Definición, Objetivo E Importancia Del Análisis De Puestos.

Análisis de puestos:

El análisis de puestos es un procedimiento que forma parte de las tareas administrativas de una empresa y que consiste en la determinación de las responsabilidades y obligaciones de las posiciones laborales.

Objetivos:

• Determinar el perfil del ocupante del cargo.

• Precisar las funciones y relaciones de cada unidad de trabajo para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

• Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

• Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.

• Evitar que se dé la repetición de instrucciones.

Pasos:

Para realizar estos objetivos se debe realizar un estudio anterior sobre:

• Organigrama. (Clasificación de los puestos).

• Determinar sus principales características.

• Realización de cuestionario, observación directa y/o entrevista con el trabajador.

Preguntas Clave:

• ¿Cuáles son las tareas físicas y mentales que desarrolla el trabajador?

• ¿Cuándo se debe terminar el trabajo?

• ¿Dónde se debe desarrollar el trabajo?

• ¿Cómo desempeña su puesto el trabajador?

• ¿Por qué se hace este trabajo?

• ¿Qué cualidades se necesitan para desarrollar el puesto?

Técnicas para recolectar información:

• Revisión de Documentos: Permite a los analistas conocer dónde está la organización y hacia dónde va dirigida, también se pueden revisar documentos cualitativos y cuantitativos.

• Entrevistas: Son diálogos de preguntas y respuestas. Las preguntas pueden ser abiertas o cerradas.

• Cuestionarios: Se deben realizar cuando se presenta dispersión de personal, se requieren respuestas anónimas y cuando el personal a ser entrevistado es bastante numeroso.

• Observación: Debemos observar el comportamiento y ejecución de los procedimientos en la organización.

Vocabulario del análisis de puestos.

Puesto:

Descripción del Puesto

Es un resumen escrito del puesto como una unidad identificable de la organización.

Especificación de Puesto

Explicación escrita de los conocimientos, destrezas, capacidades, rasgos y otras características necesarias para un buen desempeño.

Tareas:

Serie coordinada y acumulada de elementos de trabajo con que se genera un resultado.

Posición:

Responsabilidades y deberes realizados por un individuo. En una organización hay tantas posiciones como empleados.

Puesto de referencia:

Según Tolo Rimsky; Es un puesto de contenido estandarizado para el que existe información de mercado.

Este es el tipo de puestos que se utilizan en las encuestas o estudios de mercado de remuneraciones.

Familia de puestos:

Es un grupo de puestos íntimamente relacionados en términos de deberes y responsabilidades, actividades y otros elementos de la labor a realizar.

La existencia de similitud permite al grupo de recursos humanos facilitar la transferencia de puestos, la capacitación, la ayuda profesional, la compensación y aspectos adicionales.

Ocupación:

Tolo Rimsky apunta que una ocupación es un puesto o familia de puestos generalizada que es común a múltiples industrias u organizaciones.

Ejemplo de Ocupación y familia de puestos.

Ocupación: Administración.

Director de Administración

Gerente de Administración

Jefe de Administración

Asistente de Administración

Deberes u obligaciones:

Un deber u obligación está formada por una o más tareas que constituyen una actividad en la realización de un trabajo.

Responsabilidades de trabajo:

Está definida por una o varias obligaciones que identifican y describen el fin principal o la razón de ser del puesto.

• Ejemplo de una responsabilidad para el puesto de tornero:

“Responsable de la operación y mantenimiento preventivo de una unidad productiva del taller de maquinado de la planta”

Descripción de puestos:

Proceso que consiste en enunciar las tareas o responsabilidades que lo conforman y lo hacen distinto a todos los demás puestos.

Su descripción es la relación de responsabilidades o tareas, la periodicidad de su realización, métodos que emplea objetivos.

Especificación de puestos o perfil de puestos:

El objetivo de este documento es establecer datos que son imprescindibles para la contratación de la gente.

