Boletin 6020

CICLO DE COMPRAS

Introducción

Debido a que en casi todas las empresas las funciones relacionadas con la nómina son distintas de las funciones de compra; se ha considerado conveniente mostrar separadamente dichas funciones en dos guías, para facilitar la revisión del control interno del ciclo de egresos.

El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para:

• La adquisición de bienes, mercancías y servicios.

• El pago de las adquisiciones anteriores.

• Clasificar, resumir e informar lo que se adquiere y lo que se paga.

El ciclo de compras contiene la adquisición y el pago de:

• Inventarios.

• Activos fijos.

• Servicios Externos.

• Suministros o abastecimientos.

En este ciclo se clasifica la adquisición de los recursos antes mencionados entre diversas cuentas de activo y de resultados. En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los recursos y el pago de los mismos, deben considerarse también como parte de este ciclo las cuentas por pagar y los pasivos acumulados derivados de la adquisición de dichos recursos.

Las funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., del ciclo de compras que se describen más adelante, son aquellas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan solo como una guía general que oriente al auditor cuándo lleve la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes etc., se deberán efectuar para cada caso en particular.

Funciones Típicas

• Las funciones típicas de compras podrían ser:

• Selección de proveedores.

• Preparación de solicitudes de compras.

• Función específica de compras.

• Recepción de mercancías y suministros.

• Control de calidad de las mercancías y servicios adquiridos.

• Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados.

• Desembolsos de efectivo.

Asientos contables comunes

Dentro del ciclo de compras podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes:

• Compras.

• Desembolsos de efectivo.

• Pagos anticipados.

• Acumulaciones de pasivos.

• Ajustes de compras.

Formas y documentos importantes.

Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de compras podrían ser:

Requisiciones de compras.

Ordenes de compra y contratos.

Documentos de recepción de mercancías.

Facturas de proveedores.

Notas de cargo y de crédito.

Solicitudes de cheques.

Recibos de servicios.

Póliza de cheque

Bases usuales de datos

Las bases usuales de datos, están representadas por archivos, catálogos, listas auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se le da, se pueden clasificar como sigue:

a. Bases de referencias. Representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones.

b. Bases dinámicas. Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal sé esta modificado constantemente.

Las bases usuales de datos para compras podrían ser las siguientes:

• Archivos de proveedores conteniendo, nombre, dirección, productos que ofrece, premios etc.

• Archivos de cuentas por pagar que contenga las cuentas pendientes de pago (auxiliares) e historial de pagos efectuados.

• Los pedidos a proveedores pendientes de surtir.

Enlace con otros ciclos

Podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:

• Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería.

• Recepción de bienes, mercancías y servicios que se enlazan con el ciclo de producción.

• Resumen de actividad (pólizas de registro contable) que se enlazan con el ciclo de informe financiero.

Objetivos

Para

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