El Proceso Conciliatorio

El Proceso Conciliatorio

1.- PREPARACION: se inicia con la lectura del expediente, el que puede estar compuesto por la demanda, contestación, escritos, pruebas, etc., de la denuncia y sus descargos o de la solicitud de conciliación. Luego se debe registrar los datos resaltantes a manera de esquema, esbozando algunas formulas conciliatorias. Hay que tener presente que este resumen elaborado sobre la base de una revisión preliminar, contendrá información mínima que no necesariamente coincide con la realidad, estando condicionada por la interpretación de las partes cuya perspectiva del conflicto puede ser distorsionada. Resulta conveniente que el ambiente en donde se llevara a cabo la audiencia de conciliación sea privado, libre de ruidos molestos, ventilado, iluminado y con ayudas visuales tales como pizarra, afiches alusivos a la conciliación su naturaleza, operatividad, ventajas comparativas, etc.; información esta ultima que en el caso de ser necesaria una notificación, podría adjuntarse como complemento a efectos de enterar a las partes de las características de la institución conciliadora. Es recomendable que las partes se encuentren dispuestas formado un círculo o triangulo con el conciliador, generándose de este modo una atmósfera informal basada en una disposición uniforme e integrada. Finalmente, el conciliador debe identificar a las partes, precisando quienes podrán estar presentes en la audiencia de conciliación, evaluando la conveniencia de la presencia de terceros que estarían en capacidad de coadyuvar en el proceso resolutivo.

2.- PRESENTACION E INTRODUCCION: las reglas del juego, al iniciarse la audiencia, el conciliador les dará bienvenida a las partes, las identificara y se presentara ante ellas, disponiendo su ubicación en la sala. Seguidamente, brindara información general acerca de las características de la conciliación como M.A.R.C. su naturaleza y operatividad, sus beneficios y ventajas comparativas, sus limites, sus efectos, el rol del conciliador, la confidencialidad, la posibilidad tanto de realizar varias sesiones como de llevar a cabo la reunión privada y su razón de ser, señalando las "reglas del juego" o normas de conducta que regularan la reunión explicando por ultimo las formas posibles de conclusión de la audiencia y sus consecuencias, preguntando si creen que pueden comprometerse a respetar lo mencionado y refiriendo que esta dispuesto a absolver cualquier consulta que tengan sobre algún punto de interés.

3.- VERSIONES PARCIALES: en esta fase, el conciliador solicitara a cada parte que, individualmente y sin interrupción de la otra, manifieste su visión del conflicto, consistente en la visión que según su punto de vista (percepción) fundamenta la solución (posición) que plantea.Si el conciliador considera que le hace falta información complementaria o percibe que existe una causa latente no manifiesta, debe formular preguntas abiertas a las partes con la finalidad de clasificar el contexto de negociar.Asimismo, podrá encauzar o resumir la exposición si las partes aluden a circunstancias no vinculadas o si se extienden demasiado, recordarles las "reglas de juego" cuando alguna se exalta en contra de la otra o utilizar la paráfrasis y el replanteo para mejorar la comunicación en función a una escucha activa y a hablar claramente, estimulándolas a expresar sus verdaderos intereses. También puede preguntarle a una parte si escucho lo que la otra dijo y que entendió, pidiéndole a la otra parte que confirme el parafraseo de su propia versión, ante cuya negativa se debe hacer que repita su versión parcial la misma que será parafraseada nuevamente por la otra parte, este ejercicio tiene el sentido de inducir a las partes a que "se pongan en los zapatos del otro", dándoles la posibilidad de, mediante la expresión, percibir "cosas" de las cuales antes, debido a la tensión y beligerancia, no se había percatado. Esto favorece el replanteo de las posiciones sobre la base de la sensibilización de las partes, estimulando la flexibilización de aquellas al tomar conciencia de aspectos no considerados al momento de "enfrentarse" posicionalmente.

4.- REDEFINICION O REENCUADRE DEL CONFLICTO: después de tomar notas de ambas versiones, el conciliador debe proceder a redefinir el conflicto, es decir a redibujarlo, a elaborar una versión única objetiva, basada en las versiones parciales vertidas por las partes, pero limpia de toda subjetividad como calificaciones, juicios, opiniones, etc., recordándoles constantemente que lo que se busca es una polución, no culpables. Sin embargo, el conciliador atenderá al lenguaje verbal y no verbal puesto de manifiesto por las partes, a afectos de tomar en cuenta dicha información para el manejo de probables situaciones emotivas. La mencionada versión única objetiva debe ser sometida a la aprobación de las partes, quienes podrán opinar recomendado ciertos ajustes los que en todo caso tienen que ser realizados de mutuo acuerdo, pueden hacerse constar cuestiones tangibles (sensiblemente percibibles) e intangibles (sentimientos). La versión única objetiva formada por el conciliador constituye el punto de partida para realizar un análisis diagnostico situacional cuya definición es el punto de partida para empezar a generar opciones vinculadas de solución.

5.- GENERACION DE OPCIONES: el conciliador solicitara a las partes, para que una por una, piensen y efectúen el mayor numero de propuestas posibles, generando creativa y originalmente opciones vinculantes de solución, las mismas que serán registradas por el conciliador, quien no permitirá interrupción alguna durante la "lluvia de ideas", se debe recomendar a las partes que generen como mínimo tres opciones cada una debido a que una sola llevaría a ratificar la posición inicial, dos a polarizar el planteamiento entre la ratificación de la posición y lo diametralmente opuesto, siendo tres un buen comienzo para seguir produciendo opciones.

6.- PROPUESTA DE FORMULAS CONCILIATORIAS:

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