CONTROL INTERNO AREA: CAJA - BANCOS

CONTROL INTERNO

AREA: CAJA  - BANCOS

Objetivos:

1. El mismo exista.
2. Sea de propiedad de la empresa.
3. No de hayan producido omisiones.
4. Estén evaluados y expresados conforme a los PCGA.
5. Dichos PCGA hayan sido uniformemente aplicados.
6. Los importes o valores en los Estados Financieros surjan de registros llevados de conformidad con las técnicas y disposiciones legales vigentes.

NORMAS ESPECIFICAS RELATIVOS AL AREA CAJA Y BANCOS.

1. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.

• Separar el sector de caja de cualquier otro sector.
• Definir líneas de responsabilidad y líneas de autoridad.
• En lo posible, expresar por escrito esta asignación.
• Dar vacaciones legales a los cajeros (1 vez por año).
• En tal caso rotar al personal.

1. MANEJO DE FONDOS.

• Definir políticas de descuento (Otorgamiento y Aprovechamiento).
• Definir políticas de montos máximos y mínimos de caja a mantener.
• Definir políticas de centralización o descentralización de fondos del Banco.
• Expresar las políticas antes descritas por escrito.

1. FONDO DE CAJA.

• Establecer medidas adecuadas de seguridad y protección sobre el ámbito físico en que se encuentran los fondos.
• Establecer  responsables de la custodia sobre:  Las cobranzas a depositar, Fodos Fijos, o cualquier otro fondo.
• Desvincular  a los responsables de custodia  de; los registros contables, aprobación o deducción de las cuentas por cobrar, de la custodia de los valores de la empresa, recepción de correspondencia, y la preparación de estados de clientes.

1. COBRANZAS.

• Establecer normas para el trámite administrativo de la cobranzas.
• Expresar estas normas por escrito.
• Solicitar que el pago de clientes sea realizado con cheques NO “ A LA ORDEN”.
• Preparar reportes de cheques recibidos por correspondencia (Indicar persona responsable de este trabajo).
• Si se entregan valores recibidos por correspondencia al cajero, dejar constancia escrita.
• Preparar formularios (numerados, copia química, especificaciones detalladas) específicos de cobranza para su correcto ingreso a caja.
• Si se utilizan cajas registradoras; mantener bajo medidas de seguridad las llaves de la caja, y que una persona sea la encargada de emitir los resúmenes de recaudación.
• Control diario del correlativo de formularios de caja-cobranzas.
• Identificar en las boletas de depósito detalles que permitan identificar valores depositados.
• Controlar la correlatividad numérica de los depósitos y el timbre del Banco.
• Si se realizan cobranzas en lugares alejados de las oficinas centrales, emplear el mismo sistema de cobranzas y recaudación.
• Controlar todos los formularios en blanco (Talonarios) entrega y devolución.
• Comprobar boletas de recibo con depósitos.

1. PAGOS CON CHEQUES.

• Establecer normas claras y precisas para el trámite administrativo de los pagos con cheques.
• Expresar tales normas por escrito.
• Separar las funciones de:  Preparación de pago,  firma del cheque (2 firmas), entrega o remesa a los acreedores, emisión del comprobante contable, (pago depósito cta.cte.)
• Avisar a bancos firmas autorizadas para los efectos de devoluciones de cheques.
• Revisar firmantes de cheques la orden de pago (autorización) y los comprobantes que lo respaldan.
• Remitir cheques al cajero para entregarlos a los acreedores.
• Crear un formulario para tal efecto.
• Cheques nulos, no deben ser eliminados, se debe crear un registro indicando el motivo de la anulación y la serie del talón.
• NUNCA EMITIR CHEQUES EN BLANCO.
• Talonarios de cheques: controlar el correlativo y los talonarios, No eliminar, Talones custodiados por funcionarios de jerarquía (hoja de reposición).

