El comprobante de pago

Cuando una persona vende un bien o presta un servicio y no da Comprobante de Pago oculta sus operaciones, no anotándolas en sus libros contables y no pagando el impuesto que le corresponde.

El comprobante de pago prueba la posesión de un bien y puede servir de constancia frente a terceros.

Por ejemplo, si el bien es robado, al hacer la denuncia o reclamarlo se presentará el comprobante de pago.

En caso de que la mercadería tenga defectos o este malograda, con el comprobante de pago se puede pedir el cambio o devolución.

Así como también diversos tipos de documentos para llevar un control adecuado dentro de la empresa.

Existen varios tipos de comprobantes y cada uno tiene un fin diferente, dependiendo de la actividad que realice.

Solicitud o requisición de compras

La persona encargada de hacer las compras de los materiales para la producción debe recibir una solicitud de compras, sin la cual no puede iniciar ningún trámite para efectuarlas.

De tal forma, que la solicitud de compras es un instrumento de control que además de amparar la operación, evita que se efectúen compras cuando no es necesario hacerlas

Dicha solicitud, tiene que estar autorizada por la persona que se encarga de los inventarios de materiales, y debe incluir toda la información referente al material solicitado:

1. Número de solicitud.

2. Fecha en la que se elabora.

3. Clave del material.

4. Descripción.

5. Cantidad requerida.

6. Punto de pedido.

7. Indicar el departamento o cargo de la persona con autoridad para expedirla (Control de inventarios).

8. Firma de la persona que la autoriza.

Es conveniente, que la solicitud de compras se elabore por triplicado para darle el siguiente manejo:

1. Una copia debe guardarla la persona que solicita la compra, ello le permitirá corroborar que el material que llega al almacén de materia prima, es efectivamente el que se solicitó.

2. Otra copia se envía a la persona encargada de llevar la contabilidad.

3. El original se envía a la persona encargada de hacer las compras.

Solicitud de cotización a proveedores

Una vez que el encargado de hacer las compras de materiales recibe la solicitud de compras, debidamente autorizada, puede empezar a hacer los trámites necesarios para efectuar las compras del material que se le solicitó.

El primer trámite consiste en buscar al proveedor que le ofrezca las mejores condiciones y precios a la empresa. De tal forma que el encargado de compras debe efectuar una investigación con varios proveedores potenciales para posteriormente elegir al que más le convenga.

Con el objeto de llevar un buen registro de los proveedores y para que quede evidencia por escrito de la investigación realizada, el encargado de compras debe enviar a cada proveedor un documento conocido como: solicitud de cotización a proveedores. Dicho documento incluye la siguiente información:

1. Número de solicitud de cotización a proveedores.

2. Fecha en la que se elabora.

3. Nombre del proveedor al cual se le pide la cotización.

4. Clave del material que se solicita.

5. Descripción del material solicitado.

6. Cantidad solicitada.

7. Fecha límite para que el proveedor conteste.

8. Hacer referencia a la solicitud de compras, anotando su número y la fecha en la que se expidió.

9. Firma de la persona autorizada para hacer la solicitud de cotización, es decir, del encargado de compras.

La solicitud de cotización a proveedores, deberá contener el espacio necesario para que el proveedor conteste lo siguiente:

1. Precio por unidad.

2. Plazo máximo en el que se compromete a entregar la mercancía.

3. Condiciones de pago.

4. Firma de la persona que recibió la solicitud de cotización en el establecimiento del proveedor.

Es de suma importancia que el encargado de compras de tu negocio envíe las solicitudes de cotización a los proveedores potenciales en aquellas épocas que se consideran adecuadas para obtener los mejores precios. Asimismo, deberá actualizar los datos y cotizaciones de sus proveedores para poder elegir rápidamente al proveedor en el momento en el que se le solicite una nueva compra.

Otra de las tareas del encargado de compras es negociar descuentos sobre compras, ya sea, por volumen o bien por pronto pago, dependiendo de las condiciones y necesidades del negocio.

Es conveniente hacer dos formas de solicitud de cotización de proveedores:

1. Una de ellas debe de quedar en poder de la persona autorizada para hacer dicha solicitud, ello le permitirá constatar que la cotización hecha por el proveedor se refiere realmente al material solicitado.

2. La otra forma, se envía a cada uno de los proveedores potenciales para que la regresen a más tardar en la fecha fijada como límite.

En caso de que el proveedor no conteste, se tomará como no enviada dicha solicitud y el proveedor no entrará en la selección.

Orden de compra

Cuando el encargado de compras recibe las contestaciones por parte de los proveedores de las solicitudes de cotización a proveedores enviadas a los proveedores potenciales, se inicia otra fase del trámite de compras, el cual consiste en elegir a aquel proveedor que ofrece, en conjunto, las mejores condiciones y precios al negocio.

No está de más que el encargado de compras le pida su opinión a la persona que le solicitó el material para hacer la elección del proveedor.

De lo mencionado en el párrafo anterior se desprende que el encargado de compras no puede hacer ningún pedido, sin antes haber solicitado la cotización del material a varios proveedores.

Una vez que se ha seleccionado al proveedor que ofrece las mejores condiciones y precios, el encargado de compras efectúa el pedido mediante un documento conocido como: orden de compra, el cual tiene por objeto formalizar la operación de compra.

Los datos que debe contener la orden de compra, son los siguientes:

1. Número de orden de compra.

2. Nombre del proveedor.

3. Fecha en la que se efectúa la orden.

4. Hacer referencia a la solicitud de cotización a proveedores, indicando su número y fecha.

5. Fecha en la que el proveedor deberá entregar la mercancía.

6. Condiciones de pago.

7. Hacer referencia a la solicitud de compras, indicando su número.

8. Clave del material.

9. Descripción.

10. Cantidad solicitada.

11. Precio unitario.

12. Importe parcial (precio unitario x unidades).

13. Impuestos.

14. Importe total (importe parcial + impuestos).

15. Firma del encargado

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