema de clasificación de archivo

En una empresa, los archivos se clasifican según la información y la frecuencia con la que se consultan los documentos. Así, existen archivos, semiactivos e inactivos.

Los archivos activos representan un material de información indispensable en la actividad diaria se una empresa ya que su consulta es constante.

Para los archivos

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