Doce Errores Comunes En Proyectos

Gestión de proyectos: Doce errores comunes

y cómo evitarlos

[08/10/2012] Muchos proyectos, mucha mala gestió n. Ese es

el estribillo de muchos ejecutivos de TI. De hecho, incluso con

el software de gestión de proyectos, a menudo los proyectos

de TI terminan durando más (mucho más) de lo previsto y

cuestan más de lo presupuestado.

¿Por qué los buenos proyectos van mal? CIO.com encuestó a

docenas de ejecutivos de TI y administradores de proyectos,

y se acercó con una lista de 12 errores comunes en gestión

de proyectos -junto con las formas de evitar estos problemas

que a menudo requieren mucho tiempo y son potencialmente

costosos.

Error Nº 1: No asignar a la persona adecuada para dirigir el proyecto

"Por lo general durante la asignación de recursos, la mayoría de los esfuerzos se centran en encontrar

los recursos adecuados Además de encontrar al director adecuado para el proyecto", explica Sudhir

Verma, vicepresidente de los servicios de consultoría y oficina de gestión de proyectos de Force 3, un

proveedor de soluciones tecnológicas. De hecho, muy a menudo "los gerentes del proyecto son

tomados en cuenta por su disponibilidad y no necesariamente por sus habilidades". Sin embargo, un

jefe de proyecto inadecuadamente capacitado y/o inexperto puede hundir un proyecto.

Solución: Elija un gestor de proyectos cuya habilidad(es) estén acordes con los requisitos del proyecto.

Error Nº 2: No poder conseguir que todo el equipo esté detrás del proyecto

Con demasiada frecuencia, los proyectos están condenados al fracaso porque no recibieron suficiente

apoyo de los departamentos y las personas afectadas e involucradas en el mismo. Incluso los

gerentes: "1) no dejan claro cuál fue el papel de todos. 2) No describieron la recompensa personal que

cada uno obtendría cuando el proyecto se completara con éxito. 3) no dijeron cómo serían evaluadas

las contribuciones de cada persona en el proyecto. Y/o 4) No se pudo generar un sentido de urgencia

sobre el proyecto, llevando a que el equipo piense que el negocio siempre iba a estar bien", sostiene

Bill Rosenthal, CEO de Communispond, que proporciona capacitación a los empleados sobre la

manera de comunicarse de manera efectiva.

Solución: "El director del proyecto debe comenzar por juntar al equipo (asegurándose de incluir el

personal que se encuentra fuera de las instalaciones a través de la mejor tecnología disponible), y

entregar una presentación sobre el proyecto y su importancia, de modo tal que todos se sientan

incluidos y motivados".

Error Nº. 3: No involucrar a los ejecutivos

Solución: "Alguien en los niveles superiores de la organización debe poseer el proyecto de principio a

fin y estar personalmente involucrado en su éxito", señala Casey Halloran, co-fundadora y directora de

marketing de Costa Rican vacations & Panama Luxury Vacations. "Cuando un proyecto no tiene una

cabeza clara, las cosas tienden a desmoronarse".

De: cioperu.pe

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Error Nº 4: Poner demasiados proyectos en producción a la vez

"La mayoría de los gerentes creen que pueden hacer más cosas al comenzar todos los proyectos a la

vez, pero en realidad, es contraproducente", comenta Sanjeev Gupta, CEO de Realization, una

empresa de Silicon Valley que ayuda a que las organizaciones completen proyectos más rápidamente.

"El multitasking frena a la gente, perjudica la calidad y, lo peor de todo, los retrasos que causa se

multiplican a través de la organización, ya que las personas que están más abajo en la línea esperan a

que otros puedan terminar las tareas de requisito previo".

Solución: "Para detener estas pérdidas de productividad, un buen primer paso es reducir el trabajo en

proceso (WIP, por sus siglas en inglés) en un 25 – 50%", señala. "Esto reduce hacia atrás y adelante,

y hace que los directivos y expertos sean más sensibles en el tratamiento de cuestiones y preguntas.

Aunque contrariamente a la intuición, la reducción del número de proyectos abiertos en un 25 – 50%

puede duplicar las tasas de finalización de tareas".

Error Nº 5: Falta de reuniones/comunicación (regulares)

"La comunicación es el factor más importante de una gestión exitosa de proyectos", indica Tim Parkin,

presidente de Parkin Web Development, que ofrece servicios de consultoría de estrategia en línea para

que las empresas alineen sus negocios con la tecnología con el fin de alcanzar un alto crecimiento y

rentabilidad. "Sin una comunicación clara y regular, el proyecto se vendrá abajo".

Solución: Elija un día y hora para reunirse cada semana (ya sea de forma virtual o en persona) que se

adecue al equipo (no solo al director del proyecto) -y aférrese a él. "Tener determinados días y horas

programadas, de antemano, le ayudarán a mantener a todos en la misma página y mantiene el

proyecto a flote".

Error Nº 6: No ser lo suficientemente específico con el rango/permiso para cambiar con

frecuencia

"Cualquier proyecto que no tenga un objetivo ultra claro está condenado al fracaso", indica Halloran. Oz

Nazilli, gerente de mercadeo de Easy Projects, una herramienta de gestión de proyectos basada en la

web, añade: "el cambio de alcance es una de las cosas más peligrosas que pueden sucederle a su

proyecto. Si no se maneja adecuadamente, puede conducir a la superación del tiempo y los costos".

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