Definición de Programa Operativo Anual

Definición de Programa Operativo Anual (POA)

El sistema presupuesto por programas, divide su estructura en funciones,

programas, y proyectos, siendo en esta última clasificación donde surge la

conceptualización del Programa Operativo Anual (POA).

El programa operativo es un programa concreto de acción de corto plazo, que

emerge del plan de largo plazo, y contiene los elementos (objetivo, estrategia,

meta y acción) que permiten la asignación de recursos humanos y materiales a

las acciones que harán posible el cumplimiento de las metas y objetivos de un

proyecto específico.

Los programas operativos se confeccionan en términos de unidades físicas de

producto final o volumen de trabajo. Calculando los costos sobre los resultados

esperados y distribuyendo los recursos financieros necesarios por partidas, según el

objeto del gasto (clasificación contable), para solventar los costos a través de un

presupuesto.

Los costos acumulados de cada proyecto darán como resultado el costo total de

cada proyecto, y sucesivamente de programa y función, así como el costo total de cada

dependencia; proporcionando con esta valoración los elementos necesarios para la

toma de decisiones respecto de la distribución de recursos que realizan los órganos de

gobierno de la Universidad, ya que se conoce la magnitud de las erogaciones

presupuestarias en todos y cada uno de los niveles, así como de las unidades a las que

se destinan los recursos.

Esta herramienta de planeación, organización y control de nuestras actividades

cotidianas, ofrece en el corto plazo la certidumbre de las acciones a realizar; la

despolitización de la misma; claridad en la relación costo-beneficio; hace posible el

seguimiento del avance de metas y la participación en bolsas de recursos para los

proyectos que trabajan con mayor eficiencia.

1. Objetivos del Programa Operativo Anual

Los objetivos del POA son:

• Uniformar la conceptualización y presentación de los programas de trabajo,

permitiendo realizar estudios comparativos entre las actividades que realizan las

diferentes unidades administrativas.

• Evaluar los beneficios y los costos de cada programa, permitiendo con ello fijar

prioridades de acción.

• Estudiar el grado de compatibilidad y consistencia interna de cada programa, a

través de la relación de las metas cualitativas y cuantitativas con el resultado final

de las tareas realizadas.

¿Qué es el presupuesto por programas?

• Establecer coeficientes de rendimiento de los recursos para medir la eficiencia

con que se utilizan y determinar la consistencia entre las metas y los medios

empleados para lograrlas.

• Facilitar la coordinación entre la planeación operacional (de corto plazo), con el

Plan Institucional de Desarrollo (de mediano y largo plazo).

• Identificar y medir los costos de los resultados finales, tanto unitariamente como a

nivel general, facilitando la integración del presupuesto anual.

• Desarrollar una herramienta que facilite la contabilización de los gastos y la

generación de estados financieros que permitan la evaluación económica y global

de la institución.

2. Lineamientos para la coordinación del Plan Institucional de Desarrollo y los

planes operativos anuales

Para poder verificar la congruencia que debe existir entre los planes operacionales

anuales y el Plan Institucional de Desarrollo, es necesario especificar las normas

que permitirán la evaluación de los resultados.

• Deben definirse las funciones sustantivas de la institución, así como la estructura

organizacional que permita su realización.

• Es indispensable describir las políticas que se implementarán para orientar al

cumplimiento de las funciones.

• Presentar el resumen de la clasificación económica del gasto, analizando la

distribución global entre el gasto operacional, las inversiones o las transferencias

para verificar su congruencia con las políticas de austeridad o de desarrollo y el

cumplimiento de las funciones sustantivas.

• Definir los centros de responsabilidad y asignarles una catalogación que esté acorde

con las áreas de funcionalidad, predeterminadas en la estructura organizacional.

• Definir la estructura programática, que permita el logro de los objetivos

institucionales, de acuerdo a los pasos siguientes:

• Describir brevemente los objetivos generales de mediano y largo plazo de la

institución.

• Determinar las relaciones de agrupamiento y subordenación entre las funciones

sustantivas, programas y proyectos.

• Explicitar en el nivel más analítico (proyecto) las acciones que permitan alcanzar

los objetivos de corto plazo y que representan avances del mediano y largo

plazo. Es conveniente distinguir los programas de acuerdo a la clasificación

económica del gasto (operacionales, inversión y transferencias).

• Numerar y subordenar los conceptos de la estructura.

• Los proyectos deben detallarse, indicando sus componentes principales como son:

• Su identificación (de acuerdo a la estructura programática) y relación con las

funciones sustantivas de la institución.

¿Qué es el presupuesto por programas?

• Asignación de responsabilidad, con base en el identificador de unidades de la

estructura organizacional.

• Los objetivos específicos y la estrategia a utilizar para lograrlos.

• Las metas establecidas en función del resultado final deseado, que se pretenden

alcanzar en el futuro inmediato.

• Las acciones que hay que realizar, para dar cumplimiento a las metas y

objetivos, así como su calendarización; indicando la unidad de medida del

resultado final y estableciendo en términos cuantitativos su magnitud.

• Los recursos necesarios para llevar a cabo las acciones y el tiempo en que

serán requeridos.

• Resumir la estructura global de los costos totales de los proyectos, realizando

clasificaciones cruzadas de proyectos y objeto de gasto, así como de los costos y las

unidades responsables; para analizar tanto la incidencia de los diferentes conceptos

de gasto, como la apreciación del consumo de recursos de cada proyecto y de cada

unidad responsable.

• Asignar los techos financieros, como producto

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