CONCEPTO DE DOCUMENTO

CONCEPTO DE DOCUMENTO

Proviene de una palabra de procedencia latina “documentum” que alude a un escrito en el que se hace constar algo. La prueba documental, también denominada instrumental, está constituida por aquellos elementos crediticios denominados documentos.

Por documentos se entiende, que es el objeto material en el que obran signos escritos para dejar memoria de un acontecimiento. Es todo objeto susceptible de atestiguar la permanencia o existencia de un hecho.Es la presentación material de la cuestión que se pretende probar.

El Código Civil Venezolano, en el artículo 1.355 expresa: “El instrumento redactado por las partes y contentivo de sus convenciones es sólo un medio probatorio; su validez o su nulidad no tiene ninguna influencia sobre la validez del hecho jurídico que está destinado a probar, salvo los casos en que el instrumento se requiera como solemnidad del acto”.

De la lectura de los artículos 1.355 y 1.357 del Código Civil y 434 y siguientes del Código de Procedimiento Civil, se observa que la ley habla de instrumentos, que como se dijo, vienen a ser sinónimos, de documentos o de las otras acepciones legales expresadas.

NATURALEZA JURÍDICA DE LA PRUEBA DE DOCUMENTOS

Es un medio de prueba indirecto, pues refleja una situación que sucedió en el pasado, fuera del proceso. En este sentido, Devis Echandía sostiene que es “un medio de prueba indirecto, real, objetivo, histórico y representativo”, que en unas oportunidades puede ser declarativo y en otras, sólo representativo, que puede contener una confesión o simplemente una declaración testifical de terceros, pero siempre es extraprocesal.

ELEMENTOS DEL DOCUMENTO

Todo documento debe integrar los siguientes elementos:

1)Cosa o Sustrato:Es el elemento material que sirve de sustentación o soporte al contenido, puede ser de cualquier naturaleza, piedra, plástico, etc., en el sustrato se expresa mediante signos convencionales, letras, etc.

2) Autor o Autores: Son los sujetos de derecho que realizan la declaración o voluntad en el sustrato.

3) Contenido: Es la declaración de voluntad o de verdad que expresan las partes sobre el hecho jurídico, la cual se plasma en el sustrato mediante signos convencionales.

4) La Firma: Es la representación gráfica de una persona, escrita de su puño y letra en la forma particular y habitual que lo hace para asumir la paternidad de un documento.

Son los documentos a cuyos casos se refiere el Reglamento de Notarías Públicas

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ACUERDO AL CÓDIGO CIVIL VENEZOLANO:

Existen diversas clasificaciones de los documentos, pero la se expresa aquí es la que los clasifica en públicos y privados.

Documento Público. Es aquel autorizado por el funcionario público competente, con facultad para dar fe pública y teniendo como finalidad la de comprobar la veracidad de actos y relaciones jurídicas que han de tener influencia en la esfera del Derecho, siendo valederos contra toda clase de personas.

El Código Civil venezolano, en su artículo 1.357 señala: Instrumento público o auténtico es el que ha sido autorizado con las solemnidades legales por un Registrador, por un Juez u otro funcionario o empleado público que tenga facultad para dar fe pública, en el lugar donde el instrumento se haya autorizado.

También puede llamarse documento público cualquier otro acto constante de un Registro Público, y el otorgado ante el funcionario a quien por la ley se permite acudir en defecto del Registrador, para darle al escrito el carácter de tal, como sucede en las capitulaciones matrimoniales que deberán constituirse por escritura pública, para no caer en nulidad, antes de la celebración del matrimonio.

Condiciones necesarias para la existencia de un Documento Público:

1) Que haya sido autorizado. 2) Que esa autorización haya sido emanada por parte de un Registrador, un Juez, un Notario o cualquier otro funcionario Público. 3) Que ese funcionario tenga capacidad para dar Fe Pública. 4) Que se cumplan las solemnidades de Ley. 5) Que el Funcionario Público que tiene facultad para dar Fe Pública sea territorialmente competente.

Si falta alguna de ellas el Documento Público pierde tal carácter.

Documento Privado: Es aquel que no está sometido al cumplimiento de ninguna formalidad. Pertenecen a la esfera privada.

El concepto de documento privado no aparece definido en la ley venezolana. Por lo tanto, se consideran documentos privados los que se otorgan las partes, con o sin testigos, y sin asistencia de ninguna autoridad capaz de darles autenticidad. Una antigua Sentencia dela Antigua CorteFederal, del 26 de mayo de 1952, citado por Brewer-Carías en un trabajo sobrela Autenticidad del Documento Público, nos aclara el concepto de documento privado que textualmente dice: “Con el nombre de instrumentos o documentos privados se comprenden todos los actos o escritos que emanan de las partes, sin intervención del Registrador, el Juez o de otro funcionario competente, y que se refieren a hechos jurídicos a los cuales pueden servir de prueba”.

Borjas, manifiesta que “los instrumentos privados, como obra que son de los particulares que los otorgan no tienen valor probatorio mientras su firma o su estructura no estén justificadas, pues de la verdad de ellas depende toda su eficacia”.

En consecuencia el documento privado surge como manifestación de la voluntad de los particulares por sí o con la ayuda de personas versadas, pero que no tienen función pública. Otros autores como Pietri, sostiene que “la escritura privada no es sino la confesión hecha mediante escrito de la obligación que la parte o las partes han querido contraer; entonces ella hace fe únicamente de la verdad del hecho histórico de esta confesión”.

Por último se tiene a Chiovenda, que afirma “que el documento privado, no proviniendo del funcionario público autorizado para atribuirle fe pública, no hace por sí prueba ni de sí mismo ni de ninguna cosa de la que en él se afirmen ocurridas, sino en cuanto la escritura sea reconocida por la persona contra quien se presente, en este caso tiene el mismo efecto probatorio que el acto público”.

DOCUMENTO PÚBLICO O AUTÉNTICO

El Código de Procedimiento Civil vigente, en su artículo 1357, al hablar del Instrumento o documento público, lo identifica al documento auténtico. Esta innovación tiene su origen en la reforma al Código Civil realizada en 1942, por cuanto, como informa el Dr. Antonio Pulido Villafañe en la anotación que hace al citado Artículo, en las Anotaciones que hace al Código Civil Vigente, "la definición de instrumento público no ofreceen su sentido corriente un carácter o elemento sustancial

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