CONTROL INTERNO Y SISTEMAS CONTABLES

VISUALIZACIÓN DE LA GERENCIA DE LOS SISTEMAS DE CONTRO INTERNO Y SISTEMAS CONTABLES

INTRODUCCIÓN

En busca de mejores maneras de controlar las empresas que dirigen, los altos ejecutivos están implementando sistemas de control interno.

Un sistema de control interno se implementa con el fin de detectar, en el plazo deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos por la empresa y de limitar las sorpresas.

Dichos controles permiten a la dirección, hacer frente a la rápida evolución del actual entorno económico competitivo, así como a las exigencias y prioridades cambiantes de sus clientes y adaptar su estructura para asegurar el crecimiento futuro.

Es así que, un sistema de control interno fomenta la eficiencia, reduce el riesgo de pérdida de valor de los activos y ayuda a garantizar la fiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes.

En conclusión, el control interno es considerado cada vez más como una solución a numerosos problemas potenciales, es útil para la consecución de muchos objetivos de la empresa; y cada vez es mayor la exigencia de disponer de mejores sistemas y de informes sobre los mismos.

LOS SISTEMAS DE CONTRO INTERNO

Actualmente, los ejecutivos principales (gerentes) de las organizaciones públicas y privadas, están alentado de manera permanente la mejora de su gestión, preocupados para que ésta se lleve a cabo con economía, eficiencia, eficacia y transparencia.

Ante estas exigencias, han surgido nuevas orientaciones administrativas que estimulan a la gerencia a desarrollar y mejorar los controles internos de las organizaciones que dirige.

Los controles internos se implantan para mantener a la compañía en la dirección de sus objetivos de rentabilidad y en la consecución de su misión. Ademán, posibilitan a la administración para negociar en ambientes económicos y competitivos rápidamente cambiantes, ajustándose a las demandas y prioridades de los clientes, y reestructurándose para el crecimiento futuro.

En consecuencia, los controles internos son percibidos cada vez más como solución a una variedad de problemas potenciales, por lo que existen nuevas orientaciones para mejorar dicho sistema, de tal forma que se fortalezca la confianza de la sociedad en la fidelidad de la información económica, y se eleve la profesionalidad y ética de los trabajadores y directivos, que garantice la calidad y transparencia de su gestión.

¿QUÉ ES EL CONTROL INTERNO?

El control interno se define como un proceso realizado por el consejo de directores (alta gerencia), administradores y otro personal de una entidad; diseñado para proporcionar seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías:

- Efectividad y eficiencia de las operaciones

Se orienta a los objetivos básicos de negocios de una entidad incluyendo los objetivos de desempeño y rentabilidad y la salvaguarda de recursos.

- Confiablidad de la información financiera

Se relaciona con la preparación de estados financieros publicados, confiables, incluyendo estados financieros intermedios y datos financieros seleccionados derivados de tales estados, tales como ganancias realizadas, informadas públicamente.

- Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables

Se refiere al cumplimiento de aquellas leyes y regulaciones a las que se sujeta la entidad.

Esta definición refleja ciertos conceptos fundamentales:

- El control interno es un proceso. No es un evento o circunstancia, sino una serie de acciones que penetran las actividades de una entidad. Tales acciones son penetrantes, y son inherentes a la manera como la administración dirige los negocios.

- El control interno es ejecutado por personas. No son solamente manuales de políticas y formas, sino personas en cada nivel de la organización; quienes establecen los objetivos de la entidad y ubican los mecanismos de control en su sitio.

- De control interno puede esperarse que proporcione solamente seguridad razonable, no seguridad absoluta, al director general y al consejo de una entidad.

- El control interno está engranado para la consecución de objetivos en una o más categorías separadas e interrelacionadas.

En resumen, el control interno es reconocido como una herramienta para que la dirección de una organización, obtenga seguridad razonable del cumplimiento de sus objetivos institucionales, y esté en capacidad de informar sobre su gestión a las personas interesadas en ella.

