La Correspondencia

INTRODUCCIÓN

La comunicación oral es una de las primeras cosas que hacemos y practicamos cada día en nuestra vida. Gran parte del trabajo realizado en la oficina se hace oralmente; por lo que es necesario que toda la información que se intercambia con otras personas sea clara, segura y cortés.

La comunicación escrita de correspondencia, es uno de los medios de comunicación que ha ido evolucionando, cada texto está clasificado según una redacción, la cual se realiza de una manera, un estilo, una forma y un esquema propio. Vamos aprendiendo métodos de creación automático que nos ahorra tiempo, además los avances tecnológicos nos ayudan aún más en esta labor.

Así también la redacción de documentos de una empresa o institución es una de las tareas más comunes. Sin embargo, cada texto necesita una redacción diferente ya sea una carta, un oficio, un informe, una solicitud.

Cada empresa tiene sus métodos y esquemas propios de correspondencias, por lo que debemos adaptarnos a cada caso y necesidad.

En el presente trabajo se explicará un poco más sobre este tema de la correspondencia.

CORRESPONDENCIA - CONCEPTO

La correspondencia es el trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esqueletas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y la industria.

Es un medio de comunicación usado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse entre dos personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se ha perfeccionado sus normas y estilos, hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail, que es la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario.

IMPORTANCIA DE LA CORRESPONDENCIA

Es un importante instrumento de comunicación escrita, es la parte intermedia entre las relaciones cliente proveedor y el lazo que une la mayor parte de transacciones comerciales.

De ella depende el desarrollo de las operaciones comerciales; el éxito de un negocio, una venta, por su eficiencia y rapidez han a que las empresas aumenten el volumen de sus ventas.

CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA

La correspondencia presenta una variedad de formas con características propias; por tanto, dados su importancia, es necesario realizar una clasificación que permita conocer la finalidad de cada uno.

1. Por el destino: Públicas y Privadas

a) Publicas: contienen información general a través de medios de comunicación (prensa, radio, TV, Carteleras, pancartas.)

b) Privadas: Tratan de información de interés y carácter particular comercial y oficial.

2. Por su contenido: Primera clase y Segunda clase

a) Primera clase: Es toda correspondencia de carácter actual y personal su contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, etc.

b) Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con bultos, muestras, paquetes, cuya tramitación se realiza también por correo.

3. Por su tramitación: Postal y Telegráfica

a) Postal: Cuando se acude a la oficina de correos para hacerla llegar a su destino, se divide en:

I. Ordinaria: Es la que sigue curso normal a través del correo

II. Certificada: Cuando el remitente paga una tarifa doble y exige un recibo para su entrega a su destinatario

b) Telegráfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante las oficinas del telégrafo

4. Por su puntuación: Abiertas, Cerradas y Mixtas.

a) Abiertas: No llevan signo de puntuación en la fecha, dirección, firma, antefirma, excepto en las abreviaturas.

b) Cerradas: Son las que llevan los signos de puntuación

c) Mixtas: Son las que combinan las Abiertas y Cerradas

5. Por su extensión: Largas medianas y cortas

a) Largas: Cuando contienen más de doscientas palabras

b) Medianas: Cuando contienen doscientas palabras

c) Cortas: Cuando contienen cien palabras

6. Por su Forma: Abarca todos los tipos de correspondencia su diferencia está en redacción y presentación

DIVISIÓN DE LA CORRESPONDENCIA

La correspondencia se divide en cuatro clases

1. Correspondencia Comercial: se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias, banqueros, etc. y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales.

2. Correspondencia Familiar y Amistosa: La finalidad de esta correspondencia es muy variada, cualquier asunto particular entra en ella.

3. Correspondencia Oficial: Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estadales, etc.

4. Correspondencia Comercial: Esta correspondencia se subdivide en dos clases:

a) Las Ordinarias o Normales: son las que se efectúan por medio de cartas, memorándum y tarjetas postales.

b) Las Urgentes o Rápidas: Son las que se efectúan por medio de telegramas, Cablegramas, Radiogramas y telefonemas.

TIPOS DE CORRESPONDENCIA

1. EL OFICIO: Es un documento de comunicación escrita, expuesto ampliamente y de carácter oficial, estructurado en una introducción, contenido y cierre.

Toda carta OFICIAL se elaborará en papel membretado del Ministerio o de la Dependencia que emite el documento, en tamaño 8½" x 11", en estilo Semibloque.

Cuando el Oficio va dirigido a los Señores Presidentes o Vicepresidentes, Ministros o Viceministros de Estado, en el margen inferior izquierdo posterior a la firma y antes de las iniciales, se deberá escribir con mayúsculas sostenidas (en negrita) según sea el caso la frase:

AL SEÑOR MINISTRO DE .....

ING. ...

E.S.D.O.

2. EL MEMORÁNDO: Es un modelo de comunicación escrita de uso exclusivamente interno a la institución o empresa, redactado en forma extractada o concisa. Sirve para la comunicación entre los diferentes niveles jerárquicos o entre funcionarios con similar jerarquía.

Se puede utilizar de acuerdo a las necesidades o importancia de la información, para remisiones, solicitudes,

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