COMPRA RESPONSABLE DE RECURSOS

COMPRA RESPONSABLE DE RECURSOS

La compra responsable de recursos y el seguimiento de los procesos de la producción de una administración conducen al resultado de un producto de calidad.

Para establecer un plan de compra lo primero que debe hacerse es la planeación de la producción de los bienes o servicios de la administración, teniendo en cuenta esto, se puede saber que es lo qué se quiere hacer y cuáles son las metas que se quieren cumplir determinado tiempos de acción. Es tan importante este paso que si no se lleva a cabo de manera adecuada, puede producir poca producción para la demanda o sobre producción y perdida de dinero.

Después de haber definido correctamente la planeación de la producción, puede seguirse a hacer el plan de compras y para empezar con éste, deben determinarse las cantidades de materiales en existencia de inventarios, la vigencia de éstos y si son viables para la producción de futuros productos o servicios. Luego de verificar la existencia del inventario debe crearse un presupuesto de área que ayudará a generar parámetros de compra en cuanto a costos, aterrizar los ideales de compras y tener un mayor control para no desfasarse en compras y generar desequilibrio en otras áreas.

Para asegurar el pedido correcto del plan de compras para una o varias áreas, debe crearse un formato de orden de compra, y diligenciarse teniendo en cuenta las necesidades. En este formato de orden de compra debe registrarse uno a uno los suministros necesarios a comprar teniendo en cuenta la necesidad neta de éstos (restar la existencia de inventarios), unidad de medida, descripción del elemento, código, cantidad, valor unitario, valor total y mes en el que se le dará uso.

Una vez diligenciado el formato de orden de compra, la manera correcta de llevar a cabo la adquisición de los materiales, es llevando éste a aprobación, deben verificarse las cantidades, revisar el presupuesto y confirmar la coherencia de estos con respecto a la producción y necesidad.

Al haber aprobado todos estos estatutos, puede procederse a la ejecución del plan de compras. Además es muy importante e indispensable realizar un seguimiento, evidenciar que se haya ingresado correctamente el pedido, verificar las cantidades ingresadas y dejar un registro de la entrada de los materiales a cada área que los necesita.

Este procesos llevado de la manera correcta se convierte en un ciclo y debe pasar a ser parte del plan histórico, para poder así tener un orden y poder establecer futuras ordenes de compra, corroborar la cantidad de producción y prever perdidas y ganancias.

Los planes de compra deben estar basados en el Catalogo Único de Bienes y servicios (CUBS) y el Registro Único de Precios de Referencia (RUPR), para de esta manera llevar una norma, poder coincidir con la contabilidad e inventarios

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