Antes de la acentuación de los particulares que encarnan el título del presente escrito

Antes de la acentuación de los particulares que encarnan el título del presente escrito, siempre es recomendable hacer uso de los conceptos básicos, todo en aras de comprender mejor la siguiente investigación.

En este orden es preciso abordar de manera resumida como se tramitaban los documentos públicos antes de entrar en vigencia la convención de la haya de 1961, dicho trámite es considerado (se dice es considerado porque aún se utiliza) como un método tradicional para autenticar una serie de documentos públicos que puedan considerarse validos en el extranjero ,tal método es considerado como “legalización” y el mismo se refiere a un determinado proceso de certificación en el cual están involucrados funcionarios públicos del país donde el documento fue emitido, así mismo como a la embajada o el consulado del país donde surtirá efectos, todo este proceso hace que el tramite sea mucho más lento y severamente complicado.

En vista de todas la complicaciones que puede acarrear dicho proceso, nace la conferencia de la haya de derecho internacional privado el cual elaboro el “convenio de la haya  del 5 de octubre de 1961, suprimiendo la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros” lo que hoy conocemos como “convenio sobre apostilla” entendiendo este como una certificación impuesta por mandato de la convención con el fin de dar validez y que surtan efectos en el extranjero. Así mismo una apostilla es un sello especial que estampa una autoridad para certificar o en su defecto dar fe de que dicho documento público es una copia verdadera de un original, cuyo interés principal es que pueda ser utilizado en el extranjero.

Las apostillas deben ser, únicas y exclusivamente acreditadas para documentos que sean emitidos en un país parte del convenio sobre apostilla y por consiguiente tales documentos deben ser utilizados en otro país parte del convenio. En caso contrario de que un documento público fue emitido o será utilizado en un país en el cual no se aplica el convenio deberá proceder a utilizar el método tradicional de “legalización”

De igual manera dichas apostillas son expedidas para documentos públicos de naturaleza administrativas, como actas de matrimonio, de nacimiento, cartas de soltería; documentos provenientes de una autoridad o un funcionario vinculado a una corte, tribunal o comisión; constancia de registros comerciales y otros registros; patentes; actas y certificaciones notariales de firmas; colegios, universidades y otros diplomas académicos expedidos por instituciones públicas, al momento de apostillar un documento acreditado por los organismos nacionales pasa a ser legal en los 110 países adheridos a la convención. Dentro de los países que forman parte del convenio se encuentra estados unidos, España, Australia, Italia, Portugal, Francia, Alemania, reino unido, México, argentina, Colombia y Venezuela, aunque países como Perú y Canadá forman parte del consejo de la haya no firmaron el acuerdo de supresión de legalización de documentos por lo cual en estos países la apostilla de la haya no tiene validez.

Siguiendo el mismo orden de ideas  nos preguntamos ¿Que debe contener una apostilla?

La apostilla debe contener los siguientes datos:

• Nombre del país del que procede el documento
• Nombre de la persona que firma el documento
• Capacidad con la que ha actuado la persona que firma el documento
• Nombre de la autoridad que ha impuesto el sello, en caso de documentos sin firma
• Lugar de certificación
• Fecha de certificación
• Autoridad que emite el certificado
• Numero de certificado
• Sello de la  autoridad que emite el certificado
• Firma de la autoridad que emite el certificado

 Por lo general el organismo encargado de otorgar la apostilla es el ministerio de asuntos exteriores de cada país aunque también puede estar autorizado el ministerio de justicia como en el caso de España.

Venezuela forma parte de los países adheridos a la convención, la apostilla de documentos públicos debe realizarse ante los siguientes organismos públicos competentes y estos son;

• El Ministerio del Poder Popular para la Educación
• El Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria
• El SAREN (Servicio Autónomo de Registros y Notarías)
• El Ministerio del Poder Popular para Relaciones Interiores Justicia y Paz
• El Ministerio del Poder Popular para Asuntos Exteriores

Sin embargo es muy importante que antes de acceder a los mencionados organismos los documentos se deberán certificar primero en el registro principal de la jurisdicción del solicitante.

Los documentos públicos que pueden ser certificados son los siguientes:

• Si se trata de un título universitario, notas, pensum y programas deben contener la firma y el sello del rector de la universidad, igualmente sellados y firmados por el director de la carrera.
• En lo que respecta al acta de nacimiento, acta de matrimonio y carta de soltería deben estar certificados por el registro principal
• En el caso del título de bachiller y notas de bachillerato si te graduaste antes del 2010 debes pasar por la zona educativa antes de legalizar en el ministerio de educación
• Y por último en cuanto a los antecedentes penales más adelante se explicara con detalle este trámite.

Al realizar cualquiera de estos trámites y una vez que se hayan presentado y certificado los o el documento en el registro principal debes crear una cuenta en la página del ministerio de relaciones exteriores en la sección servicios apartado legalización y apostilla, donde deberás ingresar los datos solicitados por el portal web para confirmar el día de tu cita y los documentos que deseas tramitar. Después del registro se debe ingresar o hacer mención sobre los documentos que se van a apostillar, hay que seleccionar si tendrán un solo sello (a un país en específico) o doble sello (multidestino), si es un solo sello cuesta 0,4 U.T, y si es doble sello  el precio será de 0,8 U.T, se selecciona el día de la cita y la hora que deseas asistir. Anteriormente la persona interesada se tenía que trasladar a caracas para realizar la legalización pero el ministerio de relaciones exteriores activo un sistema para que en cada capital del estado se pudiera agilizar este tipo de trámite sin necesidad de tener que trasladarse hacia la capital del país.

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