1. DESEMBOLSOS DE EFECTIVO.

• Establecer normas claras y precisas para el trámite administrativo de desembolsos en efectivo.
• Establecerlas por escrito.
• FONDO FIJO:
• Indicar responsables.
• Montos razonables.
• Rendición y formularios acordes (Monto, fecha, No.doctos., firmas).
• Apoyar con cintas. (máquinas sumadoras).
• Documentación de respaldo.
• Autorizar su reembolso en el formulario.
• Monto de reembolso no debe ser superior a montos asignados.
• Firmas en documentos responsables.
• Establecer la peridiocidad de  reembolso.
• Cheque de reembolso debe ser emitido nominativo a nombre del responsable.
• No pagar por fondo fijo anticipos de sueldo.

1. CANJES DE CHEQUES.

• No emitir el canje de cheques de terceros en la caja.

1. DEBITOS BANCARIOS.

• A través de una persona responsable que recepcione  e identifique notas  de débito para su revisión y contabilización.

1. PROCEDIMIENTOS Y REGISTROS CONTABLES.

• Establecer normas claras y precisas con respecto a los procedimientos contables a seguir con movimientos de fondo.
• Establecerlas por escrito.
• Mantener registros  de control adecuados al manejo de la posición financiera de la empresa sobre;  el ingreso y egreso de efectivo en cada una de las cuentas bancarias.
• Establecer mecanismos adecuados para obtener en forma directa documentación sustentatoria sobre; los recibos y notas de venta al contado de quien los emite, órdenes de pago y rendiciones de fondos  quien  autoriza su pago, notas de débito del banco, cheques devueltos por el banco.
• Comprobar la correlatividad de; recibos, notas de venta al contado, cheques.
• Mantener registros al día.
• Conciliar cuentas bancarias (un empleados distinto a: movimientos de fondos, registros de caja y bancos).
• Indicar peridiocidad de las conciliaciones.
• Al realizar el trabajo de conciliación se deben comparar  los movimientos entre registros contables y estados de cuenta, investigación de las partidas que quedan pendientes, comprobación de la cancelación de partidas pendientes entre conciliaciones anteriores.
• Deben ser revisadas por funcionarios responsables.

CONTROL INTERNO

AREA: CUENTAS POR COBRAR

Objetivos:

1. Que los Créditos existan, es decir que provengan de operaciones auténticas y correspondan a importes no cobrados a la fecha..
2. Los mismos sean cuentas por cobrar de la empresa.
3. No se omitan saldos ni operación alguna.
4. La valuación de créditos, registros de ventas, presentación de saldos y demás anotaciones contables estén conforme  a los PCGA..

NORMAS ESPECIFICAS RELATIVOS AL AREA CUENTAS POR COBRAR.

1. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.

• Definir líneas de autoridad y responsabilidad relativas a las funciones del área de ventas en particular:
• Gerencia de Ventas.
• Operaciones de Venta.
• Servicios al Cliente.
• Promoción.
• Investigación de Mercado.

• Establecer tales líneas de autoridad y responsabilidad por escrito.
• Separar las funciones de:
• Ventas.
• Otorgamiento de créditos.
• Facturación.
• Custodia de los documentos por cobrar.
• Cobranzas.
• Contabilidad.

1. POLITICAS DE LA EMPRESA.

• Definir Políticas  en materia de condiciones de venta.
• Establecer estas políticas por escrito.

1. OPERACIONES DE VENTA.

• Emplear formularios de pedidos de venta.
• Numerar dichos formularios.
• Controlar la correlatividad de dichos formularios.
• Establecer instancias de aprobación de las ventas.
• En lo posible establecer presupuestos de venta, en tal caso comparar cifras presupuestadas e investigar desviaciones.

1. OTORGAMIENTO DE CREDITOS.

• Establecer normas adecuadas para el otorgamiento de créditos.
• Establecer por escrito tales normas.
• Estudiar los antecedentes de los clientes en cada caso.
• El otorgamiento de créditos debe estar debidamente autorizado.
• Dejar constancia escrita de la autorización del crédito.

