Auditoria

AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS POR ÁREAS:

Toda organización ya sea comercial, industrial o de servicios contiene todas o algunas de las siguientes áreas operacionales ó áreas funcionales.

1. Compras.

2. Producción.

3. Ventas.

4. Personal.

5. Finanzas.

MODELOS DE CEDULAS

La cedulas: se utilizan para obtener la información requerida de acuerdo con el propósito de la auditoria.

Para realizar un trabajo de auditoria, ya sea como empleado del departamento de auditoria interna o como contador publico, el auditor necesitará examinar los libros y los documentos que amparen las operaciones registradas y deberá, además conservar constancia de la extensión en que se practicó ese examen, formulando al efecto, extractos de las actas de las asambleas de accionistas, del consejo de administración, de los contratos celebrados, etc. así como análisis del contenido de sus libros de contabilidad, de los procedimientos de registro, etc. Estos extractos, análisis, notas y demás constancias constituyen lo que se conoce como cédulas, y su conjunto debidamente clasificado y ordenado los papeles de trabajo.

Se puede decir que las Cedulas de Auditoria: Es el documento o papel que consigna el trabajo realizado por el auditor sobre una cuenta, rubro, área u operación sujeto a su examen.

CLASIFICACIÓN

Las cédulas de auditoria se pueden considerar de dos tipos:

• Tradicionales.

• Eventuales.

Las tradicionales, también denominadas básicas, son aquellas cuya nomenclatura es estándar y su uso es muy común y ampliamente conocido; dentro de estas se encuentran las:

• Cedulas sumarias.- Que son resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos y/o cifras homogéneas de una cuenta, rubro, área u operación.

• Cedulas analíticas.- En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman una cédula sumaria.

Las cedulas eventuales, no obedecen a ningún tipo de patrón estándar de nomenclatura y los nombres son asignados a criterio del auditor y pueden ser cédulas de observaciones, programa de trabajo, cedulas de asientos de ajuste, cedulas de reclasificaciones, confirmaciones, cartas de salvaguarda, cédulas de recomendaciones, control de tiempos de la auditoria, asuntos pendientes, entre muchos más tipos de cedulas que pudieran presentarse.

Están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques y columnas que faciliten la agrupación y división de su contenido para su revisión y análisis de la información.

CUESTIONARIO SOBRE LA ORGANIZACION

Se emplea para obtener la información deseada en forma homogénea. Están constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciales y separadas por capitulo o temáticas especifica. La calidad de la información que obtenga, dependerá de su estructura y forma de presentación.

Cuestionario sobre La Organización

Unidad Administrativa

Auditor ____ Fecha de inicio _____Fecha de terminación

Revisado por: ________

DIVISIÓN DEL TRABAJO

1. ¿Cómo se realiza la separación y delimitación de las actividades?

2. ¿El trabajo da lugar a una especialización y perfeccionamiento?

3. ¿Las actividades de cada puesto están claramente especificadas y relacionadas?

4. ¿Se forma la organización de acuerdo con los objetivos?

5. ¿Se calculo el número de subordinados para cada área? ¿Cómo?

JERARQUIZACIÓN

6. ¿Existe una línea definida de autoridad y responsabilidad desde la dirección hasta el último de los subordinados? ¿Cómo?

7. ¿Existen más de tres niveles en la estructura orgánica establecida? ¿Se justifican?

8. ¿Existe delegación adecuada, en el grado y con las medidas necesarias para su eficaz cumplimiento?

9. ¿Responde y obedece cada subordinado ante un solo superior?

10. ¿Los jefes al tratar con los subordinados respetan las líneas de autoridad establecidas?

DEPARTAMENTALIZACIÓN

11. ¿Se sigue un proceso para efectuar la departamentalización? Detállelo.

12. ¿Cómo se lleva a cabo la fijación de autoridad—responsabilidad y obligaciones? Detállelo.

13. ¿Se han explicado claramente las relaciones del departamento con los demás departamentos? ¿Cómo?

14. ¿Qué tipo de departamentalización se ha llevado a cabo en la unidad y con base en qué se ha hecho? Explíquelo.

15. ¿Alcanza la organización sus fines con el máximo de eficiencia y el mínimo de esfuerzo? ¿Cómo?

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

16. ¿Las actividades básicas de la empresa se dividen y agrupan de una manera orgánica, constituyendo funciones?

17. ¿Cada función básica se realiza en una sola sección o departamento de la empresa?

18. ¿La función principal controla las subfunciones auxiliares?

19. ¿Se utilizan cuadros de distribución del trabajo paro revisar las actividades del personal?, ¿desde cuándo se ocupan?

20. ¿Se cuenta con un manual de organización, que especifique claramente la estructura funcional?, ¿está actualizado?

COORDINACIÓN DEL TRABAJO

21. ¿Hay reuniones interdepartamentales, de personal ejecutivo? ¿Con qué periodicidad?

22. ¿Hay algún jefe que tenga más de 12 personas que dependan de él? y ¿alguno con menos de tres gentes que dependan de él?

23. ¿Son efectivas las formas actuales de comunicación interdepartamental? ¿Por qué?

24. ¿Son esenciales todos los departamentos y/o secciones? ¿Es importante su labor?

25. ¿se centraliza la información?

HOJA DE ANÁLISIS SOBRE LA GERENCIA

Definición:

“Son hojas en las que se recopilan datos, comentarios, notas y evaluaciones a la revisión de la empresa“, para demostrar que el auditor ha efectuado una revisión en la empresa para su evaluación e informe final.

Partes Componentes de las Hojas de Análisis

* Encabezado: primero se pone el nombre de la empresa a examinar, una descripción del contenido, periodo que cubrirá el examen y el nombre o iniciales del auditor administrativo.

* Contenido: al planear una Auditoria se deberá poner cuidado a los métodos que se emplean, no se deberá anotar lo que no tenga importancia, en ocasiones se necesitara copiar lo que aparece en los instructivos o anexar una fotocopia.

Las Hojas de Análisis de la empresa que no sea necesario retener, deberán ser devueltas al terminar se la auditoria.

El auditor supervisor

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