AUDITORIA DE INVENTARIOS

1. Manejo de inventarios

La base económica de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes y servicios; el registro de los inventarios es importante en el sistema de contabilidad, porque es parte del activo corriente en el Balance General y los gastos se registran en el costo de mercancías, en algunos casos el gasto es mayor y se refleja en el costo de ventas del Estado de Resultados.

1.1 Clases de inventarios

Por su naturaleza y para efectos de registro y control, los inventarios se clasifican en

1.1.1 Inventario de Materias Primas

Son materiales que sirven para elaborar componentes de productos terminados, tales como aceros, alimentos, maderas, químicos, etc. “Incluye los bienes adquiridos por la empresa para su transformación en un proceso productivo; sin embargo el inventario de materia prima puede ser de artículos manufacturados (terminados), que se obtienen de otra empresa, pero que forman parte de un producto terminado dentro del giro de la empresa que se maneja, realmente hay pocas materias primas que no sean un producto terminado de otro fabricante. El inventario de materia prima debe mantener niveles óptimos de existencias, que sean los suficientes para abastecer las líneas de producción y no quedar sin stock durante el lapso que tome ordenar y recibir un nuevo pedido de materia prima.

1.1.2 Inventario de Materiales

Él inventario de suministros se distingue del inventario de materiales porque pueden asociarse directamente con el producto terminado y llegar a convertirse en parte de él, y son utilizados en cantidades suficientes para que sea práctico asignar su costo al producto.

1.1.3 Inventario de Producto en Proceso

En este inventario se registra el valor acumulado a determinada etapa dentro de un proceso productivo de los bienes que están parcialmente terminados; estos valores incluyen no solo el de las materias primas agregadas sino que incorporan el valor de otros renglones como mano de obra y gastos de fabricación a determinada fase o etapa del proceso productivo.

1.1.4 Inventario de producto terminado

Consiste en los artículos de que dispone la empresa para atender sus ventas. El nivel de producto terminado se establece con relación a la demanda de ventas proyectada, el proceso de producción y la inversión que se necesita en producto terminado. El objetivo general de la empresa es mantener un nivel óptimo de producto terminado, tomando en consideración su grado de liquidez “mientras más liquidez y menos posibilidad de obsolescencia tenga el producto terminado de una empresa, más altos serán los niveles de inventario que se pueden mantener.

1.2 Sistemas de inventarios

1.2.1 Perpetuo o permanente

Es uno de los sistemas que en la actualidad es utilizado por pocas empresas, debido a que requiere demasiado trabajo manual que ha sido sustituido por el trabajo computarizado. Con este sistema se logra que los inventarios se mantengan siempre actualizados, para ello, se debe llevar un juego completo de kárdex para registrar ingresos, salidas y saldosde cada uno de los artículos que integran el inventario.Aunque no es necesario, bajo este sistema se realizan inventarios físicos para verificar y conciliar los saldos obtenidos.

Por medio del sistema de inventario perpetuo, la empresa puede preparar Estados Financieros mensuales, trimestrales o provisionales, que determina el costo del inventario final y el costo de la mercadería vendida directamente de las cuentas. En el sistema de inventario perpetuo, se realizan las compras de mercadería cargando a la cuenta inventario y cuando efectúa una venta, se necesitan dos asientos, uno: La empresa registra la venta de la manera usual y carga a efectivo o a cuentas por cobrar y dos: Abona a ingresos por ventas el valor de las mercaderías vendidas. Otra forma es: cargar a costo de mercaderías vendidas y abonar el costo a inventario. El cargo a inventario (por las compras),sirve para llevar un registro actualizado del inventario disponible. La cuenta inventario y la cuenta costo de mercancías vendidas llevan un saldo actual durante el período.

1.2.2 Periódico o físico

Es el más utilizado por las empresas pues aquí se requiere el uso de la computadora para su utilización. En el sistema de inventario periódico la empresa no mantiene un registro continuo de inventario disponible, al final del período se hace un conteo físico y se aplican los costos unitarios para determinar el costo total, éste es conocido también como sistema físico; porque se apoya en el conteo físico real de las existencias, se utiliza generalmente para contabilizar artículos que tienen un costo unitario bajo, teniendo la capacidad de controlar el inventario mediante la inspección visual.

Actualmente se utilizan varios métodos para determinar las cantidades físicas de un inventario, muchos de los cuales requieren o permiten la utilización de un equipo de trabajo. En el método más sencillo un miembro del grupo de trabajo cuenta, pesa, mide o hace el estimativo de la cantidad, otro miembro se encarga de anotarla en una hoja de control de inventario, que es donde se registran todos los movimientos de las mercancías de una empresa, al final de cada período debe registrarse en el libro de inventarios las existencias. El funcionamiento del sistema de inventarios periódico es el siguiente:

a) Se toma inventario físico al final del año para determinar el monto del inventario final este conteo físico también determina el inventario inicial debido a que el inventario final del año anterior es el inventario inicial del año en curso.

b) Las compras de mercancías durante el año se asientan en los registros contables.

c) El inventario inicial se suma a las compras netas para determinar el costo de las mercancías disponibles para la venta durante el período.

En el sistema periódico se registran las adquisiciones en la cuenta compras (como cuenta de gasto); por su parte la cuenta Inventario continúa llevando el saldo inicial que quedó al final del período anterior. Sin embargo, al final del período, la cuenta Inventario debe ser actualizada en los Estados Financieros. Un asiento de diario elimina el saldo inicial abonándolo a inventario y cargándolo a una de resultados. Un segundo asiento de diario establece el saldo final, basándose en el conteo físico. El cargo es a inventario, y el abono a ganancias y/o pérdidas. Estos asientos pueden realizarse en el proceso de cierre o como ajustes.

1.3 Valuación de inventarios

Cuando se adquieren lotes idénticos de mercancías en diferentes fechas del año, existe la posibilidad de fluctuaciones en los precios de los productos, cada lote tiene un costo diferente, razón por

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