1. DESPACHO Y EXPEDICION.

• Separar de recepción el sector de despacho de mercaderías.
• Realizar todo despacho en base a órdenes debidamente aprobadas por venta o crédito.
• Remitir a despachos las ventas con formularios pre-numerados.
• Obtener constancia escrita del despacho y recepción de las mercaderías.

1. DEVOLUCIONES.

• Preparar informes de recepción de mercaderías devueltas.
• Controlar cantidades recibidas como devueltas.
• Investigar razones de devolución.
• Establecer una instancia de autorización de las devoluciones.

1. FACTURACION.

• El departamento o sección de facturación debe recibir copias de las notas debidamente autorizadas.
• Verificar autorizaciones antes de preparar facturas.
• Controlar la correlatividad numérica de las notas de pedido.
• Establecer una instancia de revisión y aprobación de las facturas en cuanto a; precio, correlatividad y cálculo de cada factura, y que esta persona sea distinta a quien las preparó.

1. PROCEDIMIENTOS DE VENTA.

• Separar las funciones de venta, despacho y cobranzas.
• Mantener un adecuado control sobre los talonarios de venta en blanco.
• Impedir el acceso de vendedores a los registros de existencias.
• Establecer controles adecuados sobre el ingreso de mercaderías al local de ventas.
• Mantener un adecuado control sobre los valores por uso de tarjetas de crédito.

1. CUENTAS POR COBRAR.

• Preparar análisis periódicos de:  ANTIGÜEDAD DE SALDOS  POR DEUDORES, CUENTAS VENCIDAS, EXCESO DE LIMITES DE CREDITO, SALDOS ACREEDORES.
• Investigar causas de saldos acreedores.
• Accionar instancias de cobranzas para saldos deudores.
• Mantener en conocimiento las vías legales apropiadas para el cobro de cuentas morosas.
• Ejercer acciones prejudiciales  y judiciales en caso de ser necesario.
• Enviar resúmenes de cuenta a los clientes.
• Establecer instancias de cobranza debidamente preparadas con resúmenes actualizados.
• Si existen discrepancias, éstas deben ser investigadas por personas ajenas a cobranza.

1. DOCUMENTOS POR COBRAR.

• Toda aceptación de documentos debe ser acorde a las condiciones de venta y previamente autorizada.
• Emplear formularios previamente numerados para el ingreso de documentos.
• Dejar constancia escrita de la recepción de documentos para el custodio.
• Practicar arqueos periódicos a los documentos  por cobrar.
• Dejar constancia escrita de este arqueo.
• Este arqueo debe estar practicado por personas ajenas al custodio de los documentos.
• Emplear formularios pre-numerados para la salida de tales documentos.
• Preparar informes sobre documentos vencidos.

1. CUENTAS Y DOCUMENTOS INCOBRABLES.

• Agotar todas las instancias antes de dar de baja cuentas o documentos a cobrar.
• Las bajas deben estar autorizadas por un funcionario de jerarquía no vinculado con la cobranza ni el mantenimiento de registros de control o la custodia de documentos.
• Efectuar un seguimiento de las cuentas significativas dadas de baja a efectos de detectar eventuales posibilidades de cobro.

1. PROCEDIMIENTOS Y REGISTROS CONTABLES.

• Establecer normas y procedimientos contables para el registro y control de las cuentas y documentos por cobrar.
• Establecer registros individuales de control sobre saldos de: CUENTAS CTES. DE CLIENTES, DOCTOS. POR COBRAR DE CLIENTES, DOCUMENTOS POR COBRAR POR VENCIMIENTO, DOCUMENTOS ENDODASOS, DOCUMENTOS EN DESCUENTO.

