Ciclo De Los Archivos

Wiffels, en 1972 planteo su teoría sobre las fases o edades básicas del ciclo vital del documento, esta denominación hace relación a las etapas que cumple un documento a lo largo de su vida útil. Según González de Ríos, estas etapas se pueden considerar de la siguiente manera: Planeación, elaboración, utilización y mantenimiento, y eliminación. En esencia este ciclo se define en tres etapas que a su vez permiten diferenciar tres tipos de archivo, según la fase en que se encuentren los documentos. A continuación se presenta la caracterización que González de Ríos enuncia sobre cada etapa:

PLANEACION: Nace de un estudio integral que va llevando los tipos documentales a la normalización y estudia tres elementos: la información, el soporte y el recorrido

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS:

Esta fase la gestión de documentos tiene como objetivos:

• Evitar la producción de documentos no esenciales

• Disminuir el volumen de los documentos

• Ampliar el uso y la utilidad de los documentos que son necesarios

• Asegurar el empleo adecuado de las técnicas reprográficas y de automatización .

UTILIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS:

Esta segunda fase comprende la selección, utilización, control y almacenamiento, se caracteriza por:

• Disponibilidad de la información y de los documentos necesarios

• Utilización a bajo costo de la información y de los documentos

• Selección de material auxiliar, equipos y lugar de almacenamiento de los documentos, adecuados a la naturaleza y a la frecuencia de uso.

LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS:

Solo después del proceso de evaluación, se puede determinar qué documentos deben ser conservados y cuáles pueden eliminarse. Todo procedimiento eficaz para suprimir documentos debe cumplir con las siguientes actividades:

• Identificación y descripción de los documentos por series

• Clasificación de estas series con miras a su conservación o eliminación

• Determinación de los documentos que se justifica conservar en los archivos

• Eliminación periódica de los documentos no permanentes

• Transferencia de documentos permanentes a los archivos nacionales o a los que hagan sus veces .

CLASES DE ARCHIVO

Ligados a las fases del ciclo vital se consideran tres clases de archivos los cuales González de Ríos describe de la siguiente manera:

1 Edad o fase

Archivo de gestión

2 Edad o fase

Archivo Central / Archivo Intermedio

3 Edad o

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