Diseño Organizacional

DISEÑO ORGANIZACIONAL

FUNDAMENTOS DE ORGANIZACIÓN

Los administradores a menudo describen la estructura de su organización a partir del organigrama. Un organigrama es un diagrama que ilustra las líneas de dependencia que existen entre las unidades y las personas de una organización. La palabra unidades se entiende como los equipos, grupos, departamentos o divisiones. En pocas palabras, un organigrama es el esqueleto de una organización. El organigrama tiene varios beneficios. En primer término, presenta cierta información de la manera en que encajan los puestos de toda la organización. Por tanto, se supone que todos saben quién depende de quién y a quién deben acudir cuando tienen un problema particular. En segundo, el organigrama puede destacar algunas lagunas o la duplicidad de actividades. Una limitación del organigrama es que sólo se trata de una imagen que no muestra la realidad de cómo se hacen las cosas en la organización. Por ejemplo, no puede subrayar cuál función tiene el mayor o el menor peso político ni la manera en que la información fluye entre las áreas funcionales.

Diferenciación:

La diferenciación significa que la organización está compuesta por unidades que desempeñan tareas especializadas, utilizando diferentes métodos de trabajo, y que requieren de empleados que posean competencias únicas.

La diferenciación se crea por medio de la división del trabajo y la especialización de los puestos. División del trabajo significa que el trabajo de una organización se divide en tareas más pequeñas. La especialización es el proceso que sirve para identificar tareas particulares y asignarlas a los departamentos, equipos o divisiones.

Integración:

Integración significa que las diversas unidades coordinan su trabajo para alcanzar metas comunes. Las reglas y los procedimientos son que medio que utilizan los administradores para coordinar las actividades permanentes de las diversas unidades de una organización. Cuando los departamentos tienen metas comunes, están organizados de manera similar y trabajan juntos para alcanzar las metas de la organización, la cual entonces, estará muy entregada. Una organización es más que la suma de sus partes, es la integración de sus partes.

Después de presentar los dos principios básicos de las organizaciones, pasaremos a hablar de la estructura vertical de una organización. En cierto sentido, la estructura vertical de una organización actúa como “arnés” para guiar a los empleados en sus actividades de toma de decisiones.

DISEÑO VERTICAL

El diseño organizacional debe facilitar la comunicación entre empleados y departamentos para que se puedan realizar las metas de la organización. Es decir, los empleados de los niveles más bajos deben desempeñar actividades que sean congruentes con las metas de la alta gerencia y éstos deben estar enterados de las actividades y los logros de los empleados de niveles bajos. De entre cinco vías, las organizaciones pueden utilizar una para obtener estos resultados.

Jerarquía

La jerarquía es una pirámide que muestra las relaciones que existen entre sus niveles. El presidente o director general ocupa el puesto de la cima y es el miembro más importante de la alta gerencia. Los vicepresidentes encargados de áreas específicas, así como los directores de información, contabilidad, recursos humanos y asuntos corporativos dependen de ellos. En el siguiente nivel se encuentran diversos vicepresidentes (auditoría interna y contralor corporativo). El vicepresidente de la división occidente tiene a su mando……

Tramo de control

Se refiere al número de empleados que dependen de forma directa de una persona. El tramo de control óptimo es el que no es tan estrecho que el administrador “microadministre” a sus subordinados ni tan amplio que pierda la capacidad de dirigirlos. Los siguientes cuatro factores clave pueden influir en el tramo de control en cualquier situación:

1. La competencia del administrador y del empleado.

2. Las similitudes o las diferencias entre las tareas que se supervisan.

3. La medida en que los nuevos problemas inciden en el departamento del gerente.

4. La medida en que existan normas y reglas de operación claras.

Autoridad, responsabilidad y rendición de cuentas

La autoridad es el derecho de tomar una decisión. La autoridad es el adhesivo que une a la parte vertical con la horizontal.

La autoridad implica tanto responsabilidad como rendición de cuentas. Es decir, al ejercitar la autoridad, los empleados aceptan la responsabilidad de actuar y están dispuestos a rendir cuentas por el éxito o el fracaso. La responsabilidad es la obligación que tiene el empleado de desempeñar la tarea que le asignen. Los empleados asumen esta obligación cuando aceptan la asignación de una tarea.

La rendición de cuentas es el punto donde se unen la autoridad y la responsabilidad y es esencial para un alto desempeño.

Delegación

La delegación es el proceso que sirve para otorgar autoridad a una persona para que tome decisiones y actúe en ciertas situaciones.

Delegación efectiva: La delegación debe ir de la mano con la asignación de responsabilidades, por ejemplo cuando el presidente de la empresa asigna a un asistente ejecutivo la tarea de preparar un pronunciamiento formal para una presentación ante una comisión del congreso o cuando el jefe del departamento de cómputo ordena a un programador que elimine un nuevo sistema de reportes administrativos. Las prácticas siguientes son muy útiles para lograr una delegación efectiva:

1. Establecer

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