Benchmarking

Benchmarking.

Según Suarez Arias y Fernández definen el benchmarking como:

“El Benchmarking es un proceso de evaluación continuo y sistemático; un proceso mediante el cual se analiza y comparan los procesos empresariales de una organización frente a los procesos de compañías líderes en cualquier parte del mundo, a fin de obtener información que pueda ayudar a mejorar su labor”.

El Benchmarking está orientado hacia el exterior de las organizaciones, examinando lo que están haciendo los competidores en la industria y también quienes tienen un excelente desempeño fuera de dicha industria, en pocas palabras, es una técnica o herramienta de gestión que consiste en tomar como referencia aspectos de nuestra competencia, y adaptarlos a nuestro negocio o empresa.

Tipos de Benchmarking.

Benchmarking Interno:

Este tipo de Benchmarking es para las grandes organizaciones con múltiples divisiones de departamentos o internacionales, en las cuales hay funciones similares en distintas unidades de operación. El Benchmarking se basa en estas operaciones internas de la organización para compararlas y así encontrar las diferencias existentes. Debe contarse con facilidad con datos e información y no existir problemas de confidencialidad. Los datos y la información pueden ser tan amplios y completos como se desee. Este primer paso en las investigaciones de Benchmarking es una base excelente no sólo para descubrir diferencias de interés sino también centrar la atención en los temas críticos a que se enfrentará o que sean de interés para comprender las prácticas provenientes de investigaciones externas.

Esta modalidad de Benchmarking favorece la consolidación de la identidad corporativa, así como también genera mayor cohesión entre los miembros de la compañía y evita los problemas de comunicación que se presentan día a día en las organizaciones. Este análisis puede servir para definir el alcance de un estudio externo.

Benchmarking Competitivo:

Los competidores directos de productos son contra quienes resulta más obvio llevar a cabo el Benchmarking. Ellos cumplirían, o deberían hacerlo, con todas las pruebas de comparabilidad. Cualquier investigación de Benchmarking debe mostrar cuales son las ventajas y desventajas comparativas entre los competidores directos. Uno de los aspectos más importantes dentro de este tipo de investigación a considerar es el hecho que puede ser realmente difícil obtener información sobre las operaciones de los competidores. Quizá sea imposible obtener información debido a que está patentada y es la base de la ventaja competitiva de la empresa.

La información recopilada en esta modalidad es muy valiosa porque las prácticas de la competencia afectan las percepciones de los clientes, los proveedores, accionistas, clientes potenciales y observadores industriales, todos los cuales producen efectos sobre el eventual éxito del negocio. Esta es una de las modalidades más problemáticas sobre todo en aquellos sectores en los cuales la competencia se equipara a enemigo y no hay conformación de gremio.

Para la consolidación de socios de Benchmarking Competitivo es necesario tener una serie de habilidades de negociación y a su vez una gran confianza para compartir información con la competencia. El benchmarking Competitivo es muy problemático sobre todo para las compañías que manejan viejos paradigmas de negociación.

Benchmarking Funcional o Genérico:

No es necesario concentrarse en los competidores directos de productos. Existe una gran posibilidad de identificar competidores funcionales o líderes de la industria para utilizarlos en el Benchmarking, incluso si se encuentran en industrias diferentes. Este tipo de Benchmarking ha demostrado ser productivo, ya que fomenta en interés por la investigación y los datos compartidos, debido a que no existe el problema de la confidencialidad de la información entre las empresas que son diferentes, sino que también existe un interés natural para comprender las prácticas en otro lugar.

Esto quiere decir que quizás la comparación no necesariamente es contra tu competidor principal, sino acoplar el proceso a que las medidas que se obtengan sean las más adecuadas para el mejoramiento de la organización. Muchas compañías afirman que la capacidad de tener la mente abierta y desarrollar habilidades para escuchar y observar se incrementa y se perfecciona conforme la gente tiene más experiencia en el proceso de Benchmarking.

El objetivo del Benchmarking Funcional o Genérico es identificar las mejores prácticas de cualquier tipo de organización que se haya ganado una reputación de excelencia en el área o práctica de negocio específica que se esté sometiendo a revisión.

Pasos del Benchmarking.

a. Identificar los procesos que necesiten mejorarse: La primera etapa del proceso es identificar a los clientes para la información del benchmarking y sus necesidades, y definir los asuntos específicos a los cuales se les va a hacer en benchmarking. Definido esto, se procede a identificar y a asegurar los recursos necesarios (por ejemplo, tiempo, presupuesto, personal) para llevar a cabo una exitosa investigación.

b. Formar un equipo de Benchmarking: Aunque el benchmarking puede ser conducido por individuos, la mayor parte de los esfuerzos son actividades en equipo. El proceso de escoger, orientar y dirigir un equipo es la segunda etapa importante del proceso de benchmarking, Los papeles y las responsabilidades específicas se les asignan a los miembros del equipo. Se introducen herramientas de manejo de proyectos para garantizar que las tareas sean claras para todas las personas involucradas y para que las etapas claves del proyecto sean identificadas.

c. Identificar a los socios del Benchmarking: La tercera etapa del proceso es identificar fuentes de información que se utilizarán para recopilar la información de. Estas fuentes son empleados de organizaciones en que se practica el Benchmarking, asesores, analistas, fuentes gubernamentales, literatura de negocios y comercio, informes industriales y bases de datos computadorizadas, entre otras. También se incluye en esta etapa el proceso de identificación de las mejores prácticas industriales y organizacionales.

d. Recopilar y analizar la información: Durante esta etapa del proceso, se seleccionan los métodos específicos de recopilación de información. Es importante que los responsables de esta actividad sean expertos en estos métodos. Se contactan los socios del Benchmarking, y se recopila la información de acuerdo con el protocolo

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