LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN EL DERECHO ADMINISTRATIVO VENEZOLANO 1 Concepto De Documento Desde El Punto De Vista Jurídico. Los Documentos Constituyen Instrumentos, Escrituras O Escritos Con Que Se Prueba, Confirma O Justifica Alguna Cosa, Al Menos,

LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN EL DERECHO ADMINISTRATIVO VENEZOLANO

1 Concepto de documento desde el punto de vista jurídico.

Los documentos constituyen instrumentos, escrituras o escritos con que se prueba, confirma o justifica alguna cosa, al menos, que se aduce con tal propósito, los mismos, por su naturaleza se pueden clasificar en públicoso privados.

Documento Público.

Es el otorgado o autorizado, con las solemnidades requeridas por la ley, por un registrador, notario, secretario judicial u otro funcionario público competente para acreditar algún hecho, la manifestación de una o varias voluntades y la fecha en que se producen.

Documento Privado.

El redactado por las partes interesadas, con testigo o sin ellos, pero sin intervención del registrador, notario uotro funcionario público que le de fe o autoridad.

Concepto de documento según el Código Civil Venezolano.

Artículo 1.355. “El instrumento redactado por las partes y contentivo de sus convenciones es sólo un medio probatorio; su validez o su nulidad no tiene ninguna influencia sobre la validez del hecho jurídico que está destinado a probar, salvo los casos en que el instrumenta se requiera como solemnidad del acto.”

Artículo 1.356. “La prueba por escrito resulta de un instrumento público o de un instrumento privado.”

El instrumento público según Código Civil Venezolano.

Artículo 1.357. “Instrumento público o auténtico es el que ha sido autorizado con las solemnidades legales por un Registrador, por un Juez u otro funcionario o empleado público que tenga facultad para darle fe pública, en el lugar donde el instrumento se haya autorizado.”

Artículo 1.358. “El instrumento que no tiene la fuerza de público por incompetencia del funcionario o por defecto de forma es válido como instrumento privado, cuando ha sido firmado por las partes.”

Artículo 1.359. “El instrumento público hace plena fe, así entre las partes como respecto de terceros, mientras no sea declarado falso:1º, de los hechos jurídicos que el funcionario público declara haber efectuado, si tenía facultad para efectuarlos; 2º, de los hechos jurídicos que el funcionario público declara haber visto u oído, siempre que este facultado para hacerlos constar.”

Artículo 1.360. “El instrumento publico hace plena fe, así entre las partes como respecto de terceros, de la verdad de las declaraciones formuladas por los otorgantes acerca de la realización del hecho jurídico a que el instrumento se con trae, salvo que en los casos y con los medios permitidos por la ley se demuestre la

simulación.”

Artículo 1.361. “Igual fuerza probatoria que la determinada en el artículo anterior producen el instrumento público y el instrumento privado, entre las partes, aun de las cosas que no han sido expresadas sino de una manera enunciativa, con tal que la enunciación tenga una relación directa con el acto Las denunciaciones

extrañas al acto sólo pueden servir de principio de prueba.”

Artículo 1.362. “Los instrumentos privados, hechos para alterar o contrariar lo pactado en instrumento público, no producen efecto sino entre los contratantes y sus sucesores a Título universal. No se los puede oponer a terceros.”.

Los instrumentos Privados según Código Civil Venezolano.

Artículo 1.363. “El instrumento privado reconocido o tenido legalmente por reconocido, tiene entre las partes y respecto de terceros, la misma fuerza probatoria que el instrumento público en lo que se refiere al hecho material de las declaraciones; hace fe, hasta prueba en contrario, de la verdad de esas declaraciones.”

Artículo 1.364. “Aquél contra quien se produce o a quien se exige el reconocimiento de un instrumento privado, está obligado a reconocerlo o negarlo formalmente. Si no lo hiciere, se tendrá igualmente como reconocido.

Los herederos o causahabientes pueden limitarse a declarar que no conocen la firma de su causante.”

La falsedad de los instrumentos.

Artículo 1.380. “El instrumento público o que tenga las apariencias de tal puede tacharse con acción principa lo redargüirse incidentalmente como falso.”

La Exhibición de Documentos.

Artículo 436. “La parte que deba servirse de un documento que según su manifestación, se halle en poder de su adversario, podrá pedir su exhibición.

A la solicitud de exhibición deberá acompañar una copia del documento, o en su defecto, la afirmación de los datos que conozca el solicitante acerca del contenido del mismo y un medio de prueba que constituya por lo menos presunción grave de que el instrumento se halla o se ha hallado en poder de su adversario".

La Tacha de los Instrumentos.

Artículo 438. “La tacha de falsedad se puede proponer en juicio civil, ya sea como objeto principal de la causa, ya incidentalmente en el curso de ella, por los motivos expresados en el Código Civil.”

El Reconocimiento de Instrumentos Privados.

Artículo 444. “La parte contra quien se produzca en juicio un instrumento privado como emanado de ella o de algún causante suyo, deberá manifestar formalmente si lo reconoce o lo niega, ya en el acto de la contestación de la demanda, si el instrumento se ha producido con el libelo, ya dentro de los cinco días siguientes a aquel en que ha sido producido, cuando lo fuere posteriormente a dicho acto. El silencio de la parte a este respecto, dará por reconocido el instrumento.”

2. La noción de documento administrativo.

La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarse en documentos

que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos administrativos son el soporte en

el que se materializan los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos.

Función de los documentos administrativos.

Son dos (2) las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos:

Función de Constancia.

El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material.

Se garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus

posibles errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.

Función de Comunicación:

Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración

Pública. Dicha comunicación es - tanto interna - entre las unidades que componen

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