CEDULA DE CONTROL INTERNO FONDO DE CAJA CHICA

OBSERVACIÓN

SUGERENCIA

1. Nombre del encargado de fondo de caja chica

F. Ramos

1. Puesto que ocupa en la compañía

cajero

1. Los vales y recibos que proporciona el cajero no cuentan con numeración.

Implementar la numeración en los block de vales para un mejor manejo de ellos y mejorar la administración de la compañía.

1. Se encuentran vales con antigüedad de un mes.

Se pide pasar los vales al departamento de nómina para efectúen el descuento y se tenga un mejor manejo administrativo.

1. Se encuentran vales firmados por el cajero cuando, este no está autorizado.

Se pide reporta con el gerente para que se tome medidas sobre estos sucesos.

1. No se realizan arqueos al fondo de caja chica.

Realizar arqueos al fondo de caja chica de manera sorpresiva para tener la seguridad de que están funcionando de manera adecuada para el uso que esta fue creada.

OBSERVACIÓN

SUGERENCIA

1. Nombre del encargado de fondo de caja chica

F.Ramos

1. Puesto que ocupa en la compañía

cajero

1. Se acostumbra  a firmar cheques en blanco para hacer pagos en caso de ausencia del contador o gerente.

Se puede implementar la realización de un fondo de caja para estas ocasiones, ya que la firma de cheques en blanco se puede prestar para la realización de actos ilícitos.

1. No se cancelan los documentos que cubren desembolsos con un sello fechador que se lea como “pagado”

Cancelar documentos con un sello fechador para evitar que puedan ser utilizados como objeto de algún fraude para cubrir desembolsos.

1. La correspondencia es abierta por la secretaria del gerente.

La correspondencia de la compañía es la única que debe leer la secretaria.

OBSERVACIÓN

SUGERENCIA

1. Las listas de rayas son formuladas por el ayudante del contador pero el efectivo es distribuido por una persona distinta que es el cajero.

El cajero no debe distribuir el efectivo de las listas de raya ya que no es su trabajo, esa actividad es del ayudante del contador, una vez que el mismo contador lo haya verificado.

1. No deben existir sueldos que no hayan sido reclamados ya que por eso se revisan las listas de rayas.

Revisar minuciosamente las listas de rayas y el empleado existente dentro de la entidad, ya que puede caber la posibilidad que sea un sobrante y no un sueldo no reclamado.

1. Los sueldos no reclamados se quedan con el cajero durante 15 días y si no fueron reclamados se depositan al banco.

Los sueldos no reclamados deben ser depositados al banco inmediatamente.

1. No existe ningún procedimiento posterior para impedir que los totales de las listas de rayas sean alterados.

Se debe de tener un control en donde se asegure que se ha pagado correctamente y manejar con seguridad las listas de raya para prevenir alteraciones en lo totales de las mismas.

OBSERVACIÓN

SUGERENCIA

1. No se tiene un control de las cuentas incobrables.

Se debe establecer un límite en los créditos para los clientes, para evitar cuentas incobrables.

1. Los clientes no están informados acerca del monto máximo en que se les puede otorgar el crédito.

 Informar en la cuenta de los clientes del límite de sus créditos para un mejor manejo administrativo.

1. Las listas de los clientes se realizan periódicamente.

Las listas de clientes deben realizarse consecutivamente no extendido demasiado tiempo. Realizar cada mes para ver la morosidad de los clientes.

1. No se acostumbra comunicarse con los clientes para verificar los saldos que aparecen en los libros.

Se les sugiere que se comuniquen con los clientes para verificar ambos saldos y descartar cualquier tipo de error.

OBSERVACIÓN

SUGERENCIA

1. No hay un responsable que guarde los documentos por cobrar.

 De haber una persona encargada de resguardar los documentos por cobrar en su caso sería el contador o el ayudante del mismo.

1. No se lleva un registro de los documentos por cobrar.

Debe establecerse un registro de los documentos.

1. No se preparan ´periódicamente las listas de los documentos por cobrar ni se clasifican de acuerdo a su fecha de vencimiento.

Realizar periódicamente las listas de los documentos por cobrar, así mismo clasificarlas de acuerdo a su fecha de vencimiento para tener la certeza de que se están liquidando a tiempo.

1. No se acostumbra a recibir pagos por parcialidades a cuentas de los documentos por cobrar.

El recibir pagos por parcialidades acelera el pronto pago de los documentos por cobrar.