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

El control interno consta de cinco componentes interrelacionados, y derivados de la manera como la administración realiza los negocios.

Aunque los componentes del control interno se aplican a todas las entidades, estos pueden ser implementados de forma diferente. Por ejemplo, en el caso de las organizaciones pequeñas y medianas, sus controles pueden ser menos formales y estructurados, no obstante esto no implica un control interno menos efectivo.

Los componentes son:

• Ambiente de control

Es el elemento principal, que estable el tono de una organización, es decir, la disposición general, actitud vigilante y acciones tomadas por los directores y la gerencia con respecto al control y a su importancia para la entidad; influenciando así en la conciencia que el personal tiene sobre el control.

Los factores del ambiente de control incluyen la integridad y los valores éticos; la competencia (conocimiento y habilidades); la filosofía y el estilo de operación de la administración, la manera como la administración asigna autoridad y responsabiliza, y como organiza a su personal; y la atención y dirección proporcionada por la alta gerencia.

EL ENFOQUE HACIA EL CONTROL POR PARTE DE LA GERENCIA

La gerencia o la dirección superior de la organización, tiene un papel de primer orden en el establecimiento de un adecuado ambiente de control, pues establece el espíritu e intensidad del sistema de control dentro de la misma.

La no existencia de un enfoque de control por parte de la gerencia implica la vulnerabilidad o poca confianza del sistema, y en consecuencia, debilita los controles existentes y la efectividad de los mismos.

LA ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN

Para que el ambiente de control sea efectivo, el enfoque de control por parte de la gerencia o dirección, debe estar complementado con una organización formal de la entidad que permite el adecuado flujo de las tareas y responsabilidades.

• Valoración de riesgos

Todas las empresas, independientemente de su tamaño, estructura, naturaleza o sector al que pertenecen, enfrentan una variedad de riesgos de fuentes externas e internas; los cuales deben valorarse.

La evaluación del riesgo consiste en la identificación y análisis de los factores relevantes que podrían afectar la consecución de los objetivos de la organización, y, en base de dicho análisis, determinar la forma en que los riesgos deben ser gestionados.

Y debido a que las condiciones económicas, industriales, normativas y operacionales se modifican de forma continua, se requieren mecanismos para identificar y hacer frente a los riesgos especiales asociados con el cambio.

• Actividades de control

Son las políticas y los procedimientos que pretenden asegurar que se cumplen las directrices administrativas, y que se toman las acciones necesarias para enfrentar los riesgos que ponen en peligro la consecución de los objetivos de la entidad.

Las actividades de control se dan en todos los niveles y funciones de la organización; e incluyen un rango de actividades diversas como: aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de desempeño operacional (indicadores), segregación de funciones, supervisión y entrenamiento adecuado, etc.

• Información y comunicación

Es necesario que todas las empresas identifiquen, recojan y comuniquen la información relevante para la gestión de las mismas; en la forma y en el plazo que les permita a los empleados cumplir con sus responsabilidades de control y de sus otras funciones.

Los sistemas de información generan informes que recogen información operacional, financiera y la correspondiente al cumplimiento, y que posibilitan la dirección y el control del negocio. Dichos informen contemplan, no sólo, los datos generados internamente, sino también la información sobre eventos, actividades y condiciones externas, necesarias para la toma de decisiones y para formular informes financieros.

Por otra parte, se debe establecer una comunicación eficaz de la información, es decir, de manera multidireccional, tanto ascendente, descendente como transversal.

La gerencia deberá transmitir un mensaje claro a todo el personal, con respecto a la importancia de las responsabilidades de cada uno en materia de control; de manera que, entiendan su propio papel en el sistema de control interno y la manera como las actividades individuales se relacionan con el trabajo de otros.

Y el personal deberá disponer de un sistema para comunicar la información significativa a los niveles superiores. Asimismo, será necesaria una comunicación eficaz con las partes externas, tales como clientes, proveedores, reguladores y accionistas.

• Monitoreo

Debido a que las condiciones en que funcionan los

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