Documentos

TIPO DOCUMENTAL Y SU CICLO

Documento: Orden de Compra

Definición: Una orden de compra o nota de pedido es un documento que un comprador entrega a un vendedor para solicitar ciertas mercaderías. En él se detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de pago y otros datos importantes para la operación comercial.

Por lo general, la orden de compra menciona el lugar y fecha de emisión, el nombre y domicilio del comprador y del vendedor, datos impositivos, detalles de las mercaderías pedidas y condiciones de pago y entrega. Es importante que se aclare que dicho documento no es válido como factura.

Ciclo Vital:

* Gestión: Esta se da en el momento en que la empresa requiere un insumo por ejemplo la empresa donde trabajo tiene una experiencia de 20 años es la fabricación de reguladores y transformadores de voltaje de modo que los insumos utilizados son solicitados por el jefe de producción quien de manera verbal hace la solicitud a la persona encargada del almacén quien a su vez realiza el formato preestablecido en el programa Excel.

* Elaboración: Se realiza en Excel y se le da un número consecutivo y se imprime a color en hoja carta normal.

* Tramitación: Se procede a cotizar en los diferentes proveedores calificados, escogiendo el que ofrezca mejor precio, calidad y menor tiempo de entrega.

FUNCIONES ARCHIVISTICAS

Preservación: Las órdenes son manipuladas por la menor cantidad de personal posible

Organización: Cada orden tiene designado un número consecutivo para facilitar su orden y posterior ubicación.

Conservación: Las órdenes se conservan en carpetas separadas de otros formatos.

Transferencia: Encargado del almacén entrega la orden al gerente para que la apruebe con la firma.

*Intermedio: se procede a enviar por los diferentes medios (fax, escáner o vía mail) la orden de compra.

FUNCIONES ARCHIVISTICAS

Acopio: Las órdenes se archivan en las carpetas correspondientes

Organización: Las ordenes tiene un número asignado de modo que se archivan de manera ascendente en las carpetas las cuales también están almacenadas es un archivo.

Conservación: Las carpetas que almacenan las órdenes de compra se almacenan en un mueble de metal.

Consulta: Solamente a las ordenes después de almacenadas la persona encargada del almacén.

Digitalización: No se realiza

Destrucción: Teniendo en cuenta que este documento se debe tener a la mano por motivo de comparar precios este se conserva por un periodo de 3 años.

Destino final: El documento es cortado y arrojado a la basura.

ORDEN DE COMPRA

1 IDENTIFICACIÓN:

2 DILIGENCIAMIENTO

3 APROBACIÓN

* PROTECCIÓN: Nivel de Acceso

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