CONTROL INTERNO

AREA: EXISTENCIAS

Objetivos:

1. Los bienes existan.
2. Sean de propiedad de la empresa.
3. No existan omisiones.
4. Los bienes en existencias y el costo de los vendidos se encuentren valuados de acuerdo a los PCGA .

NORMAS O PRINCIPIOS ESPECIFICOS RELATIVOS AL AREA DE EXISTENCIAS.

1. PLAN ORGANIZACIONAL.

• Definir líneas de autoridad y responsabilidad relativas a las funciones del área de ventas, en particular: PRODUCCION, MANTENCION, ADMINISTRACION DE MATERIALES (BODEGA).
• Establecer tales líneas de autoridad y responsabilidad por escrito.

1. PLANEACION DE LA PRODUCCION.

• Tener en cuenta para la planeación de la producción:
• Pronóstico de ventas.
• Niveles de existencias.
• Disponibilidad de MP
• Capacidad de planta.
• Capacidad de almacenamiento.
• Restricciones financieras.

• Emplear técnicas de racionalización de costos.
• Emplear métodos cuantitativos para la fijación de: PUNTOS DE REPOSICION, LIMITES MAXIMOS Y MINIMOS DE EXISTENCIAS, LOTES DE PRODUCCION.

1. ACTIVIDADES DE PRODUCCION.

• Las actividades de producción deben concordar o ser acordes al planteamiento de la producción.
• Utilizar formularios prenumerados (órdenes de producción) y autorizar dichas órdenes.
• Controlar la correlatividad de dichos formularios.
• Mantener un adecuado control sobre las órdenes emitidas y no cumplidas.

1. EXISTENCIAS.

• Mantener una adecuada custodia de las existencias.
• Mantener medidas adecuadas de seguridad contra siniestros, robos, y hurtos.
• Almacenar las existencias de  modo que se haga fácil su localización y manipulación.
• La salida de mercaderías debe hacerse en base a órdenes debidamente autorizadas y firmadas por el  receptor.
• Mantener registros de existencias.

1. RECUENTO FISICO.

• Practicar recuentos físicos por lo menos una vez por año.
• Los recuentos físicos deben realizarlo en lo posible personas ajenas a la custodia de los bienes y registros contables.
• Preparar instrucciones por escrito, en caso contrario instruir al personal de alguna manera.
• Las instrucciones deben estar referidas a:
• Importancia y objeto de inventario.
• Fecha y hora de realización.
• Nómina de participantes y responsables.
• Bienes a ser recontados.
• Formularios a ser preparados.
• Forma de llenar los formularios.
• Procedimientos a seguir.
• Procedimientos de declaración de divergencias y segundo recuento.
• Corte documentario.
• Procedimientos de control sobre las tarjetas de inventarios emitidas y utilizadas, anuladas y no empledas.
• Utilizar tarjetas de inventario prenumeradas.
• Mantener un adecuado control sobre dichas tarjetas.
• Sumas y cálculos que se realizan para compilar los datos del inventario deben ser examinados por una persona distinta a la que los efectuó.
• Investigar diferencias observadas.

1. PROCEDIMIENTOS Y REGISTROS CONTABLES.

• Establecer por escrito normas y procedimientos a seguir.
• Mantener registros valorizados de:
• Materias Primas.
• Materiales.
• Productos en proceso.
• Productos terminados.
• Mantener los registros de las existencias separado de las personas a cargo de la custodia de los bienes.
• Contabilidad debe recibir de los sectores emisores copias de:
• Informes de recepción.
• Ordenes de Producción.
• Otros documentos que resulten del movimiento  físico de bienes.
• Realizar registros correspondientes a partir de dichos documentos.

1. COSTOS.

• Emplear sistemas de costos razonables.
• Clasificar en costos fijos y variables para fines de preparación de informes para la gerencia.
• Preparar informes de producción y control de existencias para uso gerencial en el que se incluya:
• Comparaciones con cifras del período (unidades y valores).
• Comparaciones con cifras presupuestadas (unidades y valores).
• Explicación de las variaciones.
• Mantener estadísticas de costos unitarios y totales.

