REGLAMENTO INTERNO DE CAJA CHICA

REGLAMENTO  INTERNO  DE  CAJA  CHICA

El presente reglamento tiene por objeto establecer normas y directrices, para regir la caja chica, que se crea en esta institución para poder ejercer el control de los procesos que se realizan.

DEL FONDO

• Se crea un fondo de caja chica para cubrir  pagos menores que se generan en los Planteles y requieren ser cancelados en efectivo.

• La forma de operar el FONDO DE CAJA CHICA, debe cumplir con las siguientes estipulaciones:

• Se estableció el fondo de caja chica por un monto de bolívares CUATROCIENTOS MIL fijos. (Bs. 400.000,00) este monto se determinó en base a los requerimientos y necesidades de los Planteles.  

• Para guardar el efectivo se debe disponer de una caja de metal con cerradura y llave. Una llave estará en poder del Director, la cual solo será empleada en caso de emergencia. La responsabilidad del uso de la llave de la caja chica no podrá ser delegada a ninguna otra persona. Esta caja se encontrará ubicada en la oficina del Custodio.

• Mediante este fondo no se permitirá cambio de cheques personales a ningún empleado u otra persona, natural o jurídica. Tampoco se harán préstamos (vales) por ningún concepto.

• Para aumentar o disminuir el monto de dicho fondo, el custodio deberá dirigir un memorando interno al Director, exponiendo los motivos para dicho aumento o disminución, el cual será respondido por el Director mediante la misma vía. En caso de aceptar la disminución o aumento del fondo, dicho memorando expresará el nuevo fondo y la fecha a partir de la cual entrará en vigencia.

• Esta prohibido cancelar por caja chica los siguientes gastos:

a) Gastos de personal (sueldos, suplencias, aportes patronales)

b) Gastos de viáticos y pasajes, como son: alojamiento, comida, pasaje

    aéreo o terrestre) se podrán aceptar gastos menores de transporte.

c) Honorarios Profesionales

d) Reparaciones mayores.

e) Adquisición de Mobiliario y Equipo.

• Es responsabilidad de Director realizar el arqueo de la caja chica por lo menos una vez al mes. El mismo será realizado sin previo aviso y en presencia del  Custodio y un testigo. Bajo ninguna circunstancia podrá hacerse arqueo de caja chica sin la presencia del Custodio. Después de realizado el arqueo, se procederá a llenar el formato respectivo (anexo al presente normativo) el cual será firmado por el Director, Testigo y el Custodio en conformidad.  

• Sólo  se  afectará  la “Cuenta  Caja  Chica” en la estructura contable:

1. Cuando se constituye el fondo
2. Cuando se modifica el monto (aumenta o disminuye)
3. Cuando se cierra el fondo.

• El registro por gasto de caja chica debe llevarse en un libro de tres (3) columnas donde se anote el DEBE, HABER y SALDO, o en su defecto una relación diseñada en una hoja de cálculo la cual debe ser archivada en una carpeta destinada para tal fin.

DEL CUSTODIO

• Se nombra como custodio del Fondo de caja chica al Sr. (a) Olimary Muñoz el cual será responsable del mismo y quien velará por su adecuado uso.

• La persona encargada de la recepción, custodia y manejo de la caja chica, responde por los errores que provengan de negligencia o falta de cumplimiento de las reglas establecidas. El mal manejo de la caja chica será motivo de amonestación escrita para el Custodio. Igualmente, el mismo será

responsable de los faltantes existentes en la caja chica y deberá, en caso de presentarse, reponer la cantidad faltante.

DE LAS REPOSICIONES

• Se realizarán durante el mes un máximo de dos (02) reposiciones, dichas reposiciones serán por el total de la cantidad gastada hasta ese momento, de tal manera que la sumatoria del mismo con el remanente del fondo sea igual a Bs. 400.000,00.

• No se debe esperar que el fondo mensual establecido se agote para hacer la reposición.

• La reposición se hará una vez gastado el 80% del fondo y se procederá a sumar todas las facturas pagadas y conformadas y se elaborará un cheque por el monto de la  sumatoria de las facturas. Este cheque se emitirá a nombre del CUSTODIO DEL FONDO.

DE LAS FACTURAS Y PAGOS

• Cada vez que se cancele una factura del fondo, ésta debe ser por un monto igual o menor de Bs. 40.000,00 montos superiores a éste serán realizados con cheques.

• No se aceptan facturas con tachones ni enmiendas. Igualmente dichas facturas deberán contener el membrete del proveedor o en su defecto el sello con la denominación del mismo. Debido a la característica de algunos gastos de caja chica (gastos muy pequeños), se aceptarán facturas que no contengan el Rif. del negocio donde se realizó el gasto. Cada factura una vez pagada debe llevar el sello de CANCELADA.

• En caso de hacer un pago en el cual no es posible recibir una factura, debe elaborarse un recibo donde se indique con claridad el detalle del motivo del gasto y a quien se le cancela.

• Las estipulaciones antes detalladas son de obligatoria ejecución por el Custodio del Fondo, el cual, en conformidad, firma la presente, que se ha elaborado en original y copia

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