Plan Operativo Anual

PLAN OPERATIVO ANUAL

SUSANA CORDERO

CRISTIAN ARIAS

FABIAN ROJAS

POLITICA DE NEGOCIOS

CURICO 5 DICIEMBRE 2011

INTRODUCCION

Tras el análisis del entorno los objetivos la estrategia y los proyectos, surge la dificultad cuando tratamos de convertir la planificación estratégica en acción. Es decir, como desarrollar los proyectos y como aplicarlos para lograr los objetivos que nos hemos fijado. Con frecuencia ocurre, que se elabora el plan estratégico – siempre con mucha indiferencia por parte de los miembros de la organización-, se presenta públicamente, se edita un documento y, después de este notable esfuerzo, se arrincona en una estantería de los despachos de los dirigentes; se olvida y se sigue haciendo lo mismo.

El desarrollo del plan estratégico se produce con la elaboración y puesta en marcha de lo que denominamos el PLAN OPERATIVO ANUAL. El plan operativo anual es el elemento de unión entre el nivel estratégico y el nivel operativo. Pretende conseguir nuestros deseos como organización a través de la acción diaria. Significa conducir el “día a día” de nuestra organización de acuerdo a los objetivos y estrategias elegidos.

DEFINICION

El plan Operativo Anual, es una herramienta de planificación que sirve para dar un ordenamiento lógico de las acciones definidas. El desarrollo de esta herramienta permitirá optimizar el uso de los recursos disponibles y el cumplimiento de objetivos y metas trazadas; además de contribuir con el cumplimiento de la misión organizacional.

El plan operativo tiene como objetivo fundamental orientar los procesos de trabajos, convirtiendo los propósitos organizacionales en pasos claros y en objetivos y metas evaluables a corto plazo; contribuyendo, de manera efectiva al fortalecimiento institucional y a elevar el ordenamiento, la calidad y la transparencia del gasto.

Una de las utilidades que ofrece la planificación operativa es el reajuste de los objetivos, metas y acciones a las condiciones y circunstancias que se presentan cada año, y a los cambios no previstos.

El Plan Operativo Anual es un instrumento que vincula la planificación con el presupuesto, por cuanto, supone concretar lo planificado en función de las capacidades y la disponibilidad real de recursos.

El plan operativo anual debe estar perfectamente alineado con el plan estratégico de la empresa, y su especificación sirve para concretar, además de los objetivos a conseguir cada año, la manera de alcanzarlos que debe seguir cada entidad (departamento, sucursal, oficina...). Por tanto, es común en un plan operativo anual disponer, para cada mes (desde enero a diciembre), de un valor POA para cada objetivo. A medida que va avanzando el año es posible fijar el valor real que se ha alcanzado y, por tanto, hallar posibles errores o desviaciones en el plan.

CARACTERISTICAS

Está asociado al plan estratégico de la organización. Es un elemento indispensable y consustancial del mismo, es perder el tiempo hacer uno, y no hacer el otro. Es inútil proponer objetivos y seleccionar las estrategias más adecuadas si luego no programamos nuestra acción diaria, trimestral, de temporada, o anual de acuerdo con los mismos o viceversa. Es inútil programar nuestro corto plazo sin haber fijado antes nuestro terreno de juego, nuestros límites y nuestra dirección.

El plan operativo anual está asociado al presupuesto de la organización. En efecto es el presupuesto de la organización quien podrá marcar los proyectos a poner en marcha por la organización en cada periodo de tiempo pactado para su realización, por lo tanto el POA está íntimamente relacionado con el presupuesto que de alguna forma es una parte integrante de aquel

El plan operativo está asociado asimismo a la gestión. El POA, es el instrumento básico de gestión de una organización, puesto que en él se incluyen todos los proyectos a desarrollar por la organización en un año o temporada. Es la guía de gestión de la organización. Si bien el concepto “gestión” es mucho más amplio que la planificación y la programación, pues estas son solo componentes de aquella, desde nuestro punto son sin duda los aspectos sobre los que gira la gestión. Sin una buena planificación y planificación del trabajo a desarrollar de nada sirve tener la mejor estructura, la financiación idónea o los mejores programas de marketing

El plan operativo anual esta asociado al rendimiento del personal. En el caso de las organizaciones que cuentan con una mínima estructura, el POA se convierte en una herramienta útil para evaluar el desempeño del personal. El POA define muy nítidamente los proyectos y tareas a desarrollar, los responsables, las fechas, los resultados esperados, los productos finales. Esta pues nítidamente relacionado con lo que “cada uno tiene que hacer” cuando el plan se elabora y permite “medir lo que cada uno ha hecho y como lo ha hecho” cuando este se evalúa.

OBJETIVOS

Los objetivos del POA son:

• Uniformar la conceptualización y presentación de los programas de trabajo, permitiendo realizar estudios comparativos entre las actividades que realizan las diferentes unidades administrativas.

• Evaluar los beneficios y los costos de cada programa, permitiendo con ello fijar prioridades de acción.

• Estudiar el grado de compatibilidad y consistencia interna de cada programa, a través de la relación de las metas cualitativas y cuantitativas con el resultado final de las tareas realizadas.

CONTRUCCION DEL PLAN OPERATIVO ANUAL

La elaboración del PLAN OPERATIVO ANUAL, se basa en el desarrollo de los proyectos seleccionados en el plan estratégico. Es decir en establecer y definir una serie de elementos que configuran el proyecto, estos elementos son:

TITULO: Es preciso hacer un esfuerzo en definir proyectos claros y concretos. Esfuerzo que se debe hacer en la elaboración del plan estratégico

REESPONSABLE Y COLABORADORES: cada proyecto tiene un responsable para su ejecución, y el POA debe establecerlo. Así mismo y si existen se fijan los colaboradores de ese responsable. En las organizaciones de una cierta dimensión el responsable puede ser un cargo o puesto de la organización “vicepresidente, director administrativo, ETC”, -una unidad técnica- en cuyo caso el responsable es el jefe de esa unidad o un nombre propio.

INICIO Y FINAL DEL PROYECTO: es necesario fijar, por un lado, el carácter temporal del proyecto –puntal , cíclico o permanente- y, en los dos primeros casos, fijar el inicio y el final del proyecto.

RECURSOS FINANCIEROS: Es decir,

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