Contaduria

Propuesta de manual de políticas y procedimientos contables

Las políticas generales buscan facilitar o guiar, de manera enunciativa más no limitativa, la forma en que deben canalizarse los pensamientos y acciones al momento de la toma de decisiones, contribuyendo de esta manera a:

 Delimitar las áreas de responsabilidad.

 Asegurar su consistencia en igualdad de circunstancias.

 Asegurar su contribución al logro de metas y objetivos institucionales.

 Evitar la duplicidad de funciones y el desaprovechamiento de esfuerzos.

 Uniformar las acciones.

 Evitar el incumplimiento de la normatividad interna y externa.

Principales políticas generales:

El presente Manual deberá ser autorizado, en primera instancia, por el Propietario, y posteriormente por el Consejo de Administración.

El presente Manual debe revisarse por lo menos una vez al año.

El área de Contabilidad debe contar con información sobre las innovaciones o cambios a la normatividad que emitan en materia contable los órganos colegiados facultados para pronunciar reglas, criterios, normas, etc.; así como analizar e informar con anticipación los posibles impactos que representen para la entidad.

Es responsabilidad del área de Contabilidad asegurar el cumplimiento de los principios de veracidad, oportunidad y detalle en el registro contable de las operaciones realizadas.

Es responsabilidad del área de Contabilidad mantener actualizado el Catálogo de cuentas y la Guía contable, de conformidad con la normatividad vigente.

Es responsabilidad del área de Contabilidad comunicar Propietario de la entidad sobre la necesidad de abrir cuentas adicionales a las establecidas en el catálogo vigente.

Es responsabilidad del área de Contabilidad definir y establecer la estructura y procedimientos para la obtención de información adicional que le sea requerida, para usos internos y específicos.

Es responsabilidad del área de Contabilidad la coordinación con sistemas, para establecer, resguardar y mantener actualizado el Catálogo de cuentas en los sistemas informáticos, a efecto de llevar el registro contable automatizado de las operaciones.

Es responsabilidad del área de Contabilidad asegurarse que Sistemas efectúe los respaldos, microfilmación y/o digitalización de la información contable, de acuerdo con las políticas que competen a dicha área; así como conservar esta información durante el tiempo indicado en la normatividad vigente.

Es responsabilidad del área de Contabilidad proporcionar la información necesaria y de su competencia a los responsables de integrar y enviar el cúmulo de información periódica a las instituciones y autoridades fiscalizadoras competentes.

Es responsabilidad del área de Contabilidad estructurar, elaborar y proporcionar al gerente general de la entidad los estados e información financiera que serán puestos a disposición y consideración de los socios u otros usuarios, los cuales deberán estar suscritos cuando menos por el propietario de la entidad.

Es responsabilidad del Consejo de Administración revisar y aprobar los estados financieros que publique la entidad.

Los estados financieros de la entidad deberán ser auditados por un auditor externo.

Con independencia de las publicaciones antes mencionadas, la entidad deberá observar en su caso lo dispuesto por el Artículo 177 de la Ley General de Sociedades Mercantiles.

Es responsabilidad del área de Contabilidad formular y presentar sus estados financieros en apego a las Normas de Información Financiera y aquellos criterios aplicables emitidos para las Entidades de ahorro y Crédito Popular por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores. Estos deberán estar expresados en miles de pesos, efectuando esta mención en su encabezado.

Por ningún motivo y bajo ninguna circunstancia podrán ser eliminados de manera económica los movimientos indebidamente registrados; por el contrario, deberá elaborarse una póliza correctiva que los revierta, en donde se indique de forma clara en que consistió el error, así como el número y fecha de la póliza que se corrige.

El registro contable será en cualquier caso pormenorizado, por lo cual se deberá evitar el registro de movimientos globales.

Deberán prepararse conciliaciones periódicas de los rubros que así lo requieran, con objeto de contar con la evidencia necesaria de la integridad y exactitud de los importes de dichas cuentas; además, la información que sirva de base en estas conciliaciones deberá contener la rúbrica de la persona que preparó, revisó y autorizó dicha información.

El área de Contabilidad deberá revisar mensualmente las conciliaciones bancarias para verificar la antigüedad de las partidas en conciliación y los trámites de gestión realizados para su investigación, aclaración y corrección; asimismo, debe revisar que no se presenten ordinariamente partidas en conciliación que requieran el establecimiento de mecanismos de control adicionales.

Es responsabilidad del área de Contabilidad garantizar el cumplimiento de las reglas de agrupación.

El área de Contabilidad deberá revisar que los requerimientos de provisión para el mantenimiento de la reserva preventiva de riesgos de crédito.

Las pólizas contables, su documentación soporte, así como los respaldos en medios electrónicos, deberán ser conservados en lugar seguro con acceso restringido.

Sólo se podrá destruir o eliminar documentación en archivo muerto con autorización por escrito del Propietario de la entidad y con el conocimiento del Consejo de Administración, siempre y cuando se tenga la seguridad de que se ha cumplido con el periodo de conservación necesario y no existe ningún impedimento legal para llevar a cabo dicha destrucción.

Políticas de los Estados Financieros

BALANCE GENERAL

Definición

Es

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