Administración De Recursos

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización.

ALCANCE

Esto es aplicable a todos los departamentos que solicitan material de oficina y equipo en general. En otras palabras, las compras que no implican directamente en los servicios prestados a los clientes.

DEFINICIONES

 Orden de Compra: Se trata de una autorización por escrito solicitando un proveedor para suministrar productos a una compra.

 Suministros de Oficina: objetos que los miembros del personal necesitan para llevar a cabo un servicio o actividades, tales como bolígrafos, lápices, papel, tijeras, carpetas, tintas, cintas, etc.

 Equipo: se refiere al hardware, tales como ordenadores, impresoras, escáneres, teléfonos, faxes, etc.

 Muebles: los bienes muebles de una oficina, por ejemplo, sillas, escritorios o gabinetes.

 Otras Compras: incluye las compras directas realizadas por IT, hospitalidad y servicios de apoyo y mantenimiento y el Departamento de Compras, con la autorización previa de los socios. Por ejemplo: renovación de licencias, compra de regalos de promoción, mantenimiento del coche, etc.

 Emergencias: se refiere a la compra de cualquier material, piezas o suministros necesarios al mismo día de la solicitud, porque afectan directamente a la labor de la oficina.

 Software Específico: todas las aplicaciones utilizadas por un departamento en particular. (ejemplo: Discoverer)

 Software Obligatorio: las aplicaciones utilizadas por todos los departamentos para llevar a cabo sus tareas diarias. (Ejemplo: Microsoft Office).

 Comprador: es el departamento encargado de procesar para compras como por ejemplo (Departamento de Recursos Humanos y el Departamento de Mantenimiento y Compras).

OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Establecer las actividades relacionadas con la compra de equipo y material de oficina que soportan los procesos de negocio de servicios al cliente.

Los siguientes puntos nos darán una perspectiva más clara de los objetivos del departamento de compras.

1) Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, abastecimientos y servicios requeridos para la operación de la organización. La falta de inventarios de materiales para la producción podría disminuir una operación y ser extremadamente costosa en términos de retraso de producción.

2) Conservar las inversiones y las pérdidas mínimas en el inventario. Se podría asegurar un flujo ininterrumpido de inventario de materiales comprando por grandes cantidades, pero esto haría que el costo de mantener el inventario se eleve demasiado; por lo que sería recomendable apegarse a un programa de consumo de materiales o una estimación de aplicación.

3) Mantener los estándares o controles de calidad adecuados. Para producir una obra de calidad es necesario utilizar materiales de calidad, no por ahorrar unos cientos o miles de pesos se deben comprar materiales de marcas no aceptables, pues estos no reúnen los requisitos de los materiales de alta calidad, y el costo de reconstrucción o reparación ser más elevado que el aparente ahorro, sin mencionar al daño al prestigio de la empresa.

4) Encontrar o desarrollar vendedores competentes. El éxito del departamento de compras depende de su habilidad para localizar o desarrollar los vendedores apropiados, que tengan interés y que sean responsables con la empresa para obtener los artículos que se necesitan al precio final más bajo.

5) Estandarizar, en lo que sea posible los artículos comprados. Es decir, si la compra se puede hacer en la cantidad de un artículo que pueda hacer el trabajo que dos o tres artículos hacían anteriormente.

6) Comprar los artículos y servicios requeridos al precio más bajo posible. La actividad de compras en la organización típica utiliza la mayor parte de los recursos monetarios de ésta. El departamento de compras debe esforzarse en obtener los artículos y servicios necesarios al menor precio posible considerando que la calidad, el envío y los requerimientos de servicio también sean satisfechos.

7) Mejorar la posición competitiva de la organización. Una organización puede ser competitiva solamente si puede controlar los costos a fin de proteger los márgenes de utilidad, además el departamento de compras tiene como responsabilidad asegurar el flujo continuo de los materiales necesarios para que sea posible la función de producción, tal como se necesitan para dar cumplimiento a los compromisos con los clientes; el éxito de toda organización depende de su capacidad para crear y mantener clientela.

8) Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas, productivas con otros departamentos dentro de la organización. Las acciones de compras no pueden llevarse a cabo eficientemente solo con el esfuerzo del departamento de compras; para el éxito es vital la cooperación de otros departamentos y las personas que trabajan en la empresa.

9) Alcanzar los objetivos de compras al menor nivel posible de costos de administración. El departamento de compras toma recursos para su operación: salarios, teléfonos y gastos de correo, suministros, costos de los viajes, costos de la computadora y gastos que los acompañan. Si los procedimientos que utiliza el departamento de compras no son eficientes, el costo de este departamento será excesivo.

10) Los objetivos de compra se deben alcanzar tan eficiente y económicamente como sea posible, lo cual requiere que el gerente de compras revise continuamente la operación para asegurarse de que el costo es efectivo.

RESPONSABILIDAD

Quien toma la decisión de hacer las compras debe tener características de malabarista manteniendo varias pelotas en el aire simultáneamente, ya que el comprador debe alcanzar simultáneamente diversas metas. No es eficiente comprar al menor precio posible si los artículos enviados no son satisfactorios desde el punto de vista de la calidad o de su desempeño, o si se reciben dos semanas después de lo programado.

Por otro lado, el "precio correcto" puede ser mucho más alto que el precio normal si el artículo en cuestión tiene una necesidad de emergencia que cubrir, en el cual el comprador

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