De la Administración, Control y Cuidado de las Guías de Despachos (GD)

               De la Administración, Control y Cuidado de las Guías de Despachos (GD):

• Es de exclusiva responsabilidad de los encargados de bodega la emisión y administración de los talonarios de GD solicitadas al departamento de contabilidad.

• El Talonario de GD debe ser solicitada al Encargado de documentos del Departamento de Contabilidad mediante el formulario Solicitud de GD, el cual debe estar en duplicado, quedando el original para el Encargado de documentos de contabilidad y la copia se debe guardar en el archivador de bodega correspondiente.

• Las Bodegas Zonales, que están autorizadas para generar venta de  material, podrán solicitar  talonarios con este fin. Por lo tanto, deberán contar con dos tipos de talonarios, uno exclusivo para ventas de materiales  y otro solo para traslados,  los cuales no constituyen venta.

• Una vez  emitidas las GD EMIN se deben mantener  en el archivador “GD EMITIDAS EMIN”  la copia control interno (copia rosada) más la copia del Servicio de Impuestos Internos (copia celeste), de acuerdo al procedimiento.

Una vez utilizado por completo el talonario, se deberá despachar al encargado de documentos del Departamento Contabilidad  el DUPLICADO SERVICIO DE IMPUESTOS INTERNOS (copia celeste). En el caso de    las GD que se encuentre  nulas se deben adjuntar todas las copias al correlativo de las copia del SII. Para este efecto, se deberá adjuntar el Formulario de Entrega de GD, el cual será requisito para una nueva solicitud.

• Las Guías de Despachos que pierden su vigencia (fecha  indicada en el extremo superior derecho del documento) no pueden ser  utilizadas y deben ser enviadas  al encargado de documentos del Departamento Contabilidad  para ser anuladas.

• Posterior a la desmovilización de la faena, la carpeta de cierre de Bodega de Obra debe incluir el último Formulario de entrega de GD, incluyendo aquellas que no fueron utilizadas.

• Está estrictamente prohibido entregar y/o facilitar GD en blanco a personal de la empresa o a terceros. Todos los documentos deben estar correctamente emitidos, completando todos y cada uno de los campos de  ésta con letra legible y con lápiz de pasta negro o azul. Además el usuario deberá exigir que el transportista indique todos sus datos en ella, y posteriormente deberá imprimir en esta todos los datos propios, agregando timbre y firma.

• La GD es un documento mercantil timbrado por el SII, el cual es parte de la fiscalización a la que puede ser sometida nuestra Empresa. La falta de una GD, por extravío, causa multas ante esta entidad fiscalizadora. SEA CONCIENTE DE LO QUE MANEJA.

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