Alcance Fondos Fijos

INDICE

1. Modificaciones

2. Alcance

3. Referencias

4. Procedimiento

5. Responsabilidades

6. Anexos

1. Modificaciones

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Este procedimiento es el primero efectuado para el control de caja chica, eso indica que no tiene modificaciones al respecto.

2. Alcance

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EL fondo de caja chica servirá única y exclusivamente para facilitar el buen funcionamiento de la administración, permitiendo la compra en efectivo de insumos y gastos menores de carácter urgente para el desarrollo y funcionamiento de una actividad, y cuyo costo no exceda de lo establecido en este reglamento.

3. Referencias

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- Reglamento Interno

- Ley de probidad

4. Procedimiento

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Los fondos asignados deberán ser utilizados para lo siguiente

A. Adquisición de insumos menores.

B. Adquisición de suministros o materiales de menor cuantía, en caso de que no exista disponibilidad de aquellos, a través de la correspondiente dependencia de compras, en cantidades indispensables para no paralizar las labores.

C. Adquisición de útiles de aseo y limpieza.

D. Adquisición de repuestos y reparaciones pequeñas de las instalaciones; como el sistema de agua, energía eléctrica, teléfono, plomería, albañilería u otras de similares características.

E. Pago de documentos, formularios o solicitudes oficiales.

F. Envío de correspondencia.

G. Pago de locomoción colectiva.

H. Servicios de anillados, empastados, impresiones, etc.

I. Cubrir gastos de cafetería, refrigerios, requeridos en las reuniones de trabajo o para atender a los visitantes oficiales. Hasta un máximo del 10% del monto del fondo de la caja chica;

J. Otros gastos de menor cuantía que no excedan del monto establecido.

Prohibiciones, no podrá utilizarse el fondo de caja chica en:

A. Pago de servicios personales que habitualmente deben cancelarse mediante planillas de pago.

B. Gastos de uso personal de los empleados.

C. Anticipos de viáticos, sueldos y préstamos personales a empleados.

D. Cambio de cheques personales o de terceros, u otros desembolsos no estipulados en estas disposiciones.

E. Gastos que no tengan el carácter de imprevisibles o urgentes;

F. Realizar pagos sin disponibilidad en las partidas presupuestarias;

4.1 El fondo que se asignará al responsable de caja chica será de $ 80.000(Ochenta mil pesos) recibido el dinero, este deberá firmar un documento de constancia por el cual se indica, el monto que recibe, función, el cargo, fecha, etc. Una copia queda en su carpeta personal. Control Automático

4.2 Todos los pagos que haga el encargado de caja chica, primero deberán ser aprobados por el jefe de finanzas. Control Circuito abierto

4.3 El encargado de caja chica deberá anotar en cada factura el número o nombre de la cuenta contable, con lapicero rojo u otro color diferente al detalle de la factura. Todos los datos deben ser claros y no se admitirán borrones o tachaduras. Control Circuito abierto

4.4 cada vez que se efectúen los gastos aceptados el encargado de caja chica, lo deberá transcribir de inmediato en la planilla de rendición de gastos en su computador (Excel) Control Automático

4.5 Los comprobantes y justificantes cancelados con fondos de Caja Chica deben contener la firma de" Recibido Conforme" del funcionario que recibió los bienes o servicios. Control Preventivo

4.6 Es obligación del encargado de la Caja Chica, timbrar con el sello de "Pagado con Caja Chica" todos los comprobantes de gastos pagados con dinero de este fondo. Control Preventivo

4.7 El responsable de caja

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