Circularización De Saldos

1. CIRCULACION DE SALDOS

Este procedimiento se caracteriza por la independencia de la fuente que proporciona la información y se utiliza principalmente en la Auditoría de Estados Financieros, es importante para examinar los Activos y Pasivos de una entidad.

Dicha práctica consiste en que el auditor selecciona mediante una técnica de muestro varios clientes y proveedores de la empresa que se esté auditando para que les sean enviados extractos del saldo que a la fecha de la auditoría mantenían con la misma, con la petición de que respondan directamente al auditor confirmando si están de acuerdo con el saldo que maneja la entidad con el saldo que ellos manejan.

La cantidad y calidad de las respuestas que el auditor recibe le permite restringir o ampliar las pruebas que ha de hacer para obtener la evidencia suficiente con la cual poder opinar sobre la razonabilidad de las cuentas.

Esta comprobación es una práctica habitual y está regulada para entidades financieras porque ya no se está hablando solo de deudas sino de inversiones y saldos en cajas de ahorro, cuentas corrientes y vigencias de plazos fijos. Sin embargo es una buena práctica a seguir en empresas de cualquier índole.

2. EL PROCESO CONOCIDO COMO “CIRCULARIZACION” ABARCA

1. Determinación del tiempo al cual ha de referirse la comprobación (momento de corte).

2. Qué productos incluir.

3. Obtener su inventario contable conciliado con las cuentas asociadas al producto.

4. Determinación de la forma de la circularización (total o por muestreo y de qué tipo).

5. Armado del muestreo propiamente dicho incluyendo “testigos” de distribución.

6. Armado del contenido de la carta o comunicación al cliente con su correspondiente asesoría legal.

7. Armado de la base de datos esperando respuesta.

8. Seguimiento de las respuestas.

9. Análisis de las respuestas disparando eventuales investigaciones por diferencias.

10. Conclusión final sobre la razonabilidad de sus saldos contables.

Cada una de estas tareas debe ser hecha de tal manera que se asegure su transparencia, integridad y por ende debe ser documentada y archivada para demostrar lo aséptica de los mismos, a sus gerentes, accionistas o inclusive entidades regulatorias.

3. IMPORTANCIA

La importancia de la circularización de saldos radica en que es considerada una de las pruebas más efectivas para determinar la autenticidad de las cuentas, las cuales se pueden confirmar, verificar, ajustar y también reclasificar si es necesario los importes de los saldos, así como también examinar y analizar la razonabilidad de los registros contables que impactan la información financiera

4. OBJETIVOS GENERALES

• Verificar la autenticidad y confiabilidad de la información proporcionada por la administración.

• Verificar la autenticidad de los saldos.

• Verificar que los importes de saldos corresponden íntegramente a la entidad y que sean razonables respecto a los importes registrados.

• Comprobar que los registros de operaciones de la entidad representen transacciones válidas, que estén determinadas adecuadamente, reconocidas, descritas y clasificadas.

• Obtener evidencia suficiente y competente a través de este procedimiento de auditoría.

5. AREAS EN QUE SE RALIZA

Dentro de las áreas realizadas las empresas deben de circular las cuentas por cobrar, principalmente a los clientes, deudores así como los saldos bancarios, inversiones, etc., también las cuentas por pagar: proveedores, acreedores, préstamos de importancia relativa, etc., es decir obtener un estado verídico de los saldos que integran las cuentas.

Igualmente podría realizar consultas específicas cuando así lo requiera, permitiendo el control y verificación del registro de las operaciones.

6. NIA 505

6.1 CONFIRMACIONES EXTERNAS

La evidencia de auditoría y específicamente la Norma Internacional de Auditoria 505, que se conoce como La Circularización de Saldos, reconoce que se pueden verificar montos que se muestran en los Estados Financieros, tales como; cuentas por cobrar, cuentas por pagar u otras cuentas.

El propósito de esta NIA es establecer Normas y proporcionar lineamientos sobre el uso por parte del auditor de las confirmaciones externas. La norma señala que el auditor debe determinar si el uso de confirmaciones externas es necesario para obtener elementos de juicio válidos y suficientes para respaldar las afirmaciones contenidas en los estados contables.

Para ello se debe considerar la significación de las partidas por confirmar, la evaluación de los riegos inherentes y de control y el modo en que otros procedimientos de auditoría planeados pueden reducir el riesgo de error a un nivel bajo que sea aceptable en las afirmaciones de los estados contables.

La norma es suficientemente detallada para tratar y explicar: las relaciones entre las confirmaciones y la evaluación que hace el auditor de los riesgos inherentes y de control; qué tipo de afirmaciones pueden ser confirmadas externamente; entre otros cómo se diseñan los pedidos de confirmación; el uso de confirmaciones positivas.

• El propósito de esta NIA es establecer normas y proporcionar lineamientos sobre el uso por parte del auditor de las confirmaciones externas como un medio para obtener evidencia de auditoría.

• El auditor deberá determinar si el uso de confirmaciones externas es necesario para obtener suficiente evidencia apropiada de auditoría para soportar ciertas aseveraciones de los estados financieros. Al tomar esta determinación, el auditor deberá considerar la importancia relativa, el nivel evaluado de riesgo inherente y de control.

• La NIA 500, Llamada “Evidencia de auditoría”, declara que la confianza en la evidencia de auditoría es influenciada por su fuente y naturaleza. Indica que, en general, la certeza de auditoría de fuentes externas es más confiable que la evidencia de auditoría generada internamente, y que la evidencia de auditoría por escrito es más confiable que la evidencia de auditoría en forma oral. En consecuencia, la evidencia de auditoría recibida directamente por el auditor en forma de respuestas por escrito a las solicitudes de confirmación de terceras partes que no están relacionadas con la entidad que se audita, cuando estas se consideran en forma individual o acumulativa con la evidencia de auditoría de otros procedimientos, pueden ayudar a reducir a un nivel aceptablemente bajo el riesgo de auditoría para las aseveraciones relacionadas.

• La confirmación externa es el proceso de obtener y evaluar evidencia de auditoría a través de la comunicación

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