Acuerdo 05 2013

"Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias

secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos

generales de los entes territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se

dictan otras disposiciones"

EL PRESIDENTE DE LA REPUBLlCA DE COLOMBIA

en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las que le confiere el

numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política, el artículo 3° de la Ley 80 de 1989 y el

artículo 5° de la Ley 594 de 2000 y,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 74 de la Constitución Política y la Ley 57 de 1985 establecen el derecho de toda persona a acceder y consultar los documentos públicos, lo cual exige la adopción de sistemas adecuados que garanticen su conservación;

Que el acceso a la información conservada en los archivos públicos del Estado, en todos los niveles, requiere de una adecuada organización y descripción de los documentos de archivo, así como de su inventario y protección;

Que el artículo 2 de la Ley 80 de 1989 "por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones", señala entre las funciones del Archivo General de la Nación, en su literal b) "Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva" (hoy Consejo Directivo);

Qlje es función de los Archivos Generales que conforman el Sistema Nacional de Archivos recibir las transferencias secundarias de documentos de las entidades y las oficinas públicas de su correspondiente jurisdicción territorial, para asegurar su protección, conservación y acceso a los ciudadanos;

Que con base en la Ley 80 de 1989, es función del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional, en los diferentes niveles de la organizatión del Estado, para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental;

El artículo 5° modificatorio del artículo 8° de la Ley 397 de 1997, establece en el inciso segundo del literal a) que es competencia del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado la declaratoria como bienes de interés cultural en lo de su competencia.

Que artículo 3° del Decreto 2126 de 2012, establece las funciones de la Junta Directiva (hoy Consejo Directivo) del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y su numeral 9) dispone: "Expedir las normas y reglamentos generales sobre-. el desarrollo de la función archivística del Estado, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional y territoríaf';

Que el artículo 6° del decreto 2578 de 2012, determina que entre las funciones que pueden tel1er los archivos generales territoriales se encuentra la de recibir las transferencias

DECRETO NÚMERO 1515 de 2013, Hoja N°. 2

"Continuación del Decreto por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las

transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los

archivos generales de los entes territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se

dictan otras disposiciones"

secundarias que efectúen los archivos de los organismos territoriales correspondientes, de acuerdo con las normas del Archivo General de la Nación así como las donaciones depósitos y legados de documentos históricos;

Que el capítulo 11 del decreto 2578 de 2012, regula lo relacionado con la evaluación de documentos de archivo la elaboración de las tablas de retención documental y demás aspectos referentes a la disposición final de documentos de archivo;

Que es responsabilidad del Estado proteger el patrimonio documental del país y velar por su acceso a quien lo necesite y para ello deben adoptarse criterios y procedimientos técnicos de valoración y selección muy precisos, que permitan determinar, en las distintas etapas de la gestión documental, los documentos que deben ser conservados como parte del patrimonio documental del país;

Que para ello deben adoptarse criterios y procedimientos técnicos de valoración y selección muy precisos, que permitan determinar en las distintas etapas de la gestión documental los documentos que deben ser conservados como parte del patrimonio documental del país, con el propósito de mejorar la calidad y servicios de los archivos dentro de la gestión institucional;

En mérito de lo expuesto,

DECRETA:

TITULO I

OBJETO, ÁMBITO DE APLICACiÓN Y DEFINICIONES FUNDAMENTALES

Artículo 1°, Objeto. El presente Decreto tiene por objeto establecer las reglas y principios genl3rales que regulan las transferencias secundarias de documentos de archivo de las entidades del Estado al Archivo General de la Nación o a los archivos generales territoriales.

Artículo 2°. Ámbito de aplicación. El presente Decreto comprende a todas las entidades públicas del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva, así como los organismos del orden nacional adscritos o vinculados a los ministerios, departamentos administrativos, agencias gubernamentales y superintendencias.

Así mismo a las entidades públicas del orden departamental, distrital y municipal del sector central de la Rama Ejecutiva, así como los organismos adscritos o vinculados a los entes territoriales.

Parágrafo 1°. Las entidades de las ramas legislativa y judicial, la registraduria y los organismos autónomos y de control, así como los círculos notariales de conformidad con lo establecido en la Ley General de Archivos, deberán contar con archivos generales que garanticen la adecuada custodia y consulta de sus documentos y podrán adoptar las normas del presente Decreto para regular sus transferencias documentales a dichos archivos.

Parágrafo 2°, Las disposiciones del presente decreto aplican tanto para las transferencias de documentos de archivo registrados en papel y otros medios análogos, como para los documentos electrónicos, independientemente del medio tecnológico de almacenamiento utilizado, y cumplir con lo establecido en el Decreto 2609 de 2012.

Articulo 3°, Definiciones: Para los efectos de este Decreto se definen los siguientes términos así:

Archivo Histórico: Archivo conformado por los documentos que por decisión del correspondiente Comité Interno de Archivo, deben

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