Control Administrativo

CONTROL ADMINISTRATIVO

El control es una de las funciones más importantes del proceso administrativo ya que es mediante esta actividad que se evalúa si todo el trabajo se está llevando a cabo según lo establecido o si por el contrario se está rompiendo con el esquema, y de ser así, si esta nueva forma de trabajo está trayendo efectos positivos a la empresa o si por el contrario afecta de manera negativa y en este caso sería necesario proceder a tomar acciones correctivas.

Según Robbins: Control se define como el proceso de supervisar las actividades para garantizar que se realicen según lo planeado y corregir cualquier desviación significativa.

Es decir, el control es corregir lo incorrecto y reforzar lo correcto para llegar de la mejor manera a la meta establecida.

FINALIDAD

La finalidad del control es garantizar que los resultados de lo que se planeó, organizó y distribuyó se ajusten lo máximo posible a los objetivos preestablecidos, tarea de la que deben estar muy pendientes los ejecutivos que se encargaron de la planeación y organización. La esencia del control radica en la verificación de si la actividad controlada está alcanzando o no los objetivos o resultados deseados.

El control es un proceso que guía la actividad ejecutada para alcanzar un fin determinado de antemano.

Como proceso, el control presenta fases que deben tomarse en cuenta en todo momento. Los puntos estrictamente necesarios en cualquier sistema de control son:

Un objetivo, un fin predeterminado, un plan, una línea de acción, un estándar, una norma, una regla decisoria, un criterio, una unidad de medida.

Un medio para medir la actividad desarrollada.

Un procedimiento para comparar tal actividad con el criterio fijado.

Algún mecanismo que corrija la actividad en curso, para alcanzar los resultados deseados.

La aplicación de estos conceptos generales y abstractos a situaciones concretas y prácticas dependerá de cada gerente. Los elementos mencionados siempre deben estar incluidos en cualquier sistema de control, sea en el control de calidad, presupuestario, de producción, de inventario, de personal, etc.

CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL

 Precisión: un sistema de control que genera información imprecisa puede inducir a no actuar cuando se debiera o reaccionar contra un problema que no existe. Un sistema de control preciso es digno de confianza y proporciona datos válidos.

 Oportunidad: los controles deberán advertir a los administradores en forma oportuna cuando se producen las variaciones. Un sistema de control eficaz deberá aportar información oportuna, ya que la mejor información tiene escaso valor cuando se torna obsoleta.

 Economía: la operación de un sistema de control debe ser económica, es decir que,todo sistema de control tendrá que justificar los beneficios que aporta en relación con los costos que ocasiona.

 Flexibilidad: los controles deben ser lo suficientemente flexibles como para ajustarse a cambios adversos o para aprovechar nuevas oportunidades.

 Inteligibilidad: los controles que no son comprensibles para los usuarios carecen de valor. Un sistema de control que es difícil de entender puede ocasionar errores innecesarios, frustrar a los empleados y a la larga ser ignorado.

 Criterios Razonables: los estándares de control deberán ser razonables y susceptibles de alcanzarse. Si son demasiado altos o no resultan razonables, su posible acción motivadora desaparece.

 Localización estratégica: los administradores deberán establecer controles sobre los factores que sean estratégicos para el rendimiento de la organización. Los controles deberán abarcar las actividades, operaciones y eventos críticos dentro de la organización.

 Acción Correctiva: un sistema de control eficaz deberá no sólo señalar el problema sino también especificar una solución. Es decir que deberá sugerir medidas alternativas que será conveniente tomar para corregir la desviación.

IMPORTANCIA DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

En toda empresa, es importante saber que el control es de vital importancia para la buena realización de las actividades, pero que aún así hasta el plan más detallado y mejor elaborado puede tener desfases durante su ejecución, así que el control no sirve solo para vigilar que todo vaya bien, sino también para corregir los errores y desvíos que se pueden tener durante un proyecto.

El control se usa para:

Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.

Enfrentar el cambio: Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.

Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos

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