CONTROL INTERNO

AREA: ACTIVO FIJO

Objetivos:

1. Que los bienes existan.
2. Que sean de propiedad de la empresa.
3. No se omita la activación de los mismos.
4. Que se encuentren adecuadamente expuestos en los Estados Financieros; así como las depreciaciones, los cargos por mantenimiento o reparaciones, las ganancias o pérdidas por venta y retiros, y eventualmente las pérdidas por capacidad ociosa de planta.
5. Que existan adecuadas medidas de protección y resguardo, en cuanto a controles físicos, seguros y traslados.
6. La valuación, presentación de saldos y demás anotaciones contables estén de acuerdo con los PCGA.

NORMAS  O PRINCIPIOS ESPECIFICOS RELATIVOS AL AREA DE ACTIVO FIJO.

1. TOMA DE DECISIONES.

• Definir normas respecto al proceso de toma de decisiones sobre el Activo Fijo que incluya procedimientos o pautas a seguir.
• Evaluar el futuro rendimiento de posibles inversiones.
• Formular presupuestos de inversiones.
• Definir líneas de autoridad con respecto a las altas y bajas de los bienes.

1. ADQUISICIONES Y OPERACIONES.

• Toda adquisición o construcción debe estar debidamente autorizada.
• Las compras o adquisiciones deben realizarse en base a las condiciones y precios que favorezcan a la empresa.
• Definir los mecanismos necesarios para asegurarse de que todo bien o servicio sea realmente recibido.
• Informar sobre el ingreso físico de los bienes a: contabilidad y producción.
• Contratar  seguros sobre los mismos.

1. BAJAS.

• Toda venta, retiro o destrucción de activos fijos debe estar debidamente autorizado.
• Informar de las bajas a: CONTABILIDAD, PRODUCCION, SEGUROS.
• En caso de venta:
• Se debe autorizar el precio.
• Formularios  de autorización prenumerados.
• Con la debida autorización preparar la factura correspondiente.
• Efectuar las acciones  de cobro correspondiente.

1. BIENES EN EXISTENCIA.

• Establecer las medidas de custodia y resguardo de los bienes.
• Separar a los responsables de la custodia de los bienes, de los registros vinculados a los bienes.
• Identificar los bienes de forma que permita su fácil vinculación con los resgistros contables.
• Practicar recuentos físicos de los bienes.
• Los recuentos físicos deben realizarlo personal  ajeno a la custodia física y a los registros contables.
• Las diferencias de inventarios deben ser investigadas e informadas a contabilidad, producción, seguros y a la gerencia.

1. CORRECCION MONETARIA.

• Aplicar los procedimientos previstos por la ley y las disposiciones reglamentarias vigentes.
• Preparar los estados correspondientes relacionada con la actualización del ejercicio para fines tributarios.

1. REQUISITOS.

• Emplear registros subsidiarios para el control de: CUENTAS DE ACTIVO Y OBRAS EN CONSTRUCCION EN CURSO.
• Tales registros deben contener datos sobre las depreciaciones acumuladas.
• Tales registros deben ser útiles para:  CALCULAR DEPRECIACIONES CONTABLES, DETERMINAR VALORES ASEGURABLES, COMPROBAR RESULTADOS DE RECUENTOS FÍSICOS Y CALCULAR ACTUALIZACIONES CONTABLES.

CONTROL INTERNO

AREA: PASIVOS

Objetivos:

1. Comprobar si el valor mostrado en los Estados Financieros concuerda con los registros contables.
2. Determinar  si todos los pasivos existentes  a la fecha del balance han sido registrados.
3. Determinar la suficiencia de los controles internos sobre el proceso y pago de facturas de proveedores e impuestos.

NORMAS O PRINCIPIOS ESPECIFICOS RELATIVOS A LOS PASIVOS.

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