Correspondencia

1. OBJETIVO:

Controlar el flujo de la correspondencia en la institución, garantizando que la información llegue a la persona interesada y la comunicación se de manera adecuada y oportuna.

2. ALCANCE:

Desde la elaboración de correspondencia hasta que se archiva.

3. GLOSARIO:

Correspondencia externa: Todo documento que llega a la entidad.

Correspondencia enviada: comunicaciones, glosas, facturación, informes estadísticos, oficios a los proveedores, entre otros.

Correspondencia interna: Cartas, Circulares, memorandos.

Documento: Información y su medio de soporte.

4. RESPONSABLES:

• Secretaria de Gerencia.

• Los funcionarios de la Institución.

5. POLITICAS DE OPERACIÓN:

• Cualquier funcionario de la institución puede generar correspondencia para enviar a otra dependencia al interior de la institución o para un ente o persona externa.

• Cada funcionario será responsable por archivar la correspondencia que recibe y las copias de la que genera como control y evidencia.

6. ACTIVIDADES A DESARROLLAR:

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCION REGISTROS

1 • Funcionarios de la Institución elaboración de correspondencia Cualquier funcionario de la institución puede generar correspondencia para enviar a otra dependencia al interior de la institución o para un ente o persona externa, para lo cual deberá utilizar los formatos establecidos de acuerdo a su necesidad de comunicación.

La correspondencia generada deberá hacerse en original y copia para obtener los recibidos. • Oficio

• Circular

• Memorando

2 • Secretaria de Gerencia recepción y radicación Se recibe la correspondencia externa e interna y se radica con fecha en el formato correspondiente. • Control de Correspondencia Externa

• Control de Correspondencia Interna

3 • Secretaria de Gerencia verificación La correspondencia externa e interna recibida es verificada en cuanto al funcionario, dependencia o institución a la cual va dirigida. • N/A

4 • Secretaria de Gerencia distribución Se hace entrega de la correspondencia recibida al funcionario correspondiente al interior de la institución o se envía al ente o persona externa según sea el caso.

Los recibidos de la correspondencia enviada fuera de la institución serán archivados en la gerencia. • Control de Correspondencia Externa

• Control de Correspondencia Interna

5 • Todos los funcionarios archivo Cada funcionario será responsable por archivar la correspondencia que recibe y las copias de la que genera como control y evidencia. • N/A

7. DOCUMENTACION INTERNA:

• Control de Correspondencia Externa.

• Control

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