Comité de alojamiento

Comité de alojamiento

El comité de alojamiento tiene la función de asegurar que los huéspedes cuenten con habitaciones que satisfagan sus necesidades. Debe trabajar en coordinación con los gerentes de los hoteles seleccionados y con los encargados de reservaciones. La mayoría de los miembros de la oficina de convenciones tienen gran experiencia en este tipo de labores.

Los puntos clave que debe vigilar este comité son los siguientes:

Obtener amplia información de los hoteles seleccionados, incluidas tarifas, para envió como material promocional.

Reservar habitaciones de emergencia para convencionistas rezagados.

Promocionar al hotel sede y a los establecimientos complementarios la siguiente información, con copia para la oficina de convenciones: fecha que saldrán y arribara la mayor parte del grupo, habitaciones que serán pagadas por el comité organizador y aquellas que pagaran los convencionistas y, si la convención incluye exhibiciones, lugar donde se alojaran los expositores.

Algunas otras funciones del comité son las siguientes:

Antes del evento

• Realizar una investigación de los servicios que ofrecen los diferentes hoteles.

• Realizar una lista de los hoteles que cumplen con las características deseadas.

• Seleccionar a los hoteles que más se apeguen a las necesidades de cada empresario.

• Reservar las habitaciones con tiempo anticipado aproximadamente de dos semanas.

Durante el desarrollo del evento

• Verificar que los empresarios se sientan a gusto con los servicios que ofrece el hotel

• Atender cualquier anomalía que pudiera surgir en cuanto al servicio ofrecido.

• Verificar que las habitaciones y los servicios que se estén brindando al empresario sean los pactados en la reservación.

• Asegurarse de la comodidad del empresario.

• Distribuir las habitaciones.

• Asignar habitaciones a los invitados especiales.

• Se deberá contar con un plan “B” para resolver cualquier problema que pudiera surgir.

Después del evento:

• Realizar el check out de las habitaciones.

• Verificar que no haya ninguna inconformidad por parte del hotel así como por parte de los huéspedes.

COMITÉ DE FESTEJOS

Las Funciones de este comité son muy valiosas, pues tiene a su cargo las actividades y/o recreativas de los eventos sociales de la convención: comidas, banquetes, cenas, etc. Dicho comité debe vigilar las actividades siguientes:

A) Diversiones especiales incluidas en el programa global.

B) Todos los eventos sociales incluidas variedades y orquestas.

C) Arreglo de las mesas para banquetes.

D) Número y determinación de lugares requeridos para cada banquete.

E) Numero de lugares de la mesa de honor.

F) Hora exacta en

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