Control Administrativo

Sistema de control por áreas de responsabilidad

Control administrativo

Proceso mediante el cual la administración se asegura de que los recursos sean obtenidos y usados eficientemente en función de los objetivos planeados.

Para una empresa el reto de poner en practica sistemas de control administrativo es imperioso, especialmente es un panorama en el que la formación de bloques económicos y la competitividad se incrementan.

Importancia del control administrativo

La estrategia que tienen las empresas mexicanas para sobrevivir y comprender ante la apertura comercial es la cultura de calidad, se logra al implementar un sistema de costeo basado en actividades que dará liderazgo en costos y una diferencia. Ello obliga a las empresas a contar con un sistema de información que permita monitorear los logros en eficiencia y efectividad.

Toda organización es perfectible; es decir, siempre puede mejorar determinadas areas para lograr los objetivos fijados por la administración.

Tipos de control

Existen tres tipos de control, los más utilizados para ejercer el control administrativo, que sirven de guía para determinar el tipo de control que debe ser implantado según el tipo de empresa de que se trate.

• CONTROL GUIA O DIRECCIONAL

Consiste en que los resultados se pueden predecir y que las acciones correctivas deben efectuarse antes de complementar la operación.

• CONTROL SELECTIVO

Consiste en la verificación de muestras de determinada operación para detectar si cumple los requisitos previstos, para determinar si se puede continuar con el proceso.

• CONTROL DESPUES DE LA ACCION

Cuando una operación a concluido, se miden resultados y se comparan con un estándar previamente establecido. Los presupuestos son el ejemplo de este sistema de control.

Sistemas de control administrativo

Sistema de Control Administrativo ha variado a lo largo del tiempo y se mantiene en evolución (Collier, 2005) pero se puede afirmar que un SCA debe de proveer a los directivos de las empresas de información necesaria referente a

 El desempeño económico y financiero de la empresa y sus proyectos. Clientes actuales y potenciales.

 Competidores clave.

 Información no financiera referente a los procesos de producción y desarrollo, y

 Mecanismos de control informales y sociales con los empleados de la empresa.

Los SCA descansan sobre una base teórica de procedimientos que son conocidos y aplicados en la empresa, el ambiente social y la cultura organizacional son dos elementos que interactúan con el sistema teórico para crear finalmente el sistema.

Objetivos del control administrativo

El control administrativo en las organizaciones contribuye al logro de los siguientes objetivos:

• Diagnosticas

Pretende diagnosticar a tiempo, para evitar quiebras de empresas.

• Comunicación

Proporciona un medio de comunicación entre las personas que integran la organización. Esto se logra informando los resultados de las diversas actividades que se lleven a cabo dentro de la empresa.

• Motivación

Normalmente, todos los sistemas de control administrativo son rechazados a priori por el personal involucrado. Por excelente que sea la herramienta que se va a implantar, se debe motivar a todos los afectados a identificar dicha herramienta como un medio de superarse y desarrollarse. Mas que para beneficiar a la empresa, es necesario hacer notar que esta nueva herramienta servirá de termómetro para indicar las fallas o aciertos del personal.

Ventajas de la contabilidad por áreas de responsabilidad

• Facilita la correcta evaluación m de la actuación de los ejecutivos de la empresa.

• Ayuda a la aplicación de la administración por excepción.

• Sustituye la presentación tradicional de los resultados, favoreciendo una mejor delimitación de responsabilidades.

• Motiva utilizar la administración por objetivos o por resultados, ya que separa el objetivó principal de la empresa en subjetivos destinados a cada área, señalado a cada ejecutivo las pautas para lograrlo.

Etapas para diseñar un sistema de control administrativo

1. Definición de los resultados deseados

En esta etapa se debe tratar de que los resultados deseados se expresen en dimensiones cuantificables.

Las estructuras mentales particulares en ocasiones hacen fijar objetivos muy generales, lo que impiden un buen control. Sólo es posible lograr un control adecuado si los objetivos han sido claramente especificados, es decir, medios y publicados.

Una vez expresados los resultados de manera cuantificable, deben ser relaciones con las personas que en forma directa o indirecta tenga que ver con los objetivos fijados por la administración.

2. Determinación de las predicciones que guiarán hacia los resultados deseados

Un control administrativo efectivo es el que se preocupa por determinar con anticipación los elementos de predicción que durante el proceso del control ayudarán a la obtención de los resultados deseados.

Los elementos predictivos son indicadores para detectar desviaciones respecto a lo planeado y corregir oportunamente las fallas. A continuación se verán algunas formas de definir los elementos predictivos.

• Cambios en los niveles medibles de los insumos.

• Complejidad del proceso.

• Síntomas.

3. Determinación de los estándares de los elementos predictivos en funciones de los resultados deseados

Lo que se pretende en esta etapa es fijar el nivel que se considera aceptable y con el cual se harán las comparaciones. Cada elemento predictivo necesita un estándar en función de los resultados deseados, de manera que se vea por simple comparación cuándo se debe aplicar una acción correctiva.

Es recomendable que estos estándares sean flexibles.

4. Explicación del flujo de información

El éxito de un sistema de información para ejercer el control administrativo dependerá de aplicar la filosofía de la calidad del servicio; habrá que preguntarle a cada responsable de las áreas de línea o bien de staff, lo siguiente:

• ¿Qué indicadores quieres que se te informen?

• ¿Cada cuándo quieres que se te envíen?

• ¿Cómo quieres que se te presenten?

Para ello, se necesita distinguir entre dos grupos diferentes de usuarios de la información:

• Quiénes toman decisiones dentro de la línea.

• Quiénes no toman decisiones dentro de la línea.

5. Evaluación y aplicación de la acción correctiva

Antes de iniciar

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