Plan Operativo Anual

POA - Plan Operativo Anual

El Plan Operativo Anual (POA) es la herramienta fundamental para concretar el Plan Estratégico (PE) Un plan estratégico es un documento en el que los responsables de una organización reflejan cual será la estrategia a seguir por su compañía en el medio plazo. Por ello, un plan estratégico se establece generalmente con una vigencia que oscila entre 1 y 5 años. En él se plantean los objetivos e indicadores de proceso del plan estratégico, especificando las metas y productos a corto plazo (un año), así como las actividades necesarias para alcanzar los productos y cumplir con las metas según indicador.

Permite lograr resultados de manera planificada, cuando es un instrumento corto, ágil y sencillo. Mientras más largo y complicado sea un POA, menos se utiliza en una organización.

Además, las metas y resultados esperados deben estar claramente conocidos y difundidos en todos los niveles de la organización.

Debe contener lo siguiente:

• Los resultados a lograr durante el año y los indicadores de cada resultado.

• Las actividades para lograr cada resultado, explicando cómo se va a conseguir.

• Las personas responsables de cada actividad.

• Los recursos que se necesitan y los que se disponen para realizar cada actividad.

• Un cronograma de las actividades a realizar con los recursos disponibles, acorde a la duración del POA.

LOS OBJETIVOS DEL POA SON:

• Uniformar la conceptualización y presentación de los programas de trabajo, permitiendo realizar estudios comparativos entre las actividades que realizan las diferentes unidades administrativas. Por ejemplo: Uno de los programas de trabajo que pudimos observar en la zapatería es el proceso de producción en corte este se basa en las medidas y tamaños de cada número de zapato.

• Evaluar los beneficios y los costos de cada programa, permitiendo con ello fijar prioridades de acción.

• Estudiar el grado de compatibilidad y consistencia interna de cada programa, a través de la relación de las metas cualitativas y cuantitativas con el resultado final de las tareas realizadas. Por ejemplo: Una de las tareas o metas realizadas de la zapatería es producir la cantidad de zapatos que está planeado en el mes y que la producción salga en el tiempo acordado y se exporte a su país destino.

• Objetivo General: Se define el objetivo mayor que se busca alcanzar durante el año y que contribuirá sustancialmente al desarrollo de la organización.

• Objetivos Específicos: Son los resultados que se desean alcanzar en el año respectivo. Pueden ser dos o más objetivos.

S.M.A.R.T significa inteligente es un acrónimo inglés y sirve para marcar principios que nos ayuden a clarificar y estipular adecuadamente nuestros objetivos.

¿Qué es S.M.A.R.T?

Son los principios por los que un objetivo se debe regir:

S – Específicos

M – Medibles

A – Alcanzables

R – Realistas

T – Plazo (en un tiempo determinado)

Específicos: Sus objetivos deben dar información clara y detallada de lo que se espera lograr. Tenga en cuenta que mientras más específicos son sus objetivos, más fácil será medirlos. Ejemplo: posicionarse como la primera marca nacional en un determinado producto, debe traducirse en varias acciones específicas que especifiquen como alcanzar ese objetivo. Ejemplo: mejorar las características del producto, mejorar comercialización en determinada zona.

Medibles: Debe ser medible este objetivo es un punto de referencia desde el cual se puede medir el progreso, por lo que los objetivos son cuantificables. Esto hará que sea más fácil determinar cuando el objetivo se ha cumplido y cuando no.

Alcanzables: Plantearse objetivos inalcanzables para la empresa no contribuye a nuestra planificación, más bien contribuye al escepticismo, ya que la función de un objetivo es la de posibilitar una meta, no la de obstruirla

Realistas: Asegurarse que las metas sean realistas al considerar los recursos, el tiempo y la experiencia a su disposición. Los objetivos son más eficaces cuando están diseñados para adaptarse a la situación.

Tiempo: Establecer un marco de tiempo para la medición de sus objetivos o para determinar cuándo van a ser satisfechas. Esto le permitirá planificar mejor y evaluar su progreso. Dedicar el tiempo suficiente para lograr el objetivo, pero hay que tener en cuenta que permitir demasiado tiempo puede obstaculizar los resultados.

• Actividades y Metas: Se determinan las actividades que se realizarán para lograr los objetivos propuestos, señalando la meta a cumplirse en cada caso.

Ejemplos:

• Estrategia de Trabajo: Describe la forma cómo se realizarán las actividades y se lograrán las metas y objetivos propuestos.

Ejemplo: "Para que los miembros regularicen sus pagos se harán campañas de persuasión a los miembros morosos, de darán amnistías y se impondrán sanciones tales como publicación de una lista negra de socios morosos, corte de agua, multas y otros".

• Plazo de Ejecución: Señala los plazos en que se cumplirán cada una de las acciones programadas.

• Responsabilidades: Se designan los responsables de las acciones.

• Área Responsable: es la Subgerencia, Gerencia regional, Unidad o área de la institución, responsable del cumplimiento efectivo y a tiempo, de todas las actividades que se desprendan de cada una de las sub-estrategias planteadas para el logro de las estrategias y objetivos estratégicos institucionales.

• Meta de gestión: Son estados o condiciones futuras que contribuyen al cumplimiento de cada estrategia y actividad. Indican qué pretende lograr una unidad de negocios. Deberán ser medibles y reales, es decir alineadas con la realidad y el entorno del Banco, y en los casos que sea posible expresarse de forma cuantitativa.

• Indicador de gestión: Constituye la expresión del cumplimiento de los objetivos. Sirven como medio de verificación para la evaluación de cumplimiento de metas. Deben ser específicos, medibles y relevantes.

El indicador de gestión debe especificar la unidad de análisis, y la medida que puede ser número, porcentaje, proporción, razón, promedio, horas, días, etc.

• Tiempo previsto para alcanzar la meta: Se refiere al tiempo requerido para el cumplimiento de la meta en el año en cuestión. Una vez determinado el tiempo, se deberá programar el cumplimiento de la meta trimestralmente y de manera porcentual, lo cual debe estar identificado en la “programación trimestral de la meta en porcentaje”,

...