Contabilidad Gral

Lección 1 - Como trabajar en el entorno Excel.

El entorno de trabajo básico de Microsoft Excel es un archivo de libro de trabajo que puede contener una o más hojas de cálculo. Una hoja de cálculo es similar a un libro de contabilidad, con números, texto y resultados de cálculos alineados en columnas y filas. Pero a diferencia de un libro de contabilidad, cuando introduce los números en Microsoft Excel, el programa es el que ejecuta los cálculos en su lugar y de forma electrónica.

Con Microsoft Excel, es fácil la introducción de información dentro de una hoja de cálculo y el poder cambiar, suprimir o añadir datos a dicha información. No tiene que preocuparse si inicialmente sus datos no han quedado perfectamente introducidos o no lo han hecho de forma completa. Siempre podrá cambiarlos o terminar de introducirlos más tarde. Puede ordenar varias hojas dentro de un libro de trabajo (por ejemplo puede colocar en un libro todas las hojas que pertenezcan a un solo cliente o a un único proyecto) y a continuación póngales un nombre para poder localizar rápidamente la información que necesita.

En esta lección, aprenderá cómo tiene que trabajar con las hojas y con los libros de trabajo; aprenderá también a abrir, guardar y cerrar un libro y a introducir y editar datos de una hoja de cálculo. También aprenderá a trabajar de forma más eficaz si utiliza las prestaciones de AutoCompletar y AutoCorrección que le ayudarán a realizar parte de su trabajo y a introducir fórmulas sencillas.

Inicio de la lección

Comenzar a utilizar Excel, para ello, vamos al Menú Inicio - Programas - Microsoft Excel. En la siguiente ilustración podemos ver los elementos que aparecen en pantalla.

Partes de la Ventana:

La Barra de título, nos indica el nombre de la aplicación, y del libro de trabajo activo en este momento.

La Barra de Menús, contiene todos los comandos de Excel 97.

La Barra de Herramientas, consta de una serie de botones que permiten llevar a cabo acciones sobre la Hoja de cálculo directamente, dando un click sobre ellos, sin necesidad de acceder al comando correspondiente en el menú. Por defecto en Excel aparecen 2 barras de herramientas, Estándar y Formato, respectivamente.

La Barra de Fórmulas, es donde se edita y modifica el contenido de una celda de la hoja de cálculo, esta compuesta de tres secciones, la primera hacer referencia a la celda activa, es decir, aquella en la que podemos editar, modificar o introducir datos. La segunda sección se activa cuando estamos introduciendo datos aparecen dos botones, cancelar, o aceptar los datos introducidos y la tercera sección edita el contenido real de la celda.

Area de Trabajo, es la parte de la ventana de Excel que contiene la ventana, o ventanas de los documentos abiertos y visibles, puede estar vacía sino hay ningún libro de trabajo abierto.

Hojas de libro, desplazamiento de hojas, nos permite movernos entre las distintas hojas de trabajo. Si están todas visibles, podemos desplazarnos hasta ellas por medio de los botones de desplazamiento de etiquetas, colocados delante de estas.

Barra de Estado, nos da en la parte izquierda, información sobre el estado de la hoja o sobre la función de un botón o comando seleccionado.

Cómo abrir un libro de trabajo

Cuando se inicia una sesión de Excel abrimos un Libro de trabajo Nuevo, Libro1, pero si lo que queremos es abrir un Libro de trabajo existente, es decir, previamente guardado, lo podemos hacer de varias formas, pulsando el botón Abrir de la barra de herramientas Estándar, o desplazarnos hasta el menú Archivo - Abrir.

Aparece el cuadro de diálogo Abrir. En este cuadro de diálogo, seleccione el Libro de Trabajo con el que desea trabajar. El recuadro de texto rotulado Buscar en, muestra la carpeta que está seleccionada actualmente, si en ella no se encuentra el libro de trabajo que esta buscando, despliegue la lista desplegable que aparece en el cuadro Buscar en y localice el libro buscado en las distintas Unidades de Disco y Carpetas.

Una vez seleccionado el Libro de trabajo que desea abrir, haga doble click sobre él.

Guardar un archivo con un nuevo nombre

Cuando guarde un archivo, póngale un nombre y especifique dónde desea almacenarlo. Pulse Guardar como del menú Archivo para visualizar el cuadro de diálogo Guardar como.

En el recuadro de texto rotulado Guardar en, busque el lugar donde quiere guardar su libro de trabajo y en el recuadro Nombre de archivo, introduzca el nombre con el que desea almacenarlo (Intente que el nombre guarde relación con el trabajo realizado).

Pulse el botón Guardar, o pulse Intro, para cerrar el cuadro de diálogo y guardar el archivo.

Cómo desplazarse a través de un libro de trabajo

En Microsoft Excel, los archivos se denominan libros de trabajo. Los libros pueden contener varias hojas de cálculo, así como hojas de gráficos. En las siguientes lecciones aprenderá, «Creación de gráficos para evaluar tendencias y relaciones», hablaremos un poco más sobre gráficos y hojas de gráficos. En esta lección, aprenderá a desplazarse a través de una hoja de cálculo y a través de un libro de trabajo que contenga hojas de cálculo.

Desplazamiento a través de un libro de trabajo

Un Libro de trabajo nuevo contiene tres hojas de cálculo. Puede seleccionar hojas diferentes de un libro pulsando las etiquetas de hoja que se encuentran al fondo de cada hoja. Puede utilizar los botones de desplazamiento de la etiqueta de hoja para recuperar etiquetas de hoja que estaban ocultas de forma que también pueda seleccionarlas si así lo desea. La hoja seleccionada pasa a denominarse la hoja activa.

De forma adicional, puede seleccionar varias hojas a la vez, incluso si son hojas no adyacentes, e introducir los mismos datos en todas las hojas activas al mismo tiempo. Esto resulta particularmente útil si necesita configurar varias hojas que sean idénticas en algunos aspectos (como por ejemplo, agregar rótulos comunes en un informe mensual).

Seleccionar hojas de cálculo de un libro

Seleccione hojas diferentes de un libro; pulse la etiqueta de hoja con el nombre Hoja2, la Hoja2 pasa a ser la hoja activa. Pulsando en las distintas etiquetas de Hoja del fondo de la pantalla, nos desplazamos a través de ellas.

Utilice el botón derecho del ratón para pulsar un botón de desplazamiento de etiqueta de hoja, aparece un menú contextual con los nombres de todas las hojas que están contenidas en el libro, si pulsamos en cualquier de ellos nos desplazamos hasta la hoja seleccionada.

Seleccionar varias hojas a la vez

Seleccione varias hojas al mismo tiempo.

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