Etapas para su realización y actualización.

Un programa de análisis de puestos incluye normalmente las siguientes etapas:

• Etapa de Planeación: en esta etapa se planea y organiza cuidadosamente todo el trabajo de análisis de cargos para minimizar cualquier tipo de resistencia.

• Etapa de Preparación: en esta etapa se reúnen a las personas y se preparan los esquemas y materiales de trabajo.

• Etapa de Ejecución: en esta etapa se procederá a recolectar los datos relativos a cada uno de los cargos que se analizarán y luego se redactará el análisis.

Definición de las partes involucradas de la organización y su forma de participación:

• Para los directivos, representa la posibilidad de saber con todo detalle en un momento dado las obligaciones y características de cada puesto

• Los supervisores, sobre todos los inmediatos al trabajador, conocen ciertamente las labores encomendadas a su vigilancia, Pero necesitan un instrumento en que se distingan con toda precisión y orden los elementos que integran cada puesto para explicarlo y exigir más apropiadamente las obligaciones que supone.

• Los trabajadores realizarán mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien.

Condición previa al análisis: Comunicación:

El Análisis y Descripción de puestos opera concretamente como herramienta comunicacional, por la cual la Empresa pone de manifiesto su interés de que cada miembro se interiorice sobre sus tareas y sobre lo que se espera de cada ocupante de los diferentes puestos. La Empresa emite un mensaje de “interés” por conocer y dar a conocer los requisitos de cada uno de los puestos.

¿Quién hace el análisis de puestos?:

Si una organización necesita solo de manera esporádica la información del análisis de puestos, puede contratar un analista temporal externo; otras empresas tienen empleados expertos de tiempo completo, y algunas empresas más recurren a los supervisores o a los titulares de los puestos para reunir la información del análisis.

Métodos de recolección de información:

• Método de observación: Un analista observa a los empleados, de manera directa o analiza películas de los empleados trabajando.

• Método de entrevista personal: Los ocupantes de algunos puestos son entrevistados de manera exhaustiva y los resultados de algunas entrevistas se combinan en un solo análisis del puesto.

• Método de entrevista en grupo: Es igual que el anterior, pero se entrevista de forma simultánea, a varios titulares del puesto.

• Método de cuestionario estructurado: Los trabajadores señalan o califican las actividades que realizan en su trabajo en una larga lista de actividades posibles.

• Método de conferencia técnica: Se obtienen las características específicas de los puestos por medio de expertos, que suelen ser supervisores que conocen el tema a profundidad.

• Método de diario: Los titulares de los puestos anotan en un diario las actividades cotidianas

Empleo de fuentes primarias para recoger información:

Fuentes primarias (o directas): son los datos obtenidos "de primera mano", por el propio investigador o, en el caso de búsqueda bibliográfica, por artículos científicos, monografías, tesis, libros o artículos de revistas especializadas originales, no interpretados. Los mismos puestos y sus ocupantes.

Observación directa:

Es un instrumento de recolección de información muy importante y “consiste en el registro sistemático, válido y confiable de comportamientos o conducta manifiesta.

Puede utilizarse como instrumento de medición en muy diversas circunstancias .Puede servir para determinar la aceptación de un grupo respecto a su líder, analizar conflictos dentro, relaciones entre pares, etc. Existen dos tipos diferentes de observación; participante o no participante. En la primera, el observador interactúa con los sujetos observados y en la segunda no ocurre esta interacción.

La observación directa es una técnica que consiste en observar atentamente el fenómeno tomar información y registrarla para su posterior análisis.

La observación es un elemento fundamental de todo proceso investigativo; en ella se apoya el investigador para obtener el mayor número de datos.

Existen dos clases de observación: la Observación no científica y la observación científica. La diferencia básica entre una y otra está en la intencionalidad: observar científicamente significa observar con un objetivo claro, definido y preciso: el investigador sabe qué es lo que desea observar y para qué

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