Alojamiento

1.- Abastecimiento

1.1.- definición e importancia.

La palabra Abastecimiento tiene diversas acepciones, las cuales se mencionan a continuación:

a).- En las empresas industriales, significa almacenar productos que se consumen dentro del establecimiento, incluyendo la papelería y los artículos de oficina (en Estados Unidos)

b).- Para otros, el termino abarca como mínimo las funciones de: Compras, almacenamiento y recepción (en el Reino Unido y Europa).

c).- En Canadá, el termino es muy ampliado, ya que incluye todas las adquisiciones del Gobierno Federal.

d).- en el presente trabajo se trata tanto al abastecimiento como a la compra, trafico, almacenamiento y recepción, de todo lo que se consume dentro de la empresa.

e).- Algunos autores consideran la palabra abastecimiento como sinónimo de compra; pero, en realidad, son muy diferentes como se puede apreciar en la serie de características de cada una:

De Compras o Adquisición:

• Conocimiento de la necesidad.

• Ubicación del lugar donde ellas estén o aparezca ella.

• Selección del proveedor que mejor calidad, servicio, financiamiento y condición otorgue.

• Negociación del precio.

• Acuerdo de la compra, hasta la entrega del producto, por el proveedor.

• Determinar el medio de transportación conveniente.

De la función de Abastecimiento, dentro de la Entidad:

• Conocimiento de la necesidad.

• Expedir la requisición.

• Hacer y esperar el pedido.

• Recibir los artículos o servicios.

• Controlar el inventario.

• Rotación del inventario a los departamentos.

Tipos de Abastecimiento:

• De bienes.

• De servicios.

Ambos son completamente diferentes, pues existen diversas formas de adquisición, su utilización, y tiempo.

1.2.- Situaciones que dan origen al Abastecimiento.

Se puede decir, que solo existe una circunstancia que da origen al abastecimiento, y es la siguiente: que cada departamento o persona que pertenezca a la Institución, reconozca una necesidad justificada o varias, de abastecimiento e informe al Departamento o al encargado de compras, mediante una “Requisición”. La necesidad puede consistir en bienes y/o servicios para la persona o el Departamento, con el objeto de poder realizar sus actividades y asi lograr sus objetivos.

1.3.- Importancia y objetivos del análisis operacional.

La importancia del análisis operacional, radica en que sin el abastecimiento, no se puede lograr los objetivos generales ni particulares del organismo, al no tener los materiales y los servicios necesarios. El fin es satisfacer las necesidades de cada uno de los departamentos que lo requieran, eficientemente.

1.4.- Políticas.

1.4.1.- Conceptualización.

Se puede decir que las políticas para compras, es el conjunto de lineamientos preestablecidos por la administración de la compañía, en forma general, que tratan acerca de la conducta o los enfoques que deben considerarse, al adquirir materiales, artículos o servicios, que es conveniente realizarlas en forma escrita, explicadas correctamente, para que sean llevadas a cabo, de manera congruente y efectiva.

Deben de existir políticas generales, para el conocimiento de todo personal, pero también particulares destinadas al Departamento de compras.

Una de las formas de allegar la información de las políticas al personal de la empresa, es imprimir y repartir folletos para toda ella, o bien, realizar manuales de políticas para cada departamento.

1.4.2.- Ventajas de la determinación y conocimiento de las políticas.

a).- Se evita tomar decisiones particulares o diferentes, cuando se origina un problema, si se siguen los lineamientos establecidos.

b).- Al plasmarse las políticas en un manual, se asegura que se tomen decisiones y se realicen acciones, de acuerdo a un solo criterio, además de poder consultar dicha guía cuando surjan dudas.

c).- Si se aprueba una política, se delega autoridad durante la realización de una actividad señalada.

1.4.3.- Políticas (Ejemplos)

a).- Políticas de relaciones internas.

Establecer si el departamento de compras, será centralizado o descentralizado (política general) que comprende:

• Autorización de los mínimos y máximos que cada material deben de comprar.

• Establecer relaciones con los proveedores, utilizando medios de comunicación.

• Procedimientos para realizar las compras.

• Técnicas para estudiar las cotizaciones.

• Métodos para efectuar una requisición o un pedido.

b).- Políticas de relaciones con los proveedores.

Esta situación, también deber ser establecida de acuerdo con políticas administrativas; ejemplos:

• El departamento de compras debe elegir a los proveedores, de acuerdo a sus ofertas, prestaciones de servicios, productos, tiempo, etc.

• Entrevistas con los proveedores.

• Confidencia de los informes que contengan cotizaciones.

• Hacer participes a futuros proveedores de sus cotizaciones, y elegir cual es la mas competitiva para beneficio de la empresa.

c).- Otras políticas.

• Las requisiciones deben ser, formuladas por el departamento de compras.

• Economizar en las adquisiciones.

• Establecer procedimientos y actividades, así como su supervisión y comprobación.

• Evitar compras injustificadas o cuando no exista la necesidad.

• Encaminar las actividades de compras, a conseguir crédito de los proveedores y pactarlas mediante un convenio, por escrito.

• Estudio y evaluación de las cotizaciones y servicios que otorgan los proveedores, así como formalizar garantía de entrega.

• Establecer un limite mínimo de proveedores.

Al igual que en el punto de centralización y descentralización, las políticas deben adaptarse a las necesidades, giro, volumen de operaciones, etc., por lo que deben de actualizarse en forma periódica, para que estén de acuerdo a los cambios que existan en la Entidad, considerando la disciplina y la ética de compras.

1.5.- funciones del personal.

A).- Conceptualización del departamento de compras y abastecimiento.

Es un equipo de la gerencia administrativa de la compañía, el cual esta

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