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La detección de necesidades de capacitación

La detección de necesidades es una metodología de trabajo, que incluye el uso de diversas técnicas que permiten identificar y agrupar las necesidades de capacitación que existen en una empresa, según su naturaleza y “población-objetivo”.

Las técnicas de detección de necesidades se utilizan por las siguientes razones:

• Para que la gente sea más productiva en su trabajo actual y tenga la posibilidad de progresar.

• Porque el éxito de la empresa exige un desarrollo óptimo de la labor individual y grupal, lo que requiere que se definan y resuelvan las necesidades de crecimiento y progreso individuales y colectivas, lo que se traduce en capacitación y desarrollo.

• Porque todas las personas normales, independientemente de su lugar en la jerarquía, pueden hacer un buen trabajo y lo harán si se les da la oportunidad y los medios para hacerlo.

• Para no malgastar tiempo ni recursos en esfuerzos de capacitación innecesarios, que no satisfacen las reales necesidades de la organización ni de sus miembros.

Existe una enorme variedad de necesidades de capacitación tales como: las que tienen un individuo, las que tiene un grupo, las que requieren soluciones a mediano y largo plazo, las que derivan de un cambio tecnológico, las que derivan de cambios en la estructura de la organización, las que complementan ajustes o cambios de políticas, las que requieren intrucción sobre la marcha, las que precisan instrucción fuera del trabajo, etc...

Por otra parte existen diversos indicadores de necesidades de capacitación en la empresa, algunos de los mas habituales son:

• Problemas observables en diferentes áreas de la empresa.

• Errores observables en los trabajadores o grupos de trabajadores durante el desempeño de sus tareas.

• Vacantes de puestos de trabajo debido a la movilidad o retiros del personal

• Ascensos del personal a puestos de mayor complejidad, responsabilidad y remuneraciones a través de líneas de ascensos.

Las necesidades de capacitación se determinan a partir de indicadores específicos. No obstante, no basta definir las necesidades de capacitación; es preciso relacionarlas con los Propósitos de la capacitación.

Los propósitos de la Capacitación pueden agruparse en dos clases principales:

Los Relacionados Con La Productividad

Cuando los objetivos de la capacitación se relacionan con el logro de los resultados en el rendimiento de un trabajador y el propósito principal de la capacitación es la disminución de los errores y de los costos derivados de los errores, estos objetivos están destinados al incremento de la productividad en la empresa.

Los Relacionados con el desarrollo de los trabajadores

Cuando los objetivos de la capacitación son relativos al logro de resultados en la promoción del personal.

Tipos de problemas en las empresas que pueden ser indicadores de necesidades de capacitación, en aspectos de organización.

Relativos a los Objetivos de la empresa:

Cuando existen dificultades en la planificación organizativa, etc. Y además existe interés en los empresarios por aprender técnicas de formulación de objetivos, de modo que estos resulten mensurables y evaluables.

Relativos a las funciones de supervisión y control

Existe interés en los empresarios por el mejoramiento en actividades especificas de supervisión y control. Hay problemas a nivel de supervisión, problemas de métodos de trabajo, costos, producción, problemas de relaciones humanas, problemas en la elaboración de informes, problemas de moral de grupo, dificultades en la evaluación del rendimiento, falta de conocimientos técnicos, falta de técnicas de programación, etc.

Relativos a los procesos y procedimientos

Hay atrasos en etapas especificas de algunos procesos, se cometen errores frecuentes en cierta etapas, faltan manuales d procedimientos, existen procedimientos inadecuados o erróneos, etc.

Relativos a las comunicaciones

Los canales de comunicación son inoperantes, se producen atrasos, distorsiones y omisiones en las comunicaciones, la información circula parcelada y sesgada, etc.

Ejemplos de soluciones mediante la capacitación

• Los problemas relativos a los objetivos y a la función ejecutiva requieren modalidades de capacitación que enseñan conceptos y técnicas utilizables para la solución de los problemas específicos detectados. Estas modalidades pueden ser: cursos, seminarios, conferencias, juegos de negocios, estudio de casos, discusiones dirigidas, dinámicas grupales y muchas otras modalidades para el desarrollo de ejecutivos.

• Problemas relativos a las funciones de supervisión y control pueden solucionarse mediante programas diseñados especialmente para los empresarios y/o mandos medios en las empresas; pueden adoptar una gran variedad de formas tales como: seminarios, cursos, pasantías, juegos, etc.

• En problemas relativos a comunicaciones y relaciones humanas, pueden utilizarse modalidades tales como: seminarios y cursos, estudios de casos, simulaciones, dinámicas grupales, juego de roles, técnicas de dramatización, etc.

Tipos de problemas que pueden ser indicadores de necesidades de capacitación en aspectos operacionales

Relativos a las funciones operativas

Se cometen errores humanos muy frecuentes en ciertos procedimientos y el costo de los errores es significativo para la empresa, existen dificultades en el proceso productivo, hay daños, inutilización, malgaste, desperfectos de máquinas, alta frecuencia de accidentes, hay problemas de calidad, problemas en los cambios de líneas de producción, tiempos excesivos en la ejecución de las tareas, rendimiento bajo lo esperado, faltan conocimientos y manejo de técnicas especificas.

Relativos a las funciones administrativas

Hay problemas de redacción, dactilografía, ortografía, mala atención al público, omisión y distorsión en las comunicaciones, desconocimiento de manejo de computadores, etc.

Estos problemas pueden superarse mediante las siguientes modalidades de instrucción: entrenamiento en el puesto de trabajo, asistencia a cursos, instrucción a distancia mediante cursos por correspondencia, rotación, inducción y orientación, demostraciones, simulación, juegos, etc.

Para el análisis del rendimiento de los trabajadores puede utilizarse la siguientes técnicas:

• Observaciones: Sin hacer preguntas y tomando notas o bien observando y entrevistando al trabajador mientras dura el ciclo completo de su trabajo

• Análisis de datos estadísticos: Estudio de los índices de ausentismo y rotación de personal, frecuencia de licencias